202 17 Kasım 2014 Pazartesi 01:30 SİTE YÖNETİMİ.........................Site Yönetiminde Muhasebe ve Defter Tutma

Site Yönetiminde Muhasebe ve Defter Tutma

Kat Mülkiyeti Kanunu gereğince Apartman/Site Yönetimi, genel kurulda Apartman/Site sakinlerine yönetim döneminde toplanan gelirlerle yapılan harcamaların usulüne uygun ve belgelerine dayanarak hesabını vermek zorunluluğu [1] vardır.

Bilindiği üzere Karar Defterlerine Temsilciler kurulları ve yönetim kurullarının aldığı kararlar yazılmaktadır. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununda noter onaylı karar defteri tutma mükellefiyeti [2] düzenlenmiştir.

Aynı Kanun'un "Defter Tutulması ve Belgelerin Saklanması" başlıklı 36. maddesinde ise "Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32. maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması zorunludur. Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye 33. maddenin son fıkrasında [3] yazılı cezalar uygulanır" denilerek gelir ve giderlerin kaydedileceği defterin "Karar Defteri" olduğu belirtilmiş ve bu mükellefiyetlere aykırı fiillerin cezası da gösterilmiştir.

Bu sebeple Apartman veya Site Yönetimlerinin Karar Defterleri dışında defter tutma zorunluluğu yoktur. Buna karşılık Karar ve Denetim Defterleri için noter tasdiki şart koşulmuştur.

Bununla birlikte  hesap verme zorunluluğu sebebiyle bu hesabın bir çizelge ya da defter tutarak ve bunların sonuç belgeleriyle (işletme hesabı veya bilanço-gelir tablosu) açıklanması gerekmektedir. Uygulamada en sağlıklı yol Apartman/Site nin büyüklüğüne göre; İşletme veya Bilanço Usulüne göre defter tutulmak suretiyle ve bu defterlerin sonuç raporları çıkarılarak Temsilciler kurullarına hesap verilmesidir.

İşte bu sebeple Blok, Ada ve Toplu Yapı Yönetimleri için Vergi kanunları açısından defter tutma zorunluluğu olmamakla birlikte İşletme Defteri ya da Bilanço Usulüne göre defter tutma imkanı bulunmaktadır.  

Nitekim, uygulamada apartman yöneticilerinin genellikle kararlar için karar defteri tuttukları, apartman gelir ve giderlerini ise ayrı bir deftere kaydettikleri görülmektedir. Bu nedenledir ki SGK’nun mevzuatında [4] ayrıca noterden tasdik ettirilmiş bir işletme defteri tutulmuş ise bu neviden defterlerin de prim belgesi dayanağı belgelerden olduğu kabul edilmiştir.

Her ne kadar mevzuattta Apartman / Site Yönetimi işletme defterlerinin tasdiki için bir yasal zorunluluk yoksa da, tasdik ettirilmesi bu defterlerin sonradan düzenlendiği, geçersiz olduğu gibi iddialarını ortadan kaldıracaktır. Ayrıca noter tasdiki bu şekilde tutulan defterlere resmiyet ve bir ihtilaf durumunda geçerlilik, mahkemelerde delil olma vasfı kazandırmaktadır.  Bu nedenle, uygulamada genellikle tasdik ettirildikleri gözlenmektedir.

506 sayılı Yasa'ya göre apartman kapıcıları sigortalı ve apartman yönetimleri de işverendirler. Bu nedenle apartman yönetimleri kayıtlarını sosyal sigorta mevzuatına göre çalışanları ve bunların sigorta primine esas kazançlarını tespitine imkan verecek şekilde tutmak zorundadırlar. Bu nedenle apartman "Karar Defterleri" prim belgelerinin dayanağı belgelerden [5]sayılmış ve geçerli sayılmasının koşulları [6] belirlenmiştir.

Bununla birlikte SSK mevzuatına göre karar defteri ve gelir-gider ayrı ayrı defterlerde takip edilmekte ise gelir-gider/işletme defterinin noterce tasdik edilmiş olması bir zorunluluk haline gelmektedir. SSK uygulamasında tasdiksiz tutulmuş defterler, tasdik sonradan yapılmış ise tasdikten önceki kayıtlar geçerli kabul edilmemektedir ve bu durumda her bir ay kaydı için ayrı ayrı olmak üzere aylık asgari ücretin yarısı tutarında (244,35 YTL) idari para cezası uygulanmaktadır.

Diğer yandan Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 36. maddesinde, bu Kanun gereğince tutulan karar defterinin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılacağı belirtilmiş, ancak, Kanun'da bu şartın yerine getirilmemesi halinde defterlerin geçersiz addedileceği veya aynı defterin ertesi yıllarda da kullanılmak istenilmesi halinde tasdikin yenilettirilmesi gerektiği hususunda bir hüküm yer almamıştır.

Bu itibarla, apartman kapıcılığı işyerinde Kat Mülkiyeti Kanunu'na istinaden tutulan defterlerin, zamanında tasdik ettirildiği, kayıtların usulüne göre tutulduğu ve prim belgelerinde yazılı olanları doğruladığı tespit edildiği taktirde; sadece notere kapattırılma işleminin yapılmamış olması veya aynı deftere ertesi yıllarda da devam edilmesi halinde tasdikin yenilettirilmemiş olması bu kabil defterlerin tasdik yönünden geçersiz kabul edilmesini gerektirmemektedir.

Şayet Karar defteri ile gelir-gider defteri ayrı ise o halde zaten işletme defterine ücretliye ödenen ücretin kaydedilmiş olması gerekmektedir. Defterlerin geçerli kabul edilmesi için ilgili yıla ait ücretlerin ilgili yılda kaydedilmiş olması yeterlidir. Fakat, ücretlerin kaydedilmemiş olması halinde her bir ay için ayrı ayrı olmak üzere aylık asgari ücretin yarısı tutarında (244,35 YTL) idari para cezası uygulanmaktadır.

Vergi Kanunları açısından, Apartman ve Site Yönetimi faaliyetleri direkt ticari faaliyet kapsamında olmayıp Vergi Mükellefiyetleri, sorumlu sıfatıyla gelir vergisi kesintisi (stopaj) yapıp yapmadıkları durumlara göre değişmektedir.

Örneğin konut kapıcılarına yapılan ücret ödemelerinde gelir vergisi kesintisi olmadığından başkaca bir stopaj kesintisi gerektiren işlem yoksa vergi numarası alıp vergi mükellefiyeti tesis ettirmelerine gerek yoktur.

Diğer taraftan apartman ve Site Yönetimi bünyesinde çalıştırılan kişiler için İş Kanunu hükümleri geçerlidir. İş ve Sosyal Güvenlik mevzuatı açısından İşveren [7] konutun maliki veya ortaklarıdır. Yönetici işveren vekili sıfatında olup kusurundan doğan zararlardan sorumludur. Bu nedenle Kapıcı vb. görevlilere yapılan ödemeler gelir vergisinden istisnadırlar ancak, SGK sigorta bildirgesi verilmesi ve primlerin ödenmesi gerekir.

Özetlememiz gerekirse; konutlarda vergi mükellefiyeti gerektirecek bir işlem olmadığından vergi idaresi ile ilgili bir yükümlülük yoktur. Ancak, Konut kapıcıları zorunlu sigortalılık kapsamında olduğu için, apartman yönetici tarafından sigorta dosyası açtırılıp aylık sigorta bildirgesi verilmelidir.

Ancak, İşyerleri kapsamıdaki site yönetimi bünyesinde çalıştırılan işçilere ödenen ücretlerde ve serbest meslek erbabına ödenen ücretlerde sorumlu sıfatıyla gelir vergisi kesintisi yapılacağı için vergi mükellefiyeti tesis ettirilip muhtasar beyannamesi verilmelidir. 

Kimlerin [8] ticari defter tutmak zorunda olduğu VUK’ un 172. maddesinde belirtilmiştir. Kaldı ki bunlardan VUK ‘un 173. maddesinde belirtilen şartları taşıyanlar da ticari defter tutmak zorunda değillerdir.

Vergi Usul Kanununa göre Tutulması Zorunlu Defterler iki sınıfa ayrılmıştır. (VUK madde 176) Her sınıfın defter tutma şekli ve defter birbirinden farklıdır. Buna göre; Birinci sınıf tüccarlar [9] Bilanço esasına göre,  İkinci sınıf tüccarlar ise İşletme hesabı esasına göre defter tutarlar.

İşletme hesabı esasına göre defter tutan apartman ve site yöneticileri dernekler gibi, VUK’nun 177 maddesinde belirtilen hadde bağlı kalmaksızın yönetim kurulu kararı ile bilanço esasına göre defter tutabilirler. Bu halde birinci sınıf tüccar gibi bilanço esasına göre Yevmiye defteri,  Büyük defter (Defteri kebir) Ve Envanter defteri tutarlar.

İşletme hesabı esasına göre kayıt tutan apartman ya da site yönetimleri yıl sonlarında (31 Aralık) bir “İşletme Hesabı Tablosu” [10]düzenlerler. Bilanço esasına göre defter tutanlar ise  Maliye Bakanlığınca yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerini esas almak suretiyle bilanço ve gelir tablosu düzenlemeleri yeterlidir.  Bu husus Kat Mülkiyeti Kanunundan kaynaklanan, hesap dönemi ile ilgili gelir-gider hesaplarını düzenleyip, faaliyet raporunu da içeren hesap verme yükümlülükleri gereğidir.

Ancak, İşletme Hesabı usulü defter tutmada tahakkuk işlemleri mümkün değildir. Sadece basit usülde gelir (tahsilat) ve gider (ödemeler) kaydedilebilir. Defterin sol tarafı giderler, sağ tarafı da gelirler yani aidatlar içindir.  Bu sebeple ödenmemiş gider borçları ile tahsil edilmemiş gelir alacakları ayrı çizelgelerde çıkarılıp genel kurula sunulması icap eder. Bilanço usulünde ise daha kapsamlı muhasebesel kayıt yapmak mümkün olduğundan, doğal olarak tahakkuk eden alacak ve borçları görebilmek mümkündür.

Defterler bilgisayar ortamında da tutulabilir. Ancak form veya sürekli form şeklinde tutulacak defterler, kullanılmaya başlanmadan önce her bir sayfasına numara verilerek onaylatılmalıdır. Hesap dönemi bir takvim yılıdır. 1 Ocak’ta başlar ve 31 Aralık’ta sona erer. Yeni başlamada hesap dönemi kuruluş tarihinde başlar ve 31 Aralık’ta sona erer. Bilgisayar kayıtları noter onaylı sayfalara yazdırılır ve ciltli defter haline getirilerek muhafaza edilir.

İster defter, ister sürekli form halinde bulunsun sayfa sonunda imza için bırakılan satırlar hariç, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli form veya sürekli form yapraklarının sırası bozulamaz ve yırtılamaz.

Gelirler genellikle aidatlardan oluşur ve dairelerden alınan aidatlar karşılığı makbuz (alındı belgesi) düzenlenir. Makbuza en az kimden, daire ve tutar ile aidatın ilgili olduğu ayın yazılması gerekir. Yönetim adına gelir tahsil etmekle yetkili olan kişiler, tahsil ettikleri paraları (belirlenecek) en kısa süre içerisinde görevli saymana teslim eder veya banka hesabına yatırırlar. Yönetim kasasında bulundurulabilecek para miktarı, ihtiyaçlar dikkate alınarak yönetim kurulunca belirlenir.

Gelirlerin bankalar aracılığı ile tahsili halinde banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti gibi belgeler alındı belgesi yerine geçerler.

Bu kayıtlar sırasıyla işletme defterinin gelir sağ sayfasına yazılır. Gelir gider arasında fark kasa veya bankadaki nakdi gösterir. Ayrıca, aidatların takibi için her ay apartman veya site sakinlerinin adı soyadı ve daire no.su ile ödenen aidatları gösteren bir liste yapılır. Aidat borçlularının bu şekilde takibi mümkündür.

Ancak Muhasebe yalnızca Aidat Gelirlerinin kaydı demek değildir. Aynı zamanda Harcamalarla ilgili kayıtlar da söz konusudur.

Gider belgeleri de defterleri tevsik eden belgeler olarak düzenlenmesi ve ibraz edilmesi gereken belgelerdir.

Giderler genellikle fatura karşılığı yapılan (Ortak elektrik, su asansör gibi) harcamalara dayanır ve fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleri ile yapılır. Gider pusulasıda kullanılabilir. Ancak gider pusulası, 31/12/1960 tarihli ve 193 sayılı Gelir Vergisi Kanununun 94 üncü maddesi kapsamında bulunan ödemeler için 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre düzenlenmesi gerekir. Tutanakla gider kaydedildiği durumlar çok nadiren gerçekleşir.

Blok ya da Ada ortak mekanları için yapılan harcamalar da fatura karşılığı veya Gider pusulasıyla yapılırlar. Bu tür harcamalar genelde bir kaç yerden teklif alınarak en uygun olana yaptırılması ve toplanan paranın bu işte kullanıldığının açıklanması suretiyle gerçekleşirler. Bu kapsamda da bulunmayan ödemeler için Gider Makbuzu [11]veya banka dekontu gibi belgeler harcama belgesi olarak kullanılır.

Yönetim tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri Ayni Yardım Teslim Belgesi [12] ile yapılır. Kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri ise Ayni Bağış Alındı Belgesi [13] ile kabul edilir.

Bir Apartman ya da sitede görevli (kapıcı şeklinde) çalıştırılıyorsa –ki olmaması pek mümkün değil-o işyeri SGK işlemlerine tabidir. Ücretlerin ücret tediye bordrosu düzenlenerek tevsik edilmesi genel kural olsa da Kat Mülkiyeti Kanunu bu yönde bir zorunluluk getirmemiş ve gelir ve gider belgelerinin düzenlenmesi ve saklanmasını düzenlemekle yetinmiştir. Bu sebeple bazen uygulamada yöneticilerin görevli ücretlerini gider makbuzu ile [14] ödediklerine de şahit olunmaktadır.

İşte bütün bu gelir ve gider belgeleri, kaydedildikleri defterdeki kayıt sırasına uygun olarak numaralandırılır ve dosyalanarak özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır. Böylelikle defterlerde yer alan kayıtlar uygun usülde düzenlenen ve gerekli bilgileri ihtiva eden bu belgelerle tevsik edilirler.

SGK mevzuatı açısından kayıtlarla ilgili cezalar 506 sayılı Yasa'nın 140. maddesi (d) fıkrasında [15] belirlenmiştir.

Diğer bir usul hükmü ise saklama ve ibraz şartıdır. Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nin "İşyeri Kayıtlarının İbrazı" başlıklı 30. maddesinde "İşverenler, aracılar ve sigortalıyı devir alan işverenler işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, gerektiğinde istenilmesi halinde, Kurum denetim elemanı ile bilanço esası dışında defter tutan veya defter tutmak zorunda olmayan işyerleri için de sigorta yoklama memuruna göstermek üzere, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl süreyle saklamak"zorunluluğu [16]getirilmiştir.

506 sayılı Yasa'nın 79. maddesine göre apartman yönetimleri de diğer işverenler gibi "bir ay içinde çalıştırdığı sigortalının sigorta primleri ve destek primi hesabına esas tutulan kazançlar toplamı ve prim ödeme gün sayıları ile bu primleri gösteren ve örneği yönetmelikle belirlenen asıl veya ek belgeleri ait olduğu ayı veya dönemi takip eden ayın sonuna kadar Kuruma vermekle"yükümlüdür. [17]

Site yönetimde Toplu Yapı Yönetiminin en önemli merkezi görevlerinden birisi elbette ki muhasebe kayıtlarının tutulmasıdır. Nitekim Park Eymir Toplu Yapı Yönetim Planının 41. maddesine göre “Toplu Yapı Yönetimi bütçe giderleri, Ada yönetimlerinin aidat tahakkuk ve tahsilatının sağlanmasına, muhasebesinin tutulmasına ilişkin her türlü büro hizmetlerini kesinlikle İçerir.” Ayrıca,"kararlaştırılacak Adalar arası ortak öteki hizmetlerin karşılanması giderlerini de kapsar." "Ada'lar yönetimlerinin her gün bürokratik hizmetlerini sağlayıcı düzenlemeler yapar, bu amaçla görevliler çalıştırır."

Kayıtların Toplu Yapı Yönetimi tarafından tutulduğu merkezi sistemde, her ay ada yönetim kurulları önceki ay yaptıkları harcamaların listesi ile fatura asıllarını yönetim muhasebesine getirecek, gelen fatura ve makbuzların birer fotokopisi ile masraf listeleri alındıktan sonra, fatura, makbuz asılları iade edilecektir. Daha sonra fatura bedelleri bilgisayara kaydedilerek alınan o ayın masraf listesi ile fatura, makbuz fotokopileri dosyalanarak o adanın muhasebe klasörüne konulacaktır.

Yine aynı yönetim Planının 29. Maddesinin 1. fıkrasında yer alan “Yönetim Kurulu, gelir gider hesabının KMK. ile mevzuata göre usulünce tutulmasını, Başkanı kanalı ile sağlar” ifadesi muhasebe hizmetinin Ada Yönetimince yürütüldüğü uygulamalarda sadece 634 sayılı KMK değil diğer ilgili tüm mevzuatın dikkate alınması gerektiği açıkça belirtilmiştir.

İster Toplu Yapı tarafından, isterse Ada Yönetimi tarafından yapılsın bu hizmetin doğal sonucu Bloklarla ilgili gelir ve gider kayıtlarının da oralarda yürütülmesidir. Böylece Bloklarda Karar defterinden başka bir işletme hesabı defteri tutulmasına da gerek kalmamaktadır. 

Ancak, hesap verme sorumluluğu Blok yöneticisi için de söz konusu olduğundan tutulan kayıtlardan Bloka ait olan kısmın istendiğinde verilmesi gerekir. Özellikle dönem sonlarında ve 31 Aralık itibariyle bu bilgilerin kesin hesap şeklinde verilmesi bir zorunluluktur. Şayet tutulan defter birinci sınıf Bilanço usulüne göre ise bu hesap mizan, gelir tablosu ve bilanço şeklindeki yıl sonu tabloları olacaktır.

Muhasebeleştirme dediğimiz şey sadece kayıtların tutulması ve dosyalanması ile bitmez. Muhasebe esas itibariyle kayıt, belge, usul, düzen, raporlama ve tutturma demektir.

Örneğin en önemli işlemlerden birisi; aylık harcama, borç, alacak ve banka ekstrelerinin teker teker incelenerek varsa yanlışlıkların düzeltilmesi, bu konuda koordinasyon ve tam mutabakat sağlanmasıdır.

Bunun için tabidir ki aylık mizanlar, raporlar ve gerektiğinde ayrıntılı hesap dökümlerinin ilgili taraflara verilmesi gerekir. Mesela böylece, denetim kurullarının yapması gereken denetimlerin bir bölümü olan kayıtların doğru tutulup tutulmadığı, harcamaların belgeye dayanıp dayanmadığının kontrolü de en az her üç ayda bir yapılabilir olacaktır.

Zira denetçiler ya da denetleme kurulları; esas itibariyle yönetimin kararlaştırılan amaçlar doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve yönetim planına uygun olarak tutulup tutulmadığını kontrol ederler. Bu denetimler [18]konu ile ilgili esas ve usullere ve zaman aralıklarına göre yapılır ve denetim sonuçları bir rapor [19] halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunulurlar.

---

[1] Mali işlerle ilgili hesap verme sorumluluğu Kanunun 39. ve 41 maddelerinde yer almaktadır. Hesap verme başlıklı 39. Madde“Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda eğer böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, anagayrimenkul dolayısiyle o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabına vermekle yükümlüdür” şeklindedir.

Yönetimin denetlenmesi ne ilişkin 41. Maddesinde ise “Kat maliklerinin yarısı isterse, bunların arsa payları ne olursa, olsun yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi yöneticiden istenebilir” ifadesi vardır.

[2] Kanun'un "Kararlar" başlıklı 32. maddesinde "Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda, bulunan bütün kat maliklerince imzalanır karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar." denilerek "Karar Defteri" tutma yükümlülüğü getirilmiştir.

Kanun'un "Yönetimin Denetlenmesi" başlıklı 41. maddesinde ise "Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1) den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler" denilerek ayrıca bir "Denetim Defteri" tutma mükellefiyeti de düzenlenmiş bulunmaktadır. 

[3] 33. maddenin son fıkrasında "Tespit edilen süre içinde hakimin kararını yerine getirmeyenlerden, aynı mahkemece, 100 liradan 2000 liraya kadar para cezası alınmasına kesin olarak hükmolunur; yirmibeşinci madde hükmü mahfuzdur."

[4] SGK’nun 16 sayılı genelgesi "İşverenlerce Tutulacak Defter ve Belgeler" bölümünde "Gelir-Giderin işlenmesi için ayrıca işletme defteri tutulmuş ve noterden tasdik ettirilmiş ise bu defter" ifadesi sebebiyle.

[5] Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nin "Belgenin Dayanağı" başlıklı 25. maddesinde; "İşverenlerin diğer kanunlar gereğince tutmak zorunda oldukları defterlerle dayanağı belgeler, Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin dayanağı belgeler niteliğinde sayılırlar.

[6]Şu kadar ki; a) Kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde tasdiksiz tutulmuş olan defterler, b) Kanuni tasdik süresi geçtikten sonra tasdik ettirilmiş olan defterlerin tasdik tarihinden önceki kısmı, c) İşçilikle ilgili giderlerin işlenmemiş olduğu tespit edilen defterler, d) Sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkan vermeyecek şekilde usulsüz, karışık veya noksan tutulmuş defterler, e) Herhangi bir ay için sigorta primleri hesabına esas tutulması gereken kazançların ve kazançlarla ilgili ödemelerin (sigorta primine esas kazancın ödemeye bağlı olduğu durumlar dahil) o ayın dahil bulunduğu hesap dönemine ait defterlere işlenmemiş olması halinde ise, o aya ait defter kayıtları, f) Vergi Usul Kanunu gereğince bilanço esasına göre defter tutulması gerektiren işletme hesabı esasına göre tutulmuş defterler, geçerli sayılmaz" denilmektedir.

[7] 506 sayılı Yasa'nın 2. maddesi ile "Bir hizmet akdine dayanarak bir veya birkaç işveren tarafından çalıştırılanlar bu kanuna göre"sigortalı sayılmışlardır. Apartman kapıcıları ile apartman yönetimi arasında da hizmet akdi bulunduğu için apartman kapıcıları sigortalı sayılmakta ve dolayısıyla apartman yönetimleri de işveren sıfatını kazanmaktadırlar.

[8] Bunlar: Ticaret ve sanat erbabı, Ticaret şirketleri, İktisadi kamu müesseseleri, Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler, Serbest meslek sahipleri ve Çiftçilerdir.

[9] Bilanço usulüne göre defter tutması gereken birinci sınıf tacirlerin kimler oldukları Vergi Usul Kanunumuzun 177. maddesinde belirtilmiştir. Buna göre 2014 yılı için: Bilanço hesabı esasına göre defter tutma sınırı Yıllık gayrisafi iş hasılatı 80.000 TL’dir.

[10] Örnek; Dernekler Yönetmeliği EK- 16’daki gibi

[11] Örnek; Ek-13 gibi

[12] Örnek;Ek-14 gibi

[13] Örnek;Ek-15 gibi

[14] Bu durumda söz konusu gider makbuzlarında asgari olarak -sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkan verecek- bazı temel bilgilerin yer alması gerekmektedir. Bunlar; İlişkin olduğu ay, Ücretlinin adı, soyadı, Ücret ödenen gün sayısı (ücret aylık olarak ödenmiş ise gün sayısı 30 gündür), Ödenen ücret tutarı, Ücretin alındığına dair ücretlinin imzası.

[15] Fıkrada; "Defter ve belgeleri ibraz etme yükümlülüğünü Kurumca yapılan yazılı ihtara rağmen onbeş gün içinde mücbir sebep olmaksızın yerine getirmeyenlere; 1) Bilanço esasına göre defter tutmakla yükümlü iseler aylık asgari ücretin oniki katı tutarında, 2) Diğer defterleri tutmakla yükümlü iseler aylık asgari ücretin altı katı tutarında, 3) Defter tutmakla yükümlü değil iseler aylık asgari ücretin üç katı tutarında, Defter ve belgelerinin tümünü bu bentte belirtilen süre içinde ibraz etmekle birlikte, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara uygun olarak düzenlemeyenlere, her bir geçersizlik hali için, ibraz edilmemesi üzerine uygulanan miktarları aşmamak kaydıyla aylık asgari ücretin yarısı tutarında, idarî para cezası verilir." denilmektedir.

[16] 506 sayılı Yasa'nın 140. maddesi (d) fıkrasına göre defter ve belgeleri ibraz etme yükümlülüğünü Kurum'ca yapılan yazılı ihtara rağmen onbeş gün içinde mücbir sebep olmaksızın yerine getirmeyen veya kayıtlarını eksik ibraz eden apartman yönetimlerine aylık asgari ücretin altı katı tutarında (2.932,20 YTL) idari para cezası uygulanmaktadır.

[17] Bu yükümlülüğe uyulmaması halinde:Aynı Yasa'nın 140. maddesi (c) fıkrasına göre sonradan apartman yönetimi tarafından prim belgeleri Kurum'a verilirse; prim belgelerinin asıl nitelikli olması halinde aylık asgarî ücretin üç katını geçmemek kaydıyla Kuruma verilmiş olan belgede kayıtlı sigortalı sayısı başına aylık asgarî ücretin 1/5'i tutarında (97,74 YTL),Prim belgesinin ek nitelikte olması halinde Kuruma verilmiş olan her bir ek belge için aylık asgarî ücretin 1/8'i tutarında (61,09 YTL),Prim belgeleri apartman yönetimi tarafından Kurum'a verilmeyip de, Mahkeme kararı ile veya denetim elemanlarınca yapılan tespitler sonucunda ya da kamu kurum ve kuruluşları tarafından düzenlenen belgelerden hizmetleri veya kazançları Kurum'a bildirilmediği veya eksik bildirildiği saptanan sigortalılarla ilgili olması halinde, belgenin asıl veya ek nitelikte olup olmadığı, işverence düzenlenip düzenlenmediği üzerinde durulmaksızın her bir belge için aylık asgarî ücretin üç katı tutarında (1466,10 YTL), idari para cezası uygulanmaktadır.

[18] KMK Madde 32- Denetçi (veya, Denetim Kurulu), her üç ayda bir yöneticinin hesaplarını ve defterleri denetler. Haklı bir sebep olduğunda , bu denetlemeyi her zaman yapabilir.

[19] Madde 33- Denetçi (veya, Denetim Kurulu), Kat Malikleri Kurulu'nun olağan toplantısında okumak üzere,denetim sonucunu ve yönetimle ilgili düşüncelerini kapsayan bir rapor hazırlar.

Bu raporu kat malikleri sayısınca çoğaltarak toplantıdan en az bir hafta önce ,kat maliklerine taahhütlü mektupla veya imzalatacağı bir yazı karşılığında duyurur. Ayrıca, toplantıda okur ve gerekli açıklamaları yapar.

201 15 Kasım 2014 Cumartesi 23:00 SİTE YÖNETİMİ........................Yöneticilikte görev, yetki, sorumluluk ve haklar

Yöneticilikte görev, yetki, sorumluluk ve haklar

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu “Yönetici” kavramını esas almış, Blok, Ada ve Toplu Yapı Yönetimlerini bu ortak başlık altında düzenlemiştir. 

Nitekim Yöneticinin Atanması ile ilgili 34. Madde “Kat malikleri, anagayrimenkulün yönetimini kendi aralarından veya dışardan seçecekleri bir kimseye veya üç kişilik bir kurula verebilirler; bu kimseye (Yönetici), kurula da (Yönetim kurulu) denir” şeklindedir.

Ayrıca,  Yöneticinin görevleri: Genel yönetim işlerinin görülmesi” ile ilgili, 35.Maddede “Yöneticinin görevleri, yönetim planında belirtilir” demek suretiyle işin odak noktasına yönetim planları yerleştirilmiştir. Buna göre “yönetim planında aksine hüküm olmadıkça, yönetici aşağıdaki işleri görür” denilerek 35. Maddede sayılan görevler asgari ortak işler olarak sayılmıştır.

Bu nedenle yönetici denildiğinde bu tanımlamadan salt Blok yöneticiliğini değil aynı zamanda Blok, Ada ve Toplu Yapı Yönetim kurulları da anlaşılmalıdır. Bir başka deyişle 634 sayılı KMK’da yer alan görev, yetki ve sorumluluklar tüm yönetici ve yönetim kurulları içindir.

Örneğin Yönetim Planımızın B- BLOK YÖNETİCİSİ, Görev, Yetki ve Sorumlulukları Madde 19-2) fıkrasında geçen “Blok Yöneticisi, Kat Mülkiyeti Kanununun 35, 36, 37 ve diğer maddelerinde öngörülen görevleri ve özellikle aşağıda belirtilen işleri yapar” ifadesi hem Blok yöneticileri (ya da yönetim Kurulları), hem de site yönetimi gereği oluşmuş bulunan Ada ve Toplu Yapı Yönetim kurulları için geçerli bir genelleme şeklindedir.

Ancak kanunda da belirtildiği üzere Park Eymir Toplu Yönetim Planımızda Görev, Yetki ve Sorumluluklar hem Blok Yöneticisi (19. Madde), hem Ada Yönetim Kurulları (29. Madde), hem de Toplu Yapı Yönetim Kurulları (39. ve 41 madde) için özel olarak ayrı ayrı düzenlenmiş bulunmaktadır.

Bunlardan bazıları kanundaki ifadelerle hemen hemen aynı mahiyettedir. Örneğin kurul kararlarının yerine getirilmesi bunlardan biridir. Bu husus Blok yöneticisi için (19. Maddenin 2/a fıkrası) “a- Blok Kat Malikleri Kurulu ile Ada Yönetim Kurulu ve Toplu Yapı Yönetim Kurulunca verilen kararları yerine getirir, çağrılara uyar” şeklinde yer almış, Ada Yönetim Kurulu için (29. Maddenin 2/a fıkrası ) “a- Ada Temsilciler Kurulunca verilen kararları yerine getirir” şeklinde ifade edilmiş, Toplu Yapı Yönetim Kurulu için de (41. Maddenin b fıkrası) “b-Toplu Yapı Temsilciler Kurulunun kararlarını yerine getirir” şeklinde düzenlenmiştir. Bunların Kanundaki karşılığı ise (35. Maddenin a fıkrası) “a) Kat malikleri kurulunca verilen kararların yerine getirilmesi;” şeklindedir. 

Yine kanunun 38. Maddesinde (Ek fıkra: 14/11/2007-5711/19 md.) yer alan “Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur” ifadesiyle bu ilkenin yöneticilerin sorumluluğu konusunda genel bir kural olduğunu anlıyoruz. Nitekim Blok Yöneticisi (19. Maddenin 1. fıkrası) için “1-Blok Yöneticisi kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur” denilmiş, Ada Yönetim Kurulları (29. Maddenin 1. fıkrası) için “1-Ada Yönetim Kurulları aynen bir vekil gibi görevli ve sorumludur” ifadesi kullanılmış,  Toplu Yapı Yönetim Kurulu (39. maddesi) için de kısaca  “Toplu Yapı Yönetim Kurulu aynen bir vekil gibi sorumludur” cümlesi tercih edilmiştir.

Tebligatların kabul edilmesi de Yönetim Planımızda kısmen (sadece Toplu Yapı Yönetim Kurulu için böyle bir görev ve sorumluluk yüklenmemiş) böyle bir ortak görev ve sorumluluk olarak düzenlenmiş. Bu husus Blok Yöneticisi (19. Maddenin 2/d fıkrası) için“d- Blok yapının tümünü ilgilendiren tebligatı kabul eder” şeklinde, Ada Yönetim Kurulları (29. Maddenin 2/h fıkrası ) için de “h-Ada'yı ilgilendiren tebligatı kabul eder”şeklindedir. Kanunda (35. Maddenin f fıkrası) bu konu “f) Anagayrimenkulün tümünü ilgilendiren tebligatın kabulü;” olarak geçmektedir.

Yönetim Planımızda farklı ifadelerle de olsa kanuna benzer ifadelerle ona paralel olarak düzenlenmiş bir başka önemli görev ve sorumluluk konusu ise işletme projesi yapılması hususudur. Kanunun İşletme projesinin yapılması ile ilgili 37. Maddesi “Kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapar” hükmü ile başlamaktadır.

Bu konu Blok Yöneticisi (19. Maddenin 2/b fıkrası) için “b- Blok Kat Malikleri Kurulunca kabul edilmiş (gerekiyorsa) işletme projesi (bütçe) yok ise, seçimini izleyen 15 gün içinde bir işletme projesi hazırlar” şeklindedir.  Aynı amir hüküm Ada Yönetim Kurulları (29. Maddenin 2/c fıkrası) için de “c-Göreve başladığında, gelecek zamanı kapsayan, bir işletme projesi (bütçe) yok ise, 15 gün içinde yenisini hazırlar. Varsa onu uygulamayı sürdürür” şeklinde geçmektedir.  Toplu Yapı Yönetim Kurulu (41. Maddenin c ve d fıkraları) için de öncelikle “c-Ada Yönetim Kurullarının işletme projeleri (bütçeleri) hazırlamalarına yardımcı olur” denilmiş, ardından “d-Toplu Yapı Yönetimi için işletme projesi (bütçesi) hazırlar. Bu bütçeyi, Ada yönetimlerinin bütçelerinden önce hazırlayarak, kendi bütçesinin giderlerini, o bütçelerden "gelir" olarak karşılar” şeklinde bir düzenleme yapılmıştır.

Kanunun 37. Maddesinin a, b ve c fıkraları işletme projesinin (bütçe) nasıl hazırlanacağını “Bu projede özellikle: a) Anagayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini olarak gelir ve gider tutarları; b)Tüm giderlerden her kat malikine, bu Kanunun 20 nci maddesindeki [1] esaslara göre düşecek tahmini miktar; c) Tahmini giderlerle diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin 20 nci maddedeki esaslara göre vermesi gereken avans tutarı; gösterilir” şeklinde açıklamaktadır.

Bu konu Yönetim Planımızda Blok Yöneticisi (19. Maddenin 2/b-1,2 ve 3. fıkraları) için “Bu projede özellikle; b-1) Bir yıllık tahmini gelir ve gider tutarlarını, b-2) Ada ve toplu yapı yönetim giderleri dışında kalan blok ortak giderlerinden, bu yönetim planına ve KMK. 20'ye göre her kat malikine düşecek muhtemel miktarı, b-3) Tahmini ve muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin vermesi gereken avans tutarını gösterir” ifadesiyle yer almaktadır.

Benzer konular Ada Yönetim Kurulları (29. Maddenin 2/c fıkrası) için de “İşletme Projesi (bütçe) hazırlanırken önce bir yıllık giderlerin çeşidi ve tutarı tahmin edilir. Buna Toplu Yapı Yönetim Kurulu Bütçesinden o Adaya isabet eden pay eklenir. Böylece belirlenecek yıllık gider, KMK.'nun 20. maddesi uyarınca, Ada'da bulunan bağımsız bölüm sahiplerine (kat maliklerine) aidat ortak gider payı olarak dağıtılarak karşılanır” şeklinde geçmektedir. 

Toplu Yapı Yönetim Kurulu (41. Maddenin d fıkrası) için de öncelikle “Toplu Yapı Yönetimi bütçe giderleri, Ada yönetimlerinin aidat tahakkuk ve tahsilatının sağlanmasına,  muhasebesinin tutulmasına ilişkin her türlü büro hizmetlerini kesinlikle içerir. Ayrıca, kararlaştırılacak Adalar arası ortak öteki hizmetlerin karşılanmasına yönelik giderleri de kapsar. Toplu Yapı Yönetimi bütçe giderleri, her Ada yönetiminin bütçesine, o Adanın bölümler m2'leri toplamı ile bağımsız bölüm sayısı esas alınarak Kat Mülkiyeti Kanununun 20.maddesindeki kurallara göre dağıtılır” şeklinde  düzenlenmiştir.

İşletme projesinin (bütçe) duyurulması ve kesinleşmesi ise kanunda “Bu proje,kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında, karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır” şeklinde açıklanmıştır.

Bu konu Yönetim Planımızda Blok Yöneticisi (19. Maddenin 2/b-3. fıkraları) için “İşletme projesi (bütçe), kat maliklerine ve bağımsız bölümden fiilen yararlananlara (kiracı vs.) imzaları karşılığında veya taahhütlü bir mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak 7 gün içinde projeye kat maliklerince itiraz edilirse itiraz Blok Kat Malikleri Kurulunca bir hafta içinde incelenir ve proje hakkında karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır. İtiraz olmazsa proje kesinleşir” ifadesiyle yer almaktadır.

Benzer konular Ada Yönetim Kurulları (29. Maddenin 2/c fıkrası) için de “İşletme projesi, Ada Temsilciler Kurulu üyelerine imza karşılığı duyurulup kurulun bunu görüşmek üzere toplanması sağlanır. Ada Temsilciler Kurulu, İşletme Projesini kesinleştirir” şeklinde geçmektedir. 

Toplu Yapı Yönetim Kurulu (41. Maddenin d fıkrası) için de öncelikle “Böylece hazırlanacak Toplu Yapı Yönetim bütçesi, Ada Yönetim Kurulu ile Ada Denetim Kurulu Başkanlarına (Toplu Yapı Temsilciler Kurulu Üyelerine) imza karşılığı sunulduktan 7 gün sonra toplanıp, görüşülerek kararlaştırılması sağlanır” şeklinde düzenlenmiştir.

Anagayrimenkulün, Blok yapının ve Ada kapsamı içinde kalan ortak yerlerin  gayesine uygun olarak kullanılması, korunması, bakımı, işletilmesi ve onarımı konusunda yönetim planımızda (19. Madde 2/c fıkrası) Blok yöneticisi için “c- Blok yapının ve ortak yerlerin amacına uygun olarak kullanılması, korunması, bakımı, işletilmesi ve onarımı için gerekli olağan tedbirleri alır ve bu tedbirlerin gerektirdiği sözleşmeleri yapar” denilmektedir. 

Bu husus Ada Yönetim Kurulu için (29. Madde 2/b fıkrası) “b-Ada kapsamı içinde bloklar dışında kalan ortak yerler ile ortak kullanıma açık olan alanların amacına uygun olarak kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gerekli önlemleri alır. Bu önlemlerin gerektirdiği (kapıcı, bekçi, bahçıvan, elektrikçi, tesisatçı vb.) hizmet sözleşmelerini imzalar; bu kişilerin çalışmalarını düzenler, onları yönetir ve denetler. Ada Yönetim Kurulu, blok kapıcılarını işe alır, çalışmalarını düzenler, onları yönetir ve denetler” ifadesi ile yer almıştır. 

Toplu Yönetim Kurulu için (39. Madde) “Park Eymir Toplu Yapı Alanındaki ticaret merkezi, konut adaları ile öteki plan/yapı adaları ve yeşil alanlardan oluşan bu yönetim planında gösterilen sınırlarla çevrili Adalarda yetkili ve görevlidir“ şeklinde bir görev ve yetki çerçevesi çizilmektedir.

Esasen bu konu, kanunda (35. Maddenin b, c ve h fıkraları) yer alan “b) Anagayrimenkulün gayesine uygun olarak kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirlerin alınması; c) Anagayrimenkulün sigorta ettirilmesi; h) Anagayrimenkulün korunması ve bakımı için kat maliklerinin yararına olan hususlarda gerekli tedbirlerin, onlar adına alınması;” şeklindeki görev ve yetkilerle de desteklenmektedir.

Site yönetiminde önemli konulardan bir tanesi de Defter tutulması ve belgelerin saklanması ile ilgilidir. Bu husus 36. Maddede “Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede [2] sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmiyen yöneticiye 33 üncü maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır” şeklinde yer almıştır.

32 nci maddede sözü geçen defter kat malikleri kurulu karar defteridir. Orada bu husus “Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar. Bir husus hakkında ilerde çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kaide olarak ona göre çözülür” şeklinde düzenlenmiştir. 

Ancak 36. Maddede bu deftere atıfta bulunulması tüm yöneticiler için benzer usulde bir karar defteri tutulması gerektiğine işaret etmektedir. Nitekim Yönetim planında Noter tasdiki ile ilgili Blok yöneticisinin görev ve sorumlulukları kapsamında (19. Madde 1. Fıkrasında) “Karar defteri, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir” şeklinde ifade edilen zorunluluk bu hususu teyid etmektedir.

Yönetim Planının Ada Yönetim Kurulu seçimini düzenleyen 28 maddesinin b fıkrası karar defterinin tutulması ve tasdiki hakkındadır. “b- Yönetim Kurulu, … Kararlarını salt çoğunlukla alır ve kararlar Yönetim Kurulu Karar Defterine yazılır. Bu defterin eksiksiz tutulmasından ve saklanmasından başkan şahsen sorumludur. Bu defter eski ve yeni yönetim kurulları arasında tutanakla devir teslim edilir. …Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılması mecburidir.” 

Bu konu Toplu Yapı Yönetim Kurulu için 38. Maddede “Yönetim Kurulunun kararları her sayfası noterce onaylanmış Toplu Yapı Yönetim Kurulu Karar Defterine yazılır; toplantıya katılanlar tarafından imzalanır. Aykırı oyu olanlar ise bunu belirterek imzalamak zorundadır. Bu defter, Toplu Yapı Yönetimi Kurulu Başkanının kişisel sorumluluğu altında saklanır. Değişen başkanlar arasında tutanakla devir teslim edilir, durum kurulun bilgisine sunulur. Tutanak dosyasında saklanır. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılması mecburidir” ifadeleriyle yer almış bulunmaktadır.

Ancak, kanunun 36. Maddesinde geçen “..ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir“ hükmünün sadece karar defteriyle ilgili olmadığı, mali faaliyetlerle de ilgili olduğu anlaşılmaktadır. 

Nitekim Yönetim Planımızın  19. Maddesinin 1. fıkrasında geçen “…Yönetici bu amaçla gelir ve gider durumunu gösteren bir raporu toplantı çağrısıyla birlikte kat maliklerinin bilgisine sunar. Yönetici yaptığı giderleri belgeleri ve bütün gider belgelerini gerektiğinde incelenmek üzere bir dosyada saklar” ifadesinden de bu konunun teyid edildiği görülmektedir. Kaldı ki Ada Yönetim kurulu için yönetim Planının 29. Maddesinin 1. fıkrasında yer alan “Yönetim Kurulu, gelir gider hesabının KMK. ile mevzuata göre usulünce tutulmasını, Başkanı kanalı ile sağlar”ifadesi bu konuyu yeterince açıklamaktadır.  

Bu husus dışındaki diğer Mali işler Kanunda yöneticinin hem görevi hem de hesap verme sorumluluğu başlıkları altında düzenlenmiş bulunmaktadır. Bu bağlamda 35. Maddenin d, e ve j fıkraları  “d) Anagayrimenkulün genel yönetim işleriyle korunma, onarım, temizlik gibi bakım işleri ve asansör ve kalorifer, sıcak ve soğuk hava işletmesi ve sigorta için yönetim planında gösterilen zamanda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde, kat maliklerinden avans olarak münasip miktarda paranın toplanması ve bu avansın harcanıp bitmesi halinde, geri kalan işler için tekrar avans toplanması; e) Anagayrimenkulün yönetimiyle ilgili diğer bütün ödemelerin kabulü, yönetim dolayısiyle doğan borçların ödenmesi ve kat malikleri tarafından ayrıca yetkili kılınmışsa, bağımsız bölümlere ait kiraların toplanması; j) Topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde almak üzere muteber bir bankada kendi adına ve fakat anagayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle, hesap açtırılması;” şeklinde temel bazı hususları içermektedir.

Bu konu Ada Yönetim kurulu için yönetim Planının 29. Maddesinin 1, 2/e ve 3. Fıkralarında “Yönetim Kurulu, gelir gider hesabının KMK. ile mevzuata göre usulünce tutulmasını, Başkanı kanalı ile sağlar. e- Ada Yönetim Kurulu, her türlü gelir-gider izlemelerini, bunların belgelenmesini, muhasebesinin tutulmasını, banka hesabını, nakit, çek, ödeme talimatı kullanılmasını Toplu Yapı Yönetim Kurulunun yönetmekte olduğu görevliler eliyle sürdürür. 3- Ada Yönetim Kurulu bu maddenin 2/c fıkrasında sayılan görevlerin dışında kalan görevlerin yürütülmesi için, Başkanına yetki verebilir. Yetkilendirme kararında yetkinin sınırı, borçlandırma ve harcamalarda gösterilerek açık seçik belirtilir. Bu tür yetkilendirmenin dışında kalan bütün borçlandırma ve harcamalar karara dayandırılır. Her türlü belgeler ile Ada Yönetiminin hesaplarından para çekilirken en az iki imza kullanılması zorunludur” şeklinde geçmektedir. 

Bu hizmetler 29. Maddenin 4. Fıkrasına göre “4-Ada Yönetim Kurulu tarafından yerine getirilmesi öngörülen yukarıdaki hizmetler, Ada Temsilciler Kurulunca yetki verildiği takdirde sözleşme yapılarak bir gerçek ya da tüzel kişiye yaptırılabilir.”

Mali işlerle ilgili hesap verme sorumluluğu Kanunun 39. ve 41 maddelerinde yer almaktadır. Hesap verme başlıklı 39. Madde “Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda eğer böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, anagayrimenkul dolayısiyle o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabına vermekle yükümlüdür” şeklindedir. 

Yönetimin denetlenmesi ne ilişkin 41. Maddesinde ise “Kat maliklerinin yarısı isterse, bunların arsa payları ne olursa, olsun yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi yöneticiden istenebilir” ifadesi vardır.

Yönetim Planımızın Blok Yöneticiliği ile ilgili 19. Maddesinin 1. Fıkrasında bu sorumluluk“Yönetici, her yıl Haziran ayında yapılacak toplantıda o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabını vermekle yükümlüdür, (bütçe yapılmamışsa) Yönetici bu amaçla gelir ve gider durumunu gösteren bir raporu toplantı çağrısıyla birlikte kat maliklerinin bilgisine sunar. Yönetici yaptığı giderleri belgeleri ve bütün gider belgelerini gerektiğinde incelenmek üzere bir dosyada saklar” şeklinde düzenlenmiştir.

Bu konu Yönetim Planımızın 29. Maddesinin 1. Fıkrasında Ada Yönetim Kurulu için “Ada Yönetim Kurulu en geç iki yılda bir Ada Temsilciler Kurulunun yapacağı ilk olağan toplantıda o tarihe kadar görülen hizmetlerin, elde edilen gelirlerle yapılan giderlerin hesabını vermekle yükümlüdür. Bu amaçla gelir-gider durumunu gösteren bir raporu, Ada Temsilciler Kurulu üyelerinin bilgisine toplantıdan en az bir hafta önce imza karşılığı sunar. Bu raporu, toplantıdan yine bir hafta önce her bloğun duyuru tahtasına asarak öteki kat maliklerinin de bilgisine sunar. Bu hesaplara ilişkin her türlü belgenin Toplu Yapı Yönetim Kurulu sorumluluğunda yasal süresi boyunca saklanmasını, Başkan gözetir. Devir teslim tutanaklarının da birer örneğini saklar” ifadeleriyle yer almış bulunmaktadır.

Yönetim Planımızda yer alan bazı hususlar sadece Ada yönetim kurulu içindir. Bunlardan birisi ortak gider payı (aidat) ve gecikme tazminatının istenmesi ile ilgilidir. (29. Maddenin d fıkrası) “d-Ada Yönetim Kurulu ortak gider payını (aidatını) ve gecikme tazminatını KMK.'na dayanarak, bağımsız bölümden kiracı olarak veya başka sebeple devamlı olarak yararlanandan da isteyebilir. Ancak kiracının sorumluluğu ödemekte olduğu kira bedeli ile sınırlıdır. Kiracı yaptığı ödemeyi kira borcundan düşer. Ortak gider payının (aidatın) ödeme yükümlüsü kat maliki olduğundan yukarıdaki fıkraya göre tahsilat takibi yapılıyor olması, bağımsız bölüm sahibinden de yükümlülüğü yerine getirmesini istemeye engel değildir. Onun sorumluluğu ortadan kalkmaz.” 

Diğeri dava açma yetkisini düzenlemektedir. (29. Maddenin f fıkrası) “f-Ada Yönetim Kurulu kat mülkiyetine ilişkin borç ve yükümlülüklerini yerine getirmeyen kat maliklerine ve yürütmeye yetkili olduğu hizmetler nedeniyle üçüncü kişilere karşı Ada'daki bütün kat maliklerini temsilen dava açar, icra takibinde bulunur. Bu çerçevede açılacak davalarda, davalı olarak Ada'yı temsil eder. Bu davaların gerektirdiği avukatlık ücreti ile her türlü yargılama giderleri ortak giderden karşılanır.” 

Bir diğeri sözleşmesi feshedilen veya sona eren kapıcı, bekçi vb. görevlilerle ilgilidir. (29. Maddenin g fıkrası) "g-Ada Temsilciler Kurulu kararı ile veya bunun kurulun verdiği yetkiye dayanarak kendisi tarafından sözleşmesi feshedilen veya sona eren kapıcı, bekçi vb. görevlilerin oturdukları yerlerin 15 gün içinde boşaltılmasını sağlar; bu amaçla yerel mülki amirliğe başvurur.”

Yönetim Planımızda yer alan diğer bazı hususlar da Toplu Yapı yönetim kurulu içindir. Örneğin 41. Maddenin ı fıkrası seçimlerin koordinasyonu hakkındadır. “ı-Seçim dönemlerinde, blok ve Ada'larda yapılacak seçimler için takvim yapar; eşgüdüm amacıyla tutanak ve vekalet gibi kırtasiyeleri tek biçimde belirler, dağıtır” 

Benzer bir görevi de  41. Maddenin i fıkrasında “i-Toplu Yapı Yönetim Kurulunun kararlarına uymayan, uymakta geciken, aykırı karar alan veya eylemde bulunan Ada Kurullarının, bu davranışlarını değerlendirmeleri için o Ada'ların Temsilciler Kurullarını toplar. Toplama nedenine göre düzenlenecek gündemin sonunda, Temsilciler Kurulunun Yönetim Kurulu hakkında göreve devam edip etmeyeceğine ilişkin karar alınmasını ister” şeklinde geçmektedir.

Toplu Yapı yönetim kurulunun 41. Maddenin a fıkrası ile düzenlenen “a-Kat Mülkiyeti Kanunu ile bu yönetim planının, blok yönetimlerinde, Ada yönetimlerinde yanlışsız ve eksiksiz uygulanmasını gözetir, izler, sonuç alınmasına çalışır” şeklinde ifade edilen Site Yönetimine has gözetme, izleme ve sonuç alınmasını yönlendirme görevi bulunmaktadır. 

Benzer bir konu bürokratik ve merkezi hizmetlerle ilgili olarak 41. Maddenin e fıkrasında yer almaktadır. “e-Ada yönetimlerinin bürokratik hizmetlerini sağlayıcı düzenlemeler yapar, bu amaçla görevliler çalıştırır. Ada Yönetim Kurulu Başkanlarının bu tür hizmetlerden yararlanması, kesinlikle Toplu Yapı Yönetim Kurulu Başkanı aracılığı ile ve O'nun yönergelerine uygun sağlanır. Toplu Yapı Yönetim Kurulu Başkanı, merkezi hizmetleri görür, sürdürür, Ada Yönetim ve Denetim Kurulu Başkanlarının ihtiyaç ve dileklerini dinler, çözümler üretir; her Ada Başkanının görevliler üzerinde ayrı ayrı üstlük davranışları sergilemesine engel olur.”

Son olarak Yönetim Planımız 41. Maddenin f,g ve h fıkraları ile Toplu Yapı yönetim kuruluna temsil, ortak kullanım yapı ve alanlarının işletilmesi ve kamuya açık alanların bakım-onarım ve temizliği konusunda da görevler vermiş bulunuyor. 

Nitekim bu hususlar “f- Park Eymir Toplu Konutlarını üçüncü kişiler önünde Toplu Yapı Yönetim Kurulu Başkanı temsil eder. Bu sıfatla gerektiğinde davalar açar; açılacak davalarda taraf olur. g-Ortak kullanım yapı ve alanlarının işletilmesine yönelik çalışmalara katılır; hukuksal ilişkilerin elverdiği oranda, bu amaçla yapılacak düzenleme ve sözleşmelerde görüş bildirir. h-Kamuya açık alanların bakım-onarım ve temizliğinde ilgili idarelerle işbirliği kurarak hizmet verir” şeklinde ifade edilmişler.

Yönetim Planımızda yer almayan ancak kanunda ifade edilmiş amir hükümler de vardır. Bunların Yönetim Planımızda herhangi bir şekilde yer almaması uyulmayacağı anlamına gelmez. Aksine, kanundaki “yönetici” kavramı site yönetiminde Blok, Ada ve Toplu Yapı yönetimleri için de esas alınması gereken ortak bir kavramdır. Zaten kanunun düzenleniş biçimi genel bir çerçeve niteliğinde olduğundan yönetim planında olmasa bile bu görev, yetki ve sorumluluklar hepsi için geçerlidir. Kaldı ki bunlar daha ziyade hukuki konulardır.

Örneğin İşletme projesinin yapılması ile ilgili 37. Maddesinde (Değişik: 13/4/1983 - 2814/12 md.) “Kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararları, İcra ve İflas Kanununun 68 inci maddesinin 1 inci fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır” denmektedir. 

Bir başkası 35. Maddenin g fıkrasında “g) Anagayrimenkulü ilgilendiren bir sürenin geçmesinden veya bir hakkın kaybına meydan vermiyecek gerekli tedbirlerin alınması;” şeklinde geçmektedir. Diğeri de bu kez aynı maddenin i fıkrasında “i) Kat mülkiyetine ilişkin borç ve yükümlerini yerine getirmiyen kat maliklerine karşı dava ve icra takibi yapılması ve kanuni ipotek hakkının kat mülkiyeti kütüğüne tescil ettirilmesi;” ifadesiyle yer almaktadır.

Görev, yetki ve sorumluluklar bahsini burada kapatırken, haklarla ilgili de bir kaç hususu kısaca belirtmekte yarar vardır.  Zira hakları, yöneticinin görev, yetki ve sorumlulukları gibi hukuk açısından tüm yöneticiler için geçerli aynı çerçeve içinde değerlendirmek gerekir. 

Örneğin 35. Maddenin k fıkrası yöneticilere “k) Kat malikleri kurulunun toplantıya çağırılması” olarak ifade edilen ortak bir görev ve yetki sağlamaktadır. Yine 38. Maddeyle düzenlenen yöneticilerin hukuki sorumluluklarıyla ilgili genel kural “Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur. Kat malikleri kurulu, ada temsilciler kurulu veya toplu yapı temsilciler kurulu kararlarının iptaline ilişkin davalar, kat maliklerini temsilen yöneticiye, toplu yapılarda ise ada temsilciler kurulu veya toplu yapı temsilciler kurulunca seçilen yöneticiye husumet yöneltilmesi suretiyle açılabilir. Yönetici, açılan davayı bütün kat maliklerine ve ada veya toplu yapı temsilciler kuruluna duyurur. Kurul kararının iptali halinde bu konudaki yargılama giderleri ortak giderlerden karşılanır” şeklindedir.

Aynı şekilde yöneticilerin hakları da 40. Maddede düzenlenmiştir. Buna göre sorumluluğu gibi “Yönetici, kaide olarak vekilin haklarına sahiptir.” Yani “Kat malikleri, kendilerine düşen borçları ve yükümleri yönetici tarafından noterlikçe yaptırılan ihtara rağmen vaktinde ve tamamen yerine getirmezlerse, yönetici, hiçbir tazminat ödemeye mecbur olmaksızın, kendine ait sözleşmeyi feshedip yöneticilikten çekilerek bu yüzden uğradığı zararın tazminini kat maliklerinden isteyebilir.” 

Ayrıca “Yönetici, yönetim planında veya kendisiyle yapılan sözleşmede bir ücret tayin edilmemiş olsa bile, kat maliklerinden uygun bir ücret istiyebilir, (Değişik: 13/4/1983 - 2814/13 md.) Kat malikleri kurulu, kat malikleri arasından atanmış yöneticinin normal yönetim giderlerine katılıp katılmayacağı, katılacaksa, ne oranda katılacağını kararlaştırır. Bu yolda, bir karar alınmamış ise, yönetici yönetim süresince kendisine düşen normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaz.”

---

[1] III - Anagayrimenkulün genel giderlerine katılma : Madde 20 – (Değişik birinci fıkra: 13/4/1983 - 2814/9 md.) Kat maliklerinden her biri aralarında başka türlü anlaşma olmadıkça:

a) Kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderlerine ve bunlar için toplanacak avansa eşit olarak;

b) Anagayrimenkulün sigorta primlerine ve bütün ortak yerlerin bakım, koruma, güçlendirme ve onarım giderleri ile yönetici aylığı gibi diğer giderlere ve ortak tesislerin işletme giderlerine ve giderler için toplanacak avansa kendi arsa payı oranında; (1)  Katılmakla yükümlüdür.

c) Kat malikleri ortak yer veya tesisler üzerindeki kullanma hakkından vazgeçmek veya kendi bağımsız bölümünün durumu dolayısıyla bunlardan faydalanmaya lüzum ve ihtiyaç bulunmadığını ileri sürmek suretiyle bu gider ve avans payını ödemekten kaçınamaz. (Değişik: 13/4/1983 - 2814/9 md.) Gider veya avans payını ödemeyen kat maliki hakkında, diğer kat maliklerinden her biri veya yönetici tarafından, yönetim planına, bu Kanuna ve genel hükümlere göre dava açılabilir, icra takibi yapılabilir. Gider ve avans payının tamamını ödemeyen kat maliki ödemede geciktiği günler için aylık yüzde beş hesabıyla gecikme tazminatı ödemekle yükümlüdür. (1)

Birinci fıkradaki giderlere, kat maliklerinden birinin veya onun bağımsız bölümünden herhangi bir suretle faydalanan kişinin kusurlu bir hareketi sebep olmuşsa, gidere katılanların yaptıkları ödemeler için o kat malikine veya gidere sebep olanlara rücu hakları vardır. 

[2]IV - Kararlar: Madde 32 – Anagayrimenkul kat malikleri kurulu tarafından, sözleşme, yönetim planı ve kanun hükümleri uyarınca verilecek kararlara göre yönetilir.

Bütün kat malikleriyle külli ve cüzi halefleri, yönetici ve denetçiler, kat malikleri kurulunun kararlarına uymakla yükümlüdürler.

Anagayrimenkulün kullanılmasından veya yönetiminden dolayı kat malikleri arasında veya bunlarla yönetici ve denetçiler arasında veya denetçilerle yöneticiler arasında çıkan anlaşmazlıklar, kat malikleri kurulunca çözülür ve karara bağlanır.

Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.

Bir husus hakkında ilerde çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kaide olarak ona göre çözülür.