200 13 Kasım 2014 Perşembe 19:30 SİTE YÖNETİMİ........................Bir İşletme Projesi olarak bütçe, görüşülmesi, hak ve sorumluluklar

Bir İşletme Projesi olarak bütçe, görüşülmesi, hak ve sorumluluklar

Ortak hizmetler, kişilerin tek başlarına yapamayacakları ancak karşılanması zorunlu olan ihtiyaçlardır. Bu ihtiyaçlar da ancak bu amaçla oluşturulmuş yönetim organlarınca yerine getirilebilir. Zira bu hizmetlerin yerine getirebilmesi birtakım harcamalar yapılması ve bunun için yeteri kadar gelir toplanmasını gerektirmektedir.

Doğal olarak da yöneticiler bu hizmetler için ne kadar harcama yapabileceklerini, harcamanın hangi gelir kaynaklarıyla sağlanacağını bilmek durumundadırlar.

İşte Bütçe dediğimiz şey, gelecek yıl için gerçekleşmesi öngörülen gelir ve giderlerin tahmin edilmesi olarak karşımıza çıkar. Bir tablo olarak düzenlendiğinde öngörülen giderlerin ve bu harcamayı karşılayacak kadar gelirin birbirine denk olması demektir. Bu dengenin adı kısaca bütçedir.

Bütçe yaparken önce giderler tahmin edilir. Böylece zorunlu ihtiyaçlar tespit edilmiş olur. Ardından, bu giderlerin yapılabilmesi için gerekli gelirin nereden ve ne kadar sağlanabileceği üzerinde düşünülür. Ancak bütün bu çalışmalar birkaç ay öncesinden başlayan bir hazırlık sürecini gerektirir. Rakamların netleşmesi bir takım ön çalışmalara, projelere, mutabakatlara, hesaplamalara, bazen de prensip kararlarına ihtiyaç gösterir. 

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 37. Maddesi [1]“Kat Malikleri Kurulu tarafından kabul edilmiş bir İşletme Projesi yoksa, Yönetici veya Yönetim Kurulu tarafından gecikmeksizin İşletme Projesi yapılır” der. Burada sözü geçen İşletme Projesinden maksat, anagayrimenkulün, Kat Maliklerinin ya da bunların oluşturduğu site yönetimi organlarının (Blok, Ada, Toplu Yönetim) bütçeleridir.

Bütçe, yönetici ya da yönetim kurullarının gelecek dönem harcamalarını ve gelirlerini tahmin etmelerine yarayan hukukî, malî bir belgedir. Harcama ve gelirleri ayrıntılı biçimde gösterir. Onlara belli bir dönem için harcamaların yapılması, gelirlerin toplanması konusunda yetki ve izin verir.

Bu çerçevede İşletme Projelerinde Anataşınmaz yönetiminin bir yıllık tahmini giderleri (görevli ücretleri, kıdem tazminatı fonu, bakım onarım giderleri, su, elektrik, temizlik malzemesi, kırtasiye ve yönetim giderleri vs.) ile gelirler (aidat, avans, kira vs.)  yer alır.

Yıllık bütçelerin görüşüldüğü toplantılarsa, sonuçta hukuki bir belge üreten her yıl tekrar eden karar süreçleridir. Bütçenin görüşülüp karara bağlanması yönetici ya da yönetim kurulları için bir yetki ve izin kaynağıdır. Aynı zamanda yıllık çalışma programı ve sorumluluklarını da belirler.

Bu nedenle her toplantı için gündem belirlenmesi ve duyurulması hususu özellikle bütçe görüşmelerinin yapılacağı toplantılarda çok daha önem kazanır. Gündem toplantı tarihinden en az onbeş gün önce kat maliklerine iletilmelidir. Toplantıya katılması beklenenlere toplantı sebebi ve gündemi içeren çağrı kağıdı imza mukabili ya da taahhütlü mektupla ulaştırılır. 

Toplantıda konuşulacak konuların önceden belirlenmesi ve önceden katılacaklara bildirilmesi toplantının verimli geçmesine yardımcı olur. Aksi takdirde davet edilen katılımcılar, bütçe gibi önemli bir konuya hazırlıksız geleceği için toplantı karışıklık, belirsizlik ve güvensizlik içinde geçer.

İnsanların gelecek dönemde ne ödeyecekleri ve karşılığında hangi ortak ihtiyaçlarının karşılanıp, hangi hizmetleri alacaklarının görüşüldüğü kritik bir toplantıda toplantı adabına uymak herkes için bir zorunluluktur. Katılanlar, bütçe gündemine uymadıklarında toplantı tam bir zaman kaybı olur ve iş askerlik hatıralarının anlatılmasına kadar gidebilir.

Toplantıda herkesin aynı dilden konuşması önemlidir. Bu da toplantı öncesi dağıtılacak bütçe taslağı ve açıklamaları ile sağlanabilir. Zira herkes için faydalı olanın anlaşılması, daha fazla bilgi ve şeffaflık gerektirir. Bu yönde ortak bir özen ve çaba olmazsa bu tür toplantılar yalnızca daha fazla sorun üretirler.

İnsanlar bir araya geldiğinde hep geçmişi ele almaya ve hesap sormaya eğilimlidir. Ancak hep geçmiş konuşulursa, eleştiriler ve suçlamalar başlar ve gündemden sapılmış olur. Toplantılarda geçmişten ziyade geleceğe yönelinmelidir. Belki, geçmişin sorunları kısaca ele alınıp analiz edildikten sonra geleceğin risk ve fırsatlarına yönelmek daha iyi sonuçlar verecektir.

Toplantı kararının imzalanması ile Bütçe yani İşletme Projesi kesinleşmiş olur. 634 sayılı KMK’nun 37. maddesi bu projenin, kat maliklerine veya bağımsız bölümden yararlananlara, imza karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilmesini öngörmektedir. Yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenecek ve hakkında nihai karar verecektir. Bu gerekiyorsa yeni bir proje yapılmasını da içerir.

Bütçe konusu bir toplu yapı sistemi organı olan Ada temsilciler kurulu için Park Eymir Toplu Yapı Yönetim Planının 22. Madde e) fıkrasında “e) Kat maliklerinin ortak gidere katılım paylarını (aidatı) da belirleyen yıllık İşletme Projesini (bütçeyi) görüşüp karara bağlar. Bu konuda karar verilirken Toplu Yapı Temsilciler Kurulunca kabul edilmiş toplu yapı bütçesi giderlerinden Adaya düşen pay kesinlikle hesaba katılır”  [2] şeklinde ifade edilmiştir.

Aynı şekilde Toplu Yapı Temsilciler Kurulu da gerek aidat hesaplarının tutulması, gerekse diğer muhasebe hizmetleri ve bütçe bakımından merkezi bir role sahiptir. Bu konu yönetim planının 28. maddesinde  “…Ada Yönetim Kurullarının aidat hesaplarının tutulması, muhasebe hizmetlerine benzer görevlerinin her Ada'da ayrı ayrı örgütlenip izlenmesinin maliyet artırıcı özelliğinden ötürü, Toplu Yapı Temsilciler Kurulu ilke kararlarının ışığı altında Toplu Yapı Yönetim Kurulu yönetimindeki bir merkezden sürdürülür. Toplu Yapı Temsilciler Kurulu her yıl Ada Yönetim Kurullarının bütçelerini hazırlamalarından önce Toplu Yapı Yönetim Kurulunun hazırlayacağı Toplu Yapı Yönetimi Bütçesini görüşüp karara bağlar. Ada Yönetimi Bütçeleri bu bütçe dikkate alınarak hazırlanır. Yani Ada Yönetimleri bütçeleri Toplu Yapı Yönetimi Bütçesini de içerir, kapsar” [3] şeklinde yer almaktadır.

Görüldüğü üzere site yönetiminde bütçe süreci Bloklar, Ada ve Toplu Yönetim organlarının birbirine bağlı, biri diğerini etkileyen koordineli kararlarıyla oluşmaktadır.  Hem bu açıdan hem de tabiatı itibariyle toplantılar demokratik platformlardır. Demokratik teamüllere uygun işlemeli, adil bir şekilde yönetilip sonuçlandırılmalıdırlar.

Örneğin Ada ya da Toplu yönetimi dikkate almayan bir Blok yöneticiliği sözkonusu olamaz. Aynı şekilde, Bloklardaki kat maliklerinin çıkarlarını ve haklarını gözetmeyen üst kurul toplantıları geçerli olsa bile demokratik olmaz.

Böyle toplantılar konuşma sırasını, makama, zenginliğe ya da protokole uygun veren resmi toplantılara benzer. Orta ve alt kademe katılımcılar için yalnızca "dinleyici" hatta figüran rolü verilmiştir. Böyle bir yönetimden hakkaniyetli sonuçlar beklenemez. Yaptıkları antidemokratik toplantılar da bilinen çözümleri tekrarlar, herkes için yararlı yeni fikir ve projeler ortaya çıkaramazlar. Sonuç tam bir kakafonidir.

Öte yandan sadece bütçe değil tüm toplantılarda kişiler ya da olaylar değil somut öneriler tartışılmalıdır. Gündemdeki konulardan sapılırsa o zaman toplantı odasının bir mahkeme salonuna dönüşmesi tehlikesi vardır. Zaten toplantıya tedirgin, vehimli ve şüpheler içinde gelen insanlarla verimli ve üretken bir görüş alışverişi yapılamaz.

Kaldı ki kanunun 38. maddesine [4] göre Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir hukuki vekil gibi sorumludur. Bu sebeple Kat malikleri kurulu, ada temsilciler kurulu veya toplu yapı temsilciler kurulu kararlarının iptaline ilişkin davalar, kat maliklerini temsilen yöneticiye, toplu yapılarda ise ada temsilciler kurulu veya toplu yapı temsilciler kurulunca seçilen yöneticiye husumet yöneltilmesi suretiyle açılabilir. Yönetici, açılan davayı bütün kat maliklerine ve ada veya toplu yapı temsilciler kuruluna duyurur.

Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda eğer böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabına vermekle yükümlüdür. Kat maliklerinin yarısı isterse, bunların arsa payları ne olursa, olsun yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi yöneticiden istenebilir.

Sorumluluk maddesinde olduğu gibi hak konusunda da Yönetici, kaide olarak vekilin haklarına sahiptir. 40. Madde [5] yöneticinin haklarını düzenlemektedir. Bu nedenle Kat malikleri, kendilerine düşen borçları ve yükümleri yerine getirmezlerse, yönetici, kendine ait sözleşmeyi feshedip yöneticilikten çekilerek bu yüzden uğradığı zararın tazminini kat maliklerinden isteyebilir. Ayrıca yönetici, yönetim planında veya kendisiyle yapılan sözleşmede bir ücret tayin edilmemiş olsa bile, kat maliklerinden uygun bir ücret isteyebilir.

Kat malikleri kurulu, kat malikleri arasından atanmış yöneticinin normal yönetim giderlerine katılıp katılmayacağı, katılacaksa, ne oranda katılacağını kararlaştırır. Bu yolda, bir karar alınmamış ise, yönetici yönetim süresince kendisine düşen normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaz. 

---

[1] 3. İşletme projesinin yapılması: Madde 37 – (Değişik: 13/4/1983 - 2814/12 md.) Kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapar.

Bu projede özellikle:

a)Anagayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini olarak gelir ve gider tutarları;

b)Tüm giderlerden her kat malikine, bu Kanunun 20 nci maddesindeki esaslara göre düşecek tahmini miktar;

c)Tahmini giderlerle diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere her kat malikinin 20 nci maddedeki esaslara göre vermesi gereken avans tutarı;

Gösterilir.

Bu proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında, karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır.

Kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararları, İcra ve İflas Kanununun 68 inci maddesinin 1 inci fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır.

[2] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 2. BÖLÜM, Ada Yönetimi, A- ADA TEMSİLCİLER KURULU, Oluşması, Yetki Alanı ve Görevleri, Madde 22- e)

[3]   PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 3. BÖLÜM, Toplu Yapı Yönetimi, A- TOPLU YAPI TEMSİLCİLER KURULU, Oluşması, Yetki ve Sorumlulukları, Madde 32-1)

[4] III - Sorumluluğu: 1.Genel kural:  Madde 38 – Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur. (Ek fıkra: 14/11/2007-5711/19 md.) Kat malikleri kurulu, ada temsilciler kurulu veya toplu yapı temsilciler kurulu kararlarının iptaline ilişkin davalar, kat maliklerini temsilen yöneticiye, toplu yapılarda ise ada temsilciler kurulu veya toplu yapı temsilciler kurulunca seçilen yöneticiye husumet yöneltilmesi suretiyle açılabilir. Yönetici, açılan davayı bütün kat maliklerine ve ada veya toplu yapı temsilciler kuruluna duyurur. Kurul kararının iptali halinde bu konudaki yargılama giderleri ortak giderlerden karşılanır.

[5] IV - Hakları: Madde 40 – Yönetici, kaide olarak vekilin haklarına sahiptir.

Kat malikleri, kendilerine düşen borçları ve yükümleri yönetici tarafından noterlikçe yaptırılan ihtara rağmen vaktinde ve tamamen yerine getirmezlerse, yönetici, hiçbir tazminat ödemeye mecbur olmaksızın, kendine ait sözleşmeyi feshedip yöneticilikten çekilerek bu yüzden uğradığı zararın tazminini kat maliklerinden isteyebilir.

Yönetici, yönetim planında veya kendisiyle yapılan sözleşmede bir ücret tayin edilmemiş olsa bile, kat maliklerinden uygun bir ücret isteyebilir, (Değişik: 13/4/1983 - 2814/13 md.) Kat malikleri kurulu, kat malikleri arasından atanmış yöneticinin normal yönetim giderlerine katılıp katılmayacağı, katılacaksa, ne oranda katılacağını kararlaştırır. Bu yolda, bir karar alınmamış ise, yönetici yönetim süresince kendisine düşen normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaz.