200 13 Kasım 2014 Perşembe 19:30 SİTE YÖNETİMİ........................Bir İşletme Projesi olarak bütçe, görüşülmesi, hak ve sorumluluklar

Bir İşletme Projesi olarak bütçe, görüşülmesi, hak ve sorumluluklar

Ortak hizmetler, kişilerin tek başlarına yapamayacakları ancak karşılanması zorunlu olan ihtiyaçlardır. Bu ihtiyaçlar da ancak bu amaçla oluşturulmuş yönetim organlarınca yerine getirilebilir. Zira bu hizmetlerin yerine getirebilmesi birtakım harcamalar yapılması ve bunun için yeteri kadar gelir toplanmasını gerektirmektedir.

Doğal olarak da yöneticiler bu hizmetler için ne kadar harcama yapabileceklerini, harcamanın hangi gelir kaynaklarıyla sağlanacağını bilmek durumundadırlar.

İşte Bütçe dediğimiz şey, gelecek yıl için gerçekleşmesi öngörülen gelir ve giderlerin tahmin edilmesi olarak karşımıza çıkar. Bir tablo olarak düzenlendiğinde öngörülen giderlerin ve bu harcamayı karşılayacak kadar gelirin birbirine denk olması demektir. Bu dengenin adı kısaca bütçedir.

Bütçe yaparken önce giderler tahmin edilir. Böylece zorunlu ihtiyaçlar tespit edilmiş olur. Ardından, bu giderlerin yapılabilmesi için gerekli gelirin nereden ve ne kadar sağlanabileceği üzerinde düşünülür. Ancak bütün bu çalışmalar birkaç ay öncesinden başlayan bir hazırlık sürecini gerektirir. Rakamların netleşmesi bir takım ön çalışmalara, projelere, mutabakatlara, hesaplamalara, bazen de prensip kararlarına ihtiyaç gösterir. 

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 37. Maddesi [1]“Kat Malikleri Kurulu tarafından kabul edilmiş bir İşletme Projesi yoksa, Yönetici veya Yönetim Kurulu tarafından gecikmeksizin İşletme Projesi yapılır” der. Burada sözü geçen İşletme Projesinden maksat, anagayrimenkulün, Kat Maliklerinin ya da bunların oluşturduğu site yönetimi organlarının (Blok, Ada, Toplu Yönetim) bütçeleridir.

Bütçe, yönetici ya da yönetim kurullarının gelecek dönem harcamalarını ve gelirlerini tahmin etmelerine yarayan hukukî, malî bir belgedir. Harcama ve gelirleri ayrıntılı biçimde gösterir. Onlara belli bir dönem için harcamaların yapılması, gelirlerin toplanması konusunda yetki ve izin verir.

Bu çerçevede İşletme Projelerinde Anataşınmaz yönetiminin bir yıllık tahmini giderleri (görevli ücretleri, kıdem tazminatı fonu, bakım onarım giderleri, su, elektrik, temizlik malzemesi, kırtasiye ve yönetim giderleri vs.) ile gelirler (aidat, avans, kira vs.)  yer alır.

Yıllık bütçelerin görüşüldüğü toplantılarsa, sonuçta hukuki bir belge üreten her yıl tekrar eden karar süreçleridir. Bütçenin görüşülüp karara bağlanması yönetici ya da yönetim kurulları için bir yetki ve izin kaynağıdır. Aynı zamanda yıllık çalışma programı ve sorumluluklarını da belirler.

Bu nedenle her toplantı için gündem belirlenmesi ve duyurulması hususu özellikle bütçe görüşmelerinin yapılacağı toplantılarda çok daha önem kazanır. Gündem toplantı tarihinden en az onbeş gün önce kat maliklerine iletilmelidir. Toplantıya katılması beklenenlere toplantı sebebi ve gündemi içeren çağrı kağıdı imza mukabili ya da taahhütlü mektupla ulaştırılır. 

Toplantıda konuşulacak konuların önceden belirlenmesi ve önceden katılacaklara bildirilmesi toplantının verimli geçmesine yardımcı olur. Aksi takdirde davet edilen katılımcılar, bütçe gibi önemli bir konuya hazırlıksız geleceği için toplantı karışıklık, belirsizlik ve güvensizlik içinde geçer.

İnsanların gelecek dönemde ne ödeyecekleri ve karşılığında hangi ortak ihtiyaçlarının karşılanıp, hangi hizmetleri alacaklarının görüşüldüğü kritik bir toplantıda toplantı adabına uymak herkes için bir zorunluluktur. Katılanlar, bütçe gündemine uymadıklarında toplantı tam bir zaman kaybı olur ve iş askerlik hatıralarının anlatılmasına kadar gidebilir.

Toplantıda herkesin aynı dilden konuşması önemlidir. Bu da toplantı öncesi dağıtılacak bütçe taslağı ve açıklamaları ile sağlanabilir. Zira herkes için faydalı olanın anlaşılması, daha fazla bilgi ve şeffaflık gerektirir. Bu yönde ortak bir özen ve çaba olmazsa bu tür toplantılar yalnızca daha fazla sorun üretirler.

İnsanlar bir araya geldiğinde hep geçmişi ele almaya ve hesap sormaya eğilimlidir. Ancak hep geçmiş konuşulursa, eleştiriler ve suçlamalar başlar ve gündemden sapılmış olur. Toplantılarda geçmişten ziyade geleceğe yönelinmelidir. Belki, geçmişin sorunları kısaca ele alınıp analiz edildikten sonra geleceğin risk ve fırsatlarına yönelmek daha iyi sonuçlar verecektir.

Toplantı kararının imzalanması ile Bütçe yani İşletme Projesi kesinleşmiş olur. 634 sayılı KMK’nun 37. maddesi bu projenin, kat maliklerine veya bağımsız bölümden yararlananlara, imza karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilmesini öngörmektedir. Yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenecek ve hakkında nihai karar verecektir. Bu gerekiyorsa yeni bir proje yapılmasını da içerir.

Bütçe konusu bir toplu yapı sistemi organı olan Ada temsilciler kurulu için Park Eymir Toplu Yapı Yönetim Planının 22. Madde e) fıkrasında “e) Kat maliklerinin ortak gidere katılım paylarını (aidatı) da belirleyen yıllık İşletme Projesini (bütçeyi) görüşüp karara bağlar. Bu konuda karar verilirken Toplu Yapı Temsilciler Kurulunca kabul edilmiş toplu yapı bütçesi giderlerinden Adaya düşen pay kesinlikle hesaba katılır”  [2] şeklinde ifade edilmiştir.

Aynı şekilde Toplu Yapı Temsilciler Kurulu da gerek aidat hesaplarının tutulması, gerekse diğer muhasebe hizmetleri ve bütçe bakımından merkezi bir role sahiptir. Bu konu yönetim planının 28. maddesinde  “…Ada Yönetim Kurullarının aidat hesaplarının tutulması, muhasebe hizmetlerine benzer görevlerinin her Ada'da ayrı ayrı örgütlenip izlenmesinin maliyet artırıcı özelliğinden ötürü, Toplu Yapı Temsilciler Kurulu ilke kararlarının ışığı altında Toplu Yapı Yönetim Kurulu yönetimindeki bir merkezden sürdürülür. Toplu Yapı Temsilciler Kurulu her yıl Ada Yönetim Kurullarının bütçelerini hazırlamalarından önce Toplu Yapı Yönetim Kurulunun hazırlayacağı Toplu Yapı Yönetimi Bütçesini görüşüp karara bağlar. Ada Yönetimi Bütçeleri bu bütçe dikkate alınarak hazırlanır. Yani Ada Yönetimleri bütçeleri Toplu Yapı Yönetimi Bütçesini de içerir, kapsar” [3] şeklinde yer almaktadır.

Görüldüğü üzere site yönetiminde bütçe süreci Bloklar, Ada ve Toplu Yönetim organlarının birbirine bağlı, biri diğerini etkileyen koordineli kararlarıyla oluşmaktadır.  Hem bu açıdan hem de tabiatı itibariyle toplantılar demokratik platformlardır. Demokratik teamüllere uygun işlemeli, adil bir şekilde yönetilip sonuçlandırılmalıdırlar.

Örneğin Ada ya da Toplu yönetimi dikkate almayan bir Blok yöneticiliği sözkonusu olamaz. Aynı şekilde, Bloklardaki kat maliklerinin çıkarlarını ve haklarını gözetmeyen üst kurul toplantıları geçerli olsa bile demokratik olmaz.

Böyle toplantılar konuşma sırasını, makama, zenginliğe ya da protokole uygun veren resmi toplantılara benzer. Orta ve alt kademe katılımcılar için yalnızca "dinleyici" hatta figüran rolü verilmiştir. Böyle bir yönetimden hakkaniyetli sonuçlar beklenemez. Yaptıkları antidemokratik toplantılar da bilinen çözümleri tekrarlar, herkes için yararlı yeni fikir ve projeler ortaya çıkaramazlar. Sonuç tam bir kakafonidir.

Öte yandan sadece bütçe değil tüm toplantılarda kişiler ya da olaylar değil somut öneriler tartışılmalıdır. Gündemdeki konulardan sapılırsa o zaman toplantı odasının bir mahkeme salonuna dönüşmesi tehlikesi vardır. Zaten toplantıya tedirgin, vehimli ve şüpheler içinde gelen insanlarla verimli ve üretken bir görüş alışverişi yapılamaz.

Kaldı ki kanunun 38. maddesine [4] göre Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir hukuki vekil gibi sorumludur. Bu sebeple Kat malikleri kurulu, ada temsilciler kurulu veya toplu yapı temsilciler kurulu kararlarının iptaline ilişkin davalar, kat maliklerini temsilen yöneticiye, toplu yapılarda ise ada temsilciler kurulu veya toplu yapı temsilciler kurulunca seçilen yöneticiye husumet yöneltilmesi suretiyle açılabilir. Yönetici, açılan davayı bütün kat maliklerine ve ada veya toplu yapı temsilciler kuruluna duyurur.

Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda eğer böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabına vermekle yükümlüdür. Kat maliklerinin yarısı isterse, bunların arsa payları ne olursa, olsun yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi yöneticiden istenebilir.

Sorumluluk maddesinde olduğu gibi hak konusunda da Yönetici, kaide olarak vekilin haklarına sahiptir. 40. Madde [5] yöneticinin haklarını düzenlemektedir. Bu nedenle Kat malikleri, kendilerine düşen borçları ve yükümleri yerine getirmezlerse, yönetici, kendine ait sözleşmeyi feshedip yöneticilikten çekilerek bu yüzden uğradığı zararın tazminini kat maliklerinden isteyebilir. Ayrıca yönetici, yönetim planında veya kendisiyle yapılan sözleşmede bir ücret tayin edilmemiş olsa bile, kat maliklerinden uygun bir ücret isteyebilir.

Kat malikleri kurulu, kat malikleri arasından atanmış yöneticinin normal yönetim giderlerine katılıp katılmayacağı, katılacaksa, ne oranda katılacağını kararlaştırır. Bu yolda, bir karar alınmamış ise, yönetici yönetim süresince kendisine düşen normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaz. 

---

[1] 3. İşletme projesinin yapılması: Madde 37 – (Değişik: 13/4/1983 - 2814/12 md.) Kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapar.

Bu projede özellikle:

a)Anagayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini olarak gelir ve gider tutarları;

b)Tüm giderlerden her kat malikine, bu Kanunun 20 nci maddesindeki esaslara göre düşecek tahmini miktar;

c)Tahmini giderlerle diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin 20 nci maddedeki esaslara göre vermesi gereken avans tutarı;

Gösterilir.

Bu proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında, karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır.

Kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararları, İcra ve İflas Kanununun 68 inci maddesinin 1 inci fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır.

[2] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 2. BÖLÜM, Ada Yönetimi, A- ADA TEMSİLCİLER KURULU, Oluşması, Yetki Alanı ve Görevleri, Madde 22- e)

[3]   PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 3. BÖLÜM, Toplu Yapı Yönetimi, A- TOPLU YAPI TEMSİLCİLER KURULU, Oluşması, Yetki ve Sorumlulukları, Madde 32-1)

[4] III - Sorumluluğu: 1.Genel kural:  Madde 38 – Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur. (Ek fıkra: 14/11/2007-5711/19 md.) Kat malikleri kurulu, ada temsilciler kurulu veya toplu yapı temsilciler kurulu kararlarının iptaline ilişkin davalar, kat maliklerini temsilen yöneticiye, toplu yapılarda ise ada temsilciler kurulu veya toplu yapı temsilciler kurulunca seçilen yöneticiye husumet yöneltilmesi suretiyle açılabilir. Yönetici, açılan davayı bütün kat maliklerine ve ada veya toplu yapı temsilciler kuruluna duyurur. Kurul kararının iptali halinde bu konudaki yargılama giderleri ortak giderlerden karşılanır.

[5] IV - Hakları: Madde 40 – Yönetici, kaide olarak vekilin haklarına sahiptir.

Kat malikleri, kendilerine düşen borçları ve yükümleri yönetici tarafından noterlikçe yaptırılan ihtara rağmen vaktinde ve tamamen yerine getirmezlerse, yönetici, hiçbir tazminat ödemeye mecbur olmaksızın, kendine ait sözleşmeyi feshedip yöneticilikten çekilerek bu yüzden uğradığı zararın tazminini kat maliklerinden isteyebilir.

Yönetici, yönetim planında veya kendisiyle yapılan sözleşmede bir ücret tayin edilmemiş olsa bile, kat maliklerinden uygun bir ücret isteyebilir, (Değişik: 13/4/1983 - 2814/13 md.) Kat malikleri kurulu, kat malikleri arasından atanmış yöneticinin normal yönetim giderlerine katılıp katılmayacağı, katılacaksa, ne oranda katılacağını kararlaştırır. Bu yolda, bir karar alınmamış ise, yönetici yönetim süresince kendisine düşen normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaz.

199 11 Kasım 2014 Salı 01:30 SİTE YÖNETİMİ................................Toplantı adâbı, karar defteri ve muhafazası

Toplantı adâbı, karar defteri ve muhafazası

Bir toplantının başarısı, başkanın başarılı yönetimine bağlı olduğu kadar, toplantıya katılanların da olumlu katılımı ve kurallara uymasına bağlıdır.

Bu uyum öncelikle toplantıya zamanında gelmekle başlar. Salonda kendisine gösterilen ya da belirlenmiş yere oturmakla gösterilir.

Toplantı başladığında söz almadan ve söz verilmeden konuşmamalı, sık sık söz almamalı, karşılıklı değil toplantı başkanına hitaben az ve öz konuşmalıdır.

Toplantının türü ve teamülüne göre ya oturduğunuz yerden ya da ayakta konuşulabilir. Ancak, konu dışına çıkılmamalı ve tartışmaya katılmalıdır. Toplantıda pasif bir dinleyici olmak ve olup bitenlere seyirci kalmak ne kendisi ne de karar süreci için bir yarar sağlamaz.

İlk sözde yalnız söz verilen husus üzerinde konuşmalı, acele edip her şeyi ortaya atıp dökmeye çalışmamalıdır. Görüş, fikir, öneri ve eleştiriler duruma göre; örnekler, rakamlar, hukuki dayanaklar veya bilimsel kaynaklarla açıklanabilir. Ancak, hiçbir zaman temelsiz konuşmamalı, nutuk çekmeden, açık ve doğal olmalıdır.

Bir toplantı herşeyden önce birlikte konuşup uzlaşma çabasıdır. O nedenle kimsenin sözü kesilmemeli, konuşulanları iyi dinlemeli ve gerekiyorsa not almalıdır. Orada söylenecek her sözün, her önerinin kabul edilebilir olup olmadığı önceden düşünülmelidir.

Öyle her akla gelen kabul edilmesi imkansız teklifler ileri sürmek doğru olmaz. Bu yalnızca zaman kaybına ve tartışmalara neden olur. Belki kabul edilebilir öneriler için bile olumsuz bakışlara yol açar. Öte yandan eğer biri, kabul edemeyeceğiniz bir fikir ileri sürdüyse, kendisine soru sorarak açıklama istemeli, sebebi ve gerekçesi öğrenilmelidir.

Konuşma sırasında ses tonunun yükseltilmesi de doğru olmaz. Siz bağırıyorsanız başkaları da sizden daha yüksek sesle karşılık verecektir. Aksine, her zaman yüksek volümlü kırıcı ve yıkıcı tenkit yerine, uygun bir ses tonuyla olumlu ve yapıcı öneriler getirmeye özen göstermelidir.

Konuşmaya başlarken, bitirirken başkana ve heyete saygılar sunmak, teşekkür etmek adettendir. Bu nezaketi göstermek büyük ve kalabalık toplantılarda çok daha önem kazanır. Yine, konuşma esnasında başkana ve katılanlara sayın denilmeli, onlara isimleriyle değil unvanları veya soyadlarıyla hitap edilmelidir.

Sonuçta ister yasal olsun ister yönetsel, toplantı yapmanın amacı herkesi ilgilendiren doğru kararlar alabilmektir. Bunun sorumluluğu sadece yöneticilere, yönetim kurullarına ya da kurul başkanlarına bırakılamaz. Kaldı ki, ortaya çıkan kararın bağlayıcı niteliği o süreçte yer alan almayan tüm kat maliklerini de etkileyecektir. O halde sağlıklı bir karar için, bir ünvanı olsun olmasın bütün üyelerin olumlu katkısına ihtiyaç vardır.

Diğer taraftan kararların alınış biçimi kadar o kararların resmi bir deftere işlenmesi, imza edilmesi, muhafazası ve devir teslimi de önemlidir. Zira yönetim süreçleri alınmış bu kararlara göre gerçekleşecek, harcama yapılacak, bu belgeler haklar ve mükellefiyetler açısından herkes için hukuksal bir zemin oluşturacaktır.

O nedenle Kararların Yazılması ve İmzalanması hususu Park Eymir Toplu Yapı Yönetim Planımızın 16.maddesinde [1] belirtilmiştir. “Blok Kat Malikleri Kurulunun kararları yönetici tarafından noter onaylı bir karar defterine yazılır ve toplantıya katılan kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler, aykırılığın sebebini belirterek defteri imza ederler.”

Yine, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 36. maddesi [2] Defter tutulması ve belgelerin saklanması ile ilgilidir. Buna göre Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede [3] sözü geçen karar defterine tarih sırasıyla yazmaya mecburdur. Ayrıca bu defter, kararlarda geçen belgeler ve diğerleri dosyalarında saklanır. Karar defterinin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburiyeti vardır.

Nitekim, Park Eymir Toplu Yapı Yönetim Planımıza göre “Her bloğun, noterce onaylanmış, bir ‘Kat Malikleri Kurulu Karar Defteri’ bulunur. Bu defter blok yöneticisinin kişisel sorumluluğunda saklanır. Eski ve yeni yöneticiler arasında tutanakla devir teslim yapılır. Devir teslim edildiği, Kat Malikleri Kurulunun bilgisine sunulur… Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılması mecburidir.” [4]

Kararların Yazılması, imzalanması ve muhafazası konusu Ada Temsilciler Kurulu ile de ilgili olarak Yönetim Planımızın 27. Maddesinde açıklanmıştır. Buna göre;

“Ada Temsilciler Kurulunun noterden onaylı bir Ada Temsilciler Kurulu Karar Defteri bulunur. Bu deftere, her karar, bir numara verilerek, Kurul (Divan) Başkanı tarafından yazılır. Toplantıya katılan bütün üyelerce imzalanır. Karara katılmayanlarda aykırılık gerekçelerini veya aykırı oylarını belirterek imza atmak zorundadır. Ada Temsilciler Kurulu Karar Defteri Kurul (Divan) Başkanının kişisel sorumluluğu altında saklanır. Her yeni Kurul Başkanı bir öncekinden bu defteri tutanakla devir teslim almak, her eski Kurul Başkanı da bir sonrakine bu defteri tutanakla devir teslim etmek zorundadır. Ada Temsilciler Kurulunun yıllık her olağan toplantısında bu karar defterinin devir teslim edildiği hakkında kurula bilgi verilir; bu bilgi toplantı tutanağına yazılır. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılması mecburidir.” [5]

Aynı konu bu defa Toplu Yapı Temsilciler Kurulu için de yönetim planının 37. Maddesinde yer almıştır. Buna göre:

“Toplu Yapı Temsilciler Kurulunun kararları başkan tarafından noter onaylı bir Toplu Yapı Temsilciler Kurulu Karar Defterine yazılır ve toplantıya katılan bütün kurul üyelerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler, aykırılığın sebebini belirterek defteri imza ederler. Toplu Yapı Temsilciler Kurulu Karar Defteri Kurul Başkanının kişisel sorumluluğu altında saklanır, başkanlar yenilendikçe eski ve yenisi arasında devir teslim edilerek tutanağa bağlanır, tutanaklar dosyasında saklanır. Durum kurulun bilgisine sunulur. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılması mecburidir.” [6]

---

[1] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 1. BÖLÜM Blok Yönetimi, A-BLOK KAT MALİKLERİ KURULU, Kararların Yazılması ve İmzalanması, Madde 16

[2] 2. Defter tutulması ve belgelerin saklanması: Madde 36 – Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.

Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.

Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmiyen yöneticiye 33 üncü maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır.

[3] IV - Kararlar: Madde 32 – Anagayrimenkul kat malikleri kurulu tarafından, sözleşme, yönetim planı ve kanun hükümleri uyarınca verilecek kararlara göre yönetilir.

Bütün kat malikleriyle külli ve cüzi halefleri, yönetici ve denetçiler, kat malikleri kurulunun kararlarına uymakla yükümlüdürler.

Anagayrimenkulün kullanılmasından veya yönetiminden dolayı kat malikleri arasında veya bunlarla yönetici ve denetçiler arasında veya denetçilerle yöneticiler arasında çıkan anlaşmazlıklar, kat malikleri kurulunca çözülür ve karara bağlanır.

Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.

Bir husus hakkında ilerde çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kaide olarak ona göre çözülür.

[4] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 1. BÖLÜM Blok Yönetimi, A-BLOK KAT MALİKLERİ KURULU, Oluşması, Yetki Alanı ve Görevleri, Madde 11-

[5] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 2. BÖLÜM, Ada Yönetimi, A- ADA TEMSİLCİLER KURULU, Kararların Yazılması ve İmzalanması, Madde 27-

[6]   PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 3. BÖLÜM, Toplu Yapı Yönetimi, A- TOPLU YAPI TEMSİLCİLER KURULU, Kararların Yazılması ve İmzalanması, Madde 37-

198 09 Kasım 2014 Pazar 11:30 SİTE YÖNETİMİ..............................Karar alma, kararların bağlayıcılığı ve hakim müdahalesi

Karar alma, kararların bağlayıcılığı ve hakim müdahalesi

Her türlü yönetim biçiminde ortaya çıkan veya çıkması muhtemel sorunlar vardır. Bunların çözümünde kullanılabilecek birden çok seçenek olması halinde aralarından en uygun olanı seçme, yani karar verme işlemi de ortaya çıkmış olur. 

Yönetim kavramı da bir bakıma; amaçlar doğrultusunda etkin kararlar alma ve bu kararların yerine getirilmesi sürecidir aslında.

Karar, bir sorun ya da durum karsısında, belirli bir amaç doğrultusunda düşünülebilen çözüm yollarından birinin ya da eylemin seçilmesidir. [1] Bu sebeple kararlar, diğer süreçlerin de ekseni haline gelirler. Çünkü diğer bütün süreçler karar ile şekillenmiş, kararlar ağı tümünü birbiriyle bütünleştirmiştir.

Örneğin yönetim süreçleri nitelikleri gereği, karar verme süreci ile yakından ilişkilidirler. Tabiatıyla üst düzeylerde amaç ve politikalarla ilgili kararlar; alt düzeylerde ise bunların uygulanışı ile ilgili kararlar alınır. Bu yüzden karar verme, yöneticilerin en temel yetki kaynağı, görevini yerine getirme aracı ve sorumluluk çerçevesi olarak bilinir.

Nitekim, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununa göre site yönetiminin ana nüvesi olan Anagayrimenkul (Blok, Ada, Toplu Yapı) kat malikleri tarafından, yönetim planı ve kanun hükümleri çerçevesinde alınan kurul kararlarıyla [2] yönetilir.

Bu çerçevede halen yürürlükte olan Park Eymir Toplu Yapı Yönetim Planı da “Blok Kat Malikleri Kurulunun öncelikle Yönetim Planının 6. maddesinde tanımlanan Blok Yapı yönetimini belirleyip yönlendirmek ve denetlemekle görevli ve yetkili” [3] olduğunu belirtmektedir.

Herkes bu kararlara uymakla yükümlüdür. Kullanım ya da yönetim hususunda çıkan anlaşmazlıklar da bu kurulca karara bağlanır.

Kararların Bağlayıcılığı yönetim planımızın 15. Maddesinde de şöyle geçer: “Blok Kat Malikleri Kurulunun kararları, toplantıya veya karara katılmamış olsalar dahi o bloktaki bütün kat maliklerini bağlar. Kurulca verilen kararı uygun bulmayan kat malikinin, karar aleyhine Sulh Mahkemesine başvurarak hakimin müdahalesini isteme hakkı saklıdır.“ [4]

Bu konu 26. Maddede [5]“Ada Temsilciler Kurulunun kararları kendi Ada'sı kapsamında bulunan bütün bağımsız bölüm sahiplerini (kat maliklerini), sakinlerini(kiracılarını) irtifak hakkı sahiplerini bağımsız bölümü onlardan devralacak olanları bağlar” şeklindedir.

Yönetim planımızın 22.maddesine göre “f) Blok Kat Malikleri Kurulu ve Blok Yöneticileri, yerleşim planına göre münhasıran bloklarına tahsis edilmiş olan ortak yer, yapı ve tesislerin idaresinde Ada Temsilciler Kurulunca alınmış ilke kararlarına uymak zorundadır.” Diğer taraftan “g) Ada Temsilciler Kurulu da Toplu Yapı Temsilciler Kurulunca alınmış ilke kararlarına uymak zorundadır.” [6]

Kararların Bağlayıcılığı Toplu Yapı Temsilciler Kurulunun kararları için de geçerlidir. “Toplu Yapı Temsilciler Kurulunun kararları, Park Eymir Toplu Yapı kapsamında bulunan Ada Temsilcileri ve Yönetim Kurullarını, Denetim Kurullarını, blok yönetimi ve denetçileri ile bütün bağımsız bölüm maliklerini ve sakinlerini, irtifak hakkı sahiplerini ve bağımsız bölümleri herhangi bir şekilde onlardan devralacak olanları bağlar.” [7]

Bu yüzden site yönetim organları dahil her türlü organizasyonun yapısına ve geleceğine biçim veren kararlardan etkilenecek birey ya da gruplar, karar süreçlerine ne kadar çok katılırlarsa, uygulama da o kadar etkin olacaktır. Ayrıca, demokratik bir örgütte alınacak kararlardan etkilenebilecek kimselerin, bu kararlarda söz sahibi olmaları en tabi haklarıdır.

Kararlara katılma yoluyla insanlar, kendilerini etkileyen karar süreçlerinde etkin rol oynayabilmektedirler. Katılımın temelinde, kişilerin kararlara katıldıkları kararları daha çok benimseyecekleri ve destekleyecekleri beklentisi vardır. Ayrıca, sorunun temelinde yatan gerçekleri daha iyi ve ayrıntılı olarak bilebileceklerinden, kararın niteliği de artmış olur.

Katılımcı bir kararın doğru ve etkili olabilmesi için doğal olarak bazı şartların yerine getirilmesi gerekir. Öncelikle tartışmaya kararın etkilediği kişilerin tam olarak katılması, tartışmanın gündem üzerinde yapılması ve toplantıyı idare eden başkanın da bu tartışmada bireysel düşüncesini belirtmesi gerekir. Böylece benimsenebilirliği yüksek bir karar sağlıklı bir tartışma sonucunda olgunlaşır.

Alınan kararların etkin olabilmesi için sorunların çözümünde önerilen seçenekler hakkında yeterli bilgi bulunmalı, onların uygulaması sırasında ortaya çıkabilecek yarar ve zararlar iyi bilinmeli ve çözüme yönelik karar seçenekleri arasında uygulamanın kolaylığı ve zorluğu bakımından belirgin ayrılıklar bulunmalıdır.

Büyük bir karar verme durumu ile karşılaşıldığında kararın küçük kararlara bölünerek alınmasında fayda vardır. Zaten uygulanamayan kararların da hiçbir değeri olmaz. O bakımdan alınan karar zaman geçirmeden uygulamaya konmalıdır.

Karar verme, yöneticinin temel görevlerinden birisi olup bir sorunun çözümüne ilişkin farklı yollardan en uygun olanın seçilmesidir. Esasen sürekli değişen olaylar karsısında karar verebilme zorunluluğu çağdaş insanın en temel sorunlarındandır. Bu açıdan ister dernek, ister kurul vb. Başkan ya da yöneticisi, hem örgütün önde gelen sorumlusu hem de karar veren, sorunlara çözüm arayıp çözen kişisidir.

Genel olarak bir karar verme işleminin çeşitli özellikleri vardır. Bu özelliklerden ilki alınan kararların ortaya çıkan bir sorunu çözmeye yönelik olmasıdır. İkincisi, bazı kararlar bir değerlendirmenin sonucu olarak ortaya çıkar, yeni bir olayın başlangıcı olurlar. Üçüncüsü, kararlar genellikle gelecek için öngörülmüş bir Plan ve program niteliği taşırlar.

Her toplantıda, görevlendirilen kişiler vasıtası ile tutanak düzenlenmeli, ulaşılan sonuçların bir karar halinde ve herkesçe anlaşılan şekilde yazılıp imzalanması sağlanmalıdır. Bu husus karar sürecinin olmazsa olmazlarındandır.

Eğer ilgili mevzuatta belirlenmiş bir form yoksa, tanzim edilecek kararlarda şu hususların bulunmasına dikkat edilmelidir.

Metnin Başına; kurul ve komisyonun adı, karar tarihi ve karar sayısı yazılmalıdır.

Karar Metninde öncelikle; kurulun hangi mevzuat hükmü veya hangi talep üzerine, hangi tarih ve saatte nerede toplandığı, hangi konu veya gündemin görüşüleceği, toplantının kimin başkanlığında ve kimlerin katılımı ile yapıldığı belirtilmelidir.

 

Daha sonra hangi konu ve mevzuatın incelenerek, kimlerin açıklamaları dinlendikten veya hangi yerde keşif ve inceleme yapıldıktan sonra, niçin, neye veya nelere karar verildiği anlaşılır bir açıklıkla yazılmalıdır.

Son olarak kararda yer alan hususların hangi görevlilerce yerine getirileceği , Kararlardan birer örneğin hangi sebeple kime veya kimlere, (bilgi, başvurusuna cevaben, gereği için, onay için) verileceği veya nerelere gönderileceği, Kararın oy birliği veya oy çokluğu ile mi alındığı, Oy çokluğu ile alınması halinde karşı oyun ne olduğu açıklanmalıdır.

Metnin Altındaki İmza Bölümünde; Başkandan başlamak üzere belli bir sıraya göre katılanların ad ve soyadları ile görev ve unvanları yazılmalı, kurulda üye olmakla birlikte toplantıya katılmayan ancak vekili bulunan kişiler belirtilmelidir.  Böylece toplantı sonunda alınan kararlar katılanlara imzalattırılmalı, karara muhalif olan kat malikleri de bu aykırılıklarının sebebini şerh koyarak imzalamalı, en son da başkan imzalamalıdır.

Mevzuata göre Kurul kararları doğrudan karar defterine yazılabildiği gibi, bilgisayardan çıktı alıp yapıştırılmak suretiyle de muhafaza edilebilir. Ancak bu defter noter tarafından tasdik edilmiş olmalıdır.

Kararların Yazılması ve İmzalanması hususu yönetim planımızın 16.maddesinde [8] belirtilmiştir. “Blok Kat Malikleri Kurulunun kararları yönetici tarafından noter onaylı bir karar defterine yazılır ve toplantıya katılan kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler, aykırılığın sebebini belirterek defteri imza ederler.”

Gerek aykırılıklarının sebebini şerh koyarak belirten, gerekse karara muhalif olan diğer kat maliklerinin bu kararlar aleyhine anagayrimenkulün bulunduğu yerdeki sulh mahkemesine iptal davası açma hakları vardır.

Bu hak aykırı oy kullanan malikler için karar tarihinden başlayarak bir ay içinde kullanılabilir. Toplantıya katılmayanlar içinse kararı öğrenmelerinden itibaren bir ay, karar tarihinden başlayarak altı ay içinde iptal davası açabilirler. Kira akdi, oturma hakkı veya başka bir sebeple karardan zarar gören malikler de aynı şartlarda hâkim müdahalesi [9] isteyebilirler. Kararların yok veya mutlak butlanla hükümsüz sayıldığı durumlarda süre koşulu yoktur.

Hakim, ilgilileri dinledikten sonra, 634 sayılı KMK’na ve bu kanuna dayalı olarak oluşturulmuş yönetim planına ve bunlarda bir hüküm yoksa, genel hükümlere ve hakkaniyet kaidelerine göre kararını verir. Ayrıca bunu tespit edeceği kısa bir süre içinde yerine getirilmek üzere ilgiliye tebliğ eder.

---

[1] Yöneticilerin Toplantı Yönetimi Becerileri Ve Çalışanların Kararlara Katılma Düzeyleri Arasındaki İlişkinin Değerlendirilmesi, Prof. Dr. Canan Çetin,  İstanbul Ticaret Odası Yayın No: 2008-14, İstanbul, 2008

[2] IV - Kararlar: Madde 32 – Anagayrimenkul kat malikleri kurulu tarafından, sözleşme, yönetim planı ve kanun hükümleri uyarınca verilecek kararlara göre yönetilir.

Bütün kat malikleriyle külli ve cüzi halefleri, yönetici ve denetçiler, kat malikleri kurulunun kararlarına uymakla yükümlüdürler.

Anagayrimenkulün kullanılmasından veya yönetiminden dolayı kat malikleri arasında veya bunlarla yönetici ve denetçiler arasında veya denetçilerle yöneticiler arasında çıkan anlaşmazlıklar, kat malikleri kurulunca çözülür ve karara bağlanır.

Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.

Bir husus hakkında ilerde çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kaide olarak ona göre çözülür.

[3] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 1. BÖLÜM Blok Yönetimi, A-BLOK KAT MALİKLERİ KURULU, Oluşması, Yetki Alanı ve Görevleri, Madde 11-

[4] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 1. BÖLÜM Blok Yönetimi, A-BLOK KAT MALİKLERİ KURULU, Kararların Bağlayıcılığı, Madde 15

[5] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 2. BÖLÜM, Ada Yönetimi, A- ADA TEMSİLCİLER KURULU, Kararların Bağlayıcılığı, Madde 26-

[6] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 2. BÖLÜM, Ada Yönetimi, A- ADA TEMSİLCİLER KURULU, Oluşması, Yetki Alanı ve Görevleri, Madde 22- f, g)

[7] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 3. BÖLÜM, Toplu Yapı Yönetimi, A- TOPLU YAPI TEMSİLCİLER KURULU, Kararların Bağlayıcılığı, Madde 36-

[8] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 1. BÖLÜM Blok Yönetimi, A-BLOK KAT MALİKLERİ KURULU, Kararların Yazılması ve İmzalanması, Madde 16

[9] V - Hakimin müdahalesi: Madde 33 – (Değişik birinci fıkra: 14/11/2007-5711/17 md.) Kat malikleri kurulunca verilen kararlar aleyhine, kurul toplantısına katılan ancak 32 nci madde hükmü gereğince aykırı oy kullanan her kat maliki karar tarihinden başlayarak bir ay içinde, toplantıya katılmayan her kat maliki kararı öğrenmesinden başlayarak bir ay içinde ve her halde karar tarihinden başlayarak altı ay içinde anagayrimenkulün bulunduğu yerdeki sulh mahkemesine iptal davası açabilir; kat malikleri kurulu kararlarının yok veya mutlak butlanla hükümsüz sayıldığı durumlarda süre koşulu aranmaz. Kat maliklerinden birinin yahut onun katından kira akdine, oturma hakkına veya başka bir sebebe dayanarak devamlı surette faydalanan kimsenin, borç ve yükümlerini yerine getirmemesi yüzünden zarar gören kat maliki veya kat malikleri, anagayrimenkulün bulunduğu yerin sulh mahkemesine başvurarak hâkimin müdahalesini isteyebilir.

Hakim, ilgilileri dinledikten sonra, bu kanuna ve yönetim planına ve bunlarda bir hüküm yoksa, genel hükümlere ve hakkaniyet kaidelerine göre derhal kararını verir ve bunun, tesbit edeceği kısa bir süre içinde yerine getirilmesi lüzumunu ilgiliye tefhim veya tebliğ eder. (Değişik üçüncü fıkra: 14/11/2007-5711/17 md.) Tespit edilen süre içinde hâkimin kararını yerine getirmeyenlere, aynı mahkemece, ikiyüz elli Türk Lirasından ikibin Türk Lirasına kadar idarî para cezası verilir. 25 inci madde hükmü saklıdır.

197 07 Kasım 2014 Cuma 17:44 SİTE YÖNETİMİ.............................Toplantı yönetimi, vekalet kullanımı ve karar süreci

Toplantı yönetimi, vekalet kullanımı ve karar süreci

Yönetim insan, kaynak ve araçları belli bir amaç istikametinde yönlendirip götürmek olarak tarif ediliyor. Bu nedenle günümüz örgütlerinde planlama, organizasyon, uygulama, koordinasyon ve değerlendirme aşamaları tüm yönetim sürecinin olmazsa olmaz parçaları. Sonuçları görmek, olacakları ve geleceği öngörebilmek de oldukça yaşamsal bir öneme sahip. Bu bağlamda çalışma hayatının önemli araçlarından birisidir toplantılar.

Toplantılar örgüt, şirket, kurum ya da kuruluşlar için vazgeçilmez bir iletişim, danışma, tartışma ve karar alma platformudur.  

Birlikte çalışma ve katılım gerektiren karar alma zorunlulukları da toplantıları kaçınılmaz kılmaktadır. Ancak, doğru planlanıp uygulandığında çok önemli bir araç iken, baştan savma ve verimsiz toplantılar herkes için daha en başta çok değerli olan zamanın boşa harcanması demektir. [1] Kaynak israfı ve büyük zararlara yol açan, geri dönülmesi zor istenmeyen sonuçlardan söz etmiyorum bile.

Neticede her toplantının asıl hedefi, doğru sonuçlar elde etmektir. O halde hedefe ulaşmada en önemli etken olan toplantı yönetimi ihmal edilemez. Zira, toplantılar yönetim sürecinin en önemli araçlarından biri olmakla beraber etkin yönetilemediği takdirde başarısızlığın nedeni de olabilirler.

Her şeyden önce kurul Başkanlarının bazı hususlara dikkat ve özen göstermesi beklenir. Örneğin, bizzat kendisi toplantıya hazırlıklı ve zamanında gelip saatinde başlatmalıdır.

İkinci dikkat edilmesi gerekli husus; toplantının yapılabilmesi için mevzuatta öngörülen çoğunluğun hazır bulunmasıdır. Bu sebeple Başkan katılanların imzaladığı hazirun cetvelini kontrol etmelidir. Zira toplantıya gelenlerin bir kısmının vekalet durumu olabilir. Bu sebeple site yönetiminde vekalet konusunun bilinmesi de stratejik öneme sahiptir.

Oy hakkı ve vekalet kullanımı 634 Kat Mülkiyeti Kanununun 31. maddesinde düzenlenmiştir. [2] Buna göre toplantıda her malik, arsa payı oranına bakılmaksızın, bir tek oy hakkına sahiptir. Şayet birden fazla bağımsız bölüme sahipse, bunların her biri için ayrı bir oy hakkı vardır. Ancak malik olduğu bağımsız bölüm sayısı ne olursa olsun, oy sayısı bütün oyların üçte birinden fazla olamaz.

Bu konu yönetim planının 12. Maddesinin a) fıkrasında [3]“Blok Kat Malikleri Kurulunda her kat maliki, bağımsız bölümüne bağlı arsa payının miktarı ne olursa olsun, bir oy hakkına sahiptir. Aynı blokta bir kişi birden çok bağımsız bölüme malikse, her bağımsız bölüm için ayrı bir oy hakkına sahiptir. Ancak bir şahsın kullanabileceği oy sayısı Blok Kat Malikleri Kurulundaki bütün oyların üçte birinden fazla olamaz. Oy hesabı yapılırken kesirler göz önüne alınmaz” şeklinde geçmektedir.

Aynı Yönetim Planımıza göre Ada Temsilciler Kuruluna Katılma ve Oy Hakkı 23. Maddenin a) fıkrasında düzenlenmiştir. Buna göre “a) Ada Temsilciler Kurulu üyelerinin her biri, temsil ettikleri bloktaki bağımsız bölüm sayısı kadar oy hakkına sahiptir.” [4]

Toplu Yapı Temsilciler Kurulu üyelerinin Kurula Katılma ve Oy Hakları ise yönetim planımızın 33.maddesinde düzenlenmiştir. Buna göre:

“Toplu Yapı Temsilciler Kurulu üyelerinin her biri kurulda temsil ettiği bağımsız bölüm sayısı kadar oy hakkına sahiptir. Kurulun belli bir toplantısına katılamayacak olan bir üye temsil ettiği Ada Yönetim yada Denetim Kurulundan herhangi bir üyeyi vekil olarak tayin edebilir. Vekil temsil yetkisini yazılı bir belge ile kanıtlamak zorundadır.” [5]

Diğer taraftan 634 sayılı KMK’un sözkonusu 31. Maddesi vekaleten oy kullanmayı da belirli şartlara bağlamıştır. Genel kural her malikin, oyunu yetkili vekil eliyle kullanabilme hakkı olmasıdır. Ancak, bir kişi, oy sayısının yüzde beşinden fazla vekalet kullanamaz. Fakat, kırk ve daha az sayıdaki bağımsız bölüm için bir kişi, en fazla iki kişiye vekâlet edebilir.

Vekalet konusu Blok yönetimi için yönetim planının 12.maddesinin b,c,d ve e fıkralarında düzenlenmiştir.

b) Bir bağımsız bölüme (daire, büro, dükkan vs.) birden çok malikse Blok kat Malikleri Kurulunda bunları içlerinden vekalet verecekleri birisi temsil eder.

c) Kat maliklerinden biri medeni hakları kullanma ehliyetinden yoksun (çocuk, akıl hastası vs.) ise, onun yerine kurula kanuni velisi veya vasisi katılır.

d) Alınacak karar doğrudan doğruya kendini ilgilendiren kat maliki görüşmelerde hazır bulunabilir, fakat oy veremez.

e) Kat maliklerinden biri yerine, kurula, tayin edeceği bir vekil katılabilir ve oy verebilir ve seçilebilir. Bu vekil, diğer kat maliki veya hariçten bir kişi olabilir. Ancak aynı kişi tüm oy sayısının % 5'inden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez ancak, 40 (kırk) ve daha az sayıdaki kat mülkiyeti taşınmazlarda bir kişi en fazla iki kişiye vekalet edebilir. Vekil tayin edilen kişi bunu yazılı bir belge ile kanıtlamak zorundadır.

Yine Park Eymir Toplu Yapı Yönetim planımızın 23. Madde b fıkrasına göre Ada temsilciler kurulunda vekalet kullanımı ise şöyle düzenlenmiştir: “b) Kurulun belli bir toplantısına katılamayacak olan üye, temsil ettiği bloktaki temsilcilerden bir başkasını vekil atayabilir. Vekil temsil yetkisini yazılı olarak kanıtlamak zorundadır. Bir üye birden fazla vekalet yetkisi kullanamaz.” [6]

Asıl ve vekil olarak çoğunluğun hazır olduğu sonucuna varan başkan toplantıyı açar. Bu anlamda kısa bir açış konuşması uygun olur. Zaten toplantının mutlaka bir gündemi vardır. O yüzden başkan açış konuşmasında öncelikle o amaç ve gündemi de açıklar.

Başkan toplantının devamında kendisi fazla konuşmamalı, tarafsız kalmalı ve gerektiğinde açıklama yapmalıdır. Bunun gibi toplantılarda 20-30 sayfalık raporların okunması etkili bir yarar sağlamaz. Çünkü, dikkat dağılır ve konuyla kimse ilgilenmez, dinlemez ve etkilenmez. Ancak önceden dağıtılmışsa özet bir sunum sağlıklı bir tartışma için yeterli olacaktır.

Başkan toplantıya katılanlara, sözlerinde, görüş ve önerilerde serbest olmaları gerektiğini söyleyip rahatlatmalıdır. Böylece, toplantının genel amacı her an göz önünde bulundurularak toplantıya katılanların görüş ve önerilerinin tam olarak ortaya çıkmasını sağlayabilir. Zira, unutulmamalıdır ki bir toplantının başarısı, katılanların tartışmaya ve karara katılmasıyla sağlanır. Bu sırada toplantıda yapılan konuşmalar da dikkatle dinlenmeli ve not edilmelidir.

Toplantının başında kimlerin, ne zaman ve ne kadar konuşacağına karar verilirse bu önlem de yararlı olacaktır. Ancak burada özen gösterilmesi gereken husus bu kuralın toplantı sırasında herkese adaletle uygulanmasıdır. Böylece toplantının kontrollü katılımla devamı güvenceye alınabilir. Buna dayanarak başkan toplantının yan konulara sapıp mihverinden çıkmasına izin vermez. Ayrıca çok konuşan ve sık sık söz alan kişiler de sınırlandırılabilir, konuşmacılara gerektiği kadar söz hakkı verilebilir.

Toplantıya katılanların dinamik ve enerjik tutulması iyi olur. Ancak, bu arada çıkabilecek tartışmalara da nezaketle müdahale edilmeli, gündem çerçevesinde ve adaletle herkesin esas konu üzerinde görüş bildirmesine imkan sağlanmalıdır. Ayrıca, tartışmalara katılan görüş, eleştiri ve öneri sahiplerine samimi bir şekilde teşekkür etmek, toplantı ortamına manevi ve psikolojik açıdan olumlu bir tesir yapacaktır.

Diğer taraftan olumsuz sataşmalar, alaycı davranışlar, iğneli ve kinayeli konuşmalar toplantı ortamını sabote eder. Bu sebeple, böyle davranışlar ve bu yola başvuranlar onaylanmamalı, destekliyormuş gibi görünmemelidir. Üyeler arasında doğan çatışmaların büyütülmeden çözümlenmesi ve önlenmesi toplantının sağlığı açısından kritiktir.

90 dakikadan fazla sürebilecek toplantılarda araya uygun bir dinlenme ve ikram molası vermek yararlı olacaktır. Zira uzun süren bir toplantının sonlarına doğru sağlıklı bir karara varmak oldukça zor olur. Bu yüzden karara temel olacak fikir ve öneriler sıkıştırılmamalı, aceleye getirilmemeli ve en sonda yeniden vurgulanarak toparlanmalıdır.

Böylece, toplantının amacına ulaşması ve gerekli kararın alınması sağlanmalıdır. Yeterli bir görüş alış verişinden sonra artık gündemdeki her konu özetlenip karara bağlanabilir. Kararların oy çokluğu ile değil oy birliği ile alınmasına gayret edilmelidir. Oy çokluğu da geçerlidir ancak, karara muhalif olanların uygulamayı engelleyebilecekleri dikkate alınmalıdır.

Bir toplantı sonucunda olmazsa olmaz şeylerden en önemlisi, düzenlenecek toplantı tutanağının katılanlara imzalattırılmasıdır. Kararların yazılı olması zaten genel bir kuraldır. Bu süreçte de etkin olan ve son sözü söyleyen başkan toplantıyı mutlaka yine öngörülen zaman içinde bitirmelidir.

---

[1] Yöneticilerin Toplantı Yönetimi Becerileri Ve Çalışanların Kararlara Katılma Düzeyleri Arasındaki İlişkinin Değerlendirilmesi, Prof. Dr. Canan Çetin,  İstanbul Ticaret Odası Yayın No: 2008-14, İstanbul, 2008

[2] III - Oya katılma: Madde 31 – Her kat maliki, arsa payı oranına bakılmaksızın, bir tek oy hakkına sahiptir.

Anagayrimenkulde birden ziyade bağımsız bölümü olan kat maliki, her bağımsız bölüm için ayrı bir oy hakkına sahiptir; bununla beraber onun malik olduğu bağımsız bölümlerin sayısı ne olursa olsun, sahip olacağı oy sayısı bütün oyların üçte birinden fazla olamaz; oy hesabı yapılırken kesirler gözönüne alınmaz.

Bir bağımsız bölümün birden ziyade maliki varsa, kat malikleri kurulunda bunları içlerinden vekalet verecekleri birisi temsil eder. Kat maliklerinden biri ehliyetsiz ise onu kanuni mümessili temsil eder.

Alınacak karar doğrudan doğruya kendini ilgilendiren kat maliki görüşmelerde hazır bulunabilir, fakat oya katılamaz. (Değişik son fıkra: 14/11/2007-5711/16 md.) Kat maliklerinden biri, oyunu yetkili vekil eliyle kullanabilir. Bir kişi, oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez. Ancak, kırk ve daha az sayıdaki kat mülkiyetine tâbi taşınmazlarda bir kişi, en fazla iki kişiye vekâlet edebilir.

[3] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 1. BÖLÜM Blok Yönetimi, A-BLOK KAT MALİKLERİ KURULU, Oluşması, Yetki Alanı ve Görevleri, Madde 12-a)

[4] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 2. BÖLÜM, Ada Yönetimi, A- ADA TEMSİLCİLER KURULU, Kurula Katılma ve Oy Hakkı, Madde 23-a)

[5]   PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 3. BÖLÜM, Toplu Yapı Yönetimi, A- TOPLU YAPI TEMSİLCİLER KURULU, Kurula Katılma ve Oy Hakkı, Madde 33-

[6] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 2. BÖLÜM, Ada Yönetimi, A- ADA TEMSİLCİLER KURULU, Kurula Katılma ve Oy Hakkı, Madde 23-b)