Toplantı yönetimi, vekalet kullanımı ve karar süreci
Yönetim insan, kaynak ve araçları belli bir amaç
istikametinde yönlendirip götürmek olarak tarif ediliyor. Bu nedenle günümüz
örgütlerinde planlama, organizasyon, uygulama, koordinasyon ve değerlendirme aşamaları
tüm yönetim sürecinin olmazsa olmaz parçaları. Sonuçları görmek, olacakları ve geleceği öngörebilmek de oldukça yaşamsal bir öneme sahip. Bu bağlamda çalışma
hayatının önemli araçlarından birisidir toplantılar.
Toplantılar örgüt, şirket, kurum ya da kuruluşlar için
vazgeçilmez bir iletişim, danışma, tartışma ve karar alma platformudur.
Birlikte çalışma ve katılım gerektiren karar alma zorunlulukları
da toplantıları kaçınılmaz kılmaktadır. Ancak, doğru planlanıp uygulandığında
çok önemli bir araç iken, baştan savma ve verimsiz toplantılar herkes için daha
en başta çok değerli olan zamanın boşa harcanması demektir. [1] Kaynak
israfı ve büyük zararlara yol açan, geri dönülmesi zor istenmeyen sonuçlardan
söz etmiyorum bile.
Neticede her toplantının asıl hedefi, doğru
sonuçlar elde etmektir. O halde hedefe ulaşmada en önemli etken olan toplantı
yönetimi ihmal edilemez. Zira, toplantılar yönetim sürecinin en önemli
araçlarından biri olmakla beraber etkin yönetilemediği takdirde başarısızlığın nedeni
de olabilirler.
Her şeyden önce kurul Başkanlarının bazı hususlara dikkat
ve özen göstermesi beklenir. Örneğin, bizzat kendisi toplantıya hazırlıklı ve zamanında
gelip saatinde başlatmalıdır.
İkinci dikkat edilmesi gerekli husus; toplantının
yapılabilmesi için mevzuatta öngörülen çoğunluğun hazır bulunmasıdır. Bu
sebeple Başkan katılanların imzaladığı hazirun cetvelini kontrol etmelidir. Zira
toplantıya gelenlerin bir kısmının vekalet durumu olabilir. Bu sebeple site
yönetiminde vekalet konusunun bilinmesi de stratejik öneme sahiptir.
Oy hakkı ve vekalet kullanımı 634 Kat Mülkiyeti
Kanununun 31. maddesinde düzenlenmiştir.
[2]
Buna göre toplantıda her malik, arsa payı oranına bakılmaksızın, bir tek oy
hakkına sahiptir. Şayet birden fazla bağımsız bölüme sahipse, bunların her biri
için ayrı bir oy hakkı vardır. Ancak malik olduğu bağımsız bölüm sayısı ne
olursa olsun, oy sayısı bütün oyların üçte birinden fazla olamaz.
Bu konu yönetim planının 12. Maddesinin a)
fıkrasında [3]“Blok Kat Malikleri Kurulunda her kat maliki,
bağımsız bölümüne bağlı arsa payının miktarı ne olursa olsun, bir oy hakkına
sahiptir. Aynı blokta bir kişi birden çok bağımsız bölüme malikse, her bağımsız
bölüm için ayrı bir oy hakkına sahiptir. Ancak bir şahsın kullanabileceği oy
sayısı Blok Kat Malikleri Kurulundaki bütün oyların üçte birinden fazla olamaz.
Oy hesabı yapılırken kesirler göz önüne alınmaz” şeklinde geçmektedir.
Aynı Yönetim Planımıza göre Ada Temsilciler Kuruluna
Katılma ve Oy Hakkı 23. Maddenin a) fıkrasında düzenlenmiştir. Buna göre “a) Ada Temsilciler Kurulu üyelerinin her
biri, temsil ettikleri bloktaki bağımsız bölüm sayısı kadar oy hakkına
sahiptir.” [4]
Toplu Yapı Temsilciler Kurulu üyelerinin Kurula
Katılma ve Oy Hakları ise yönetim planımızın 33.maddesinde düzenlenmiştir. Buna
göre:
“Toplu Yapı
Temsilciler Kurulu üyelerinin her biri kurulda temsil ettiği bağımsız bölüm
sayısı kadar oy hakkına sahiptir. Kurulun belli bir toplantısına katılamayacak
olan bir üye temsil ettiği Ada Yönetim yada Denetim Kurulundan herhangi bir
üyeyi vekil olarak tayin edebilir. Vekil temsil yetkisini yazılı bir belge ile
kanıtlamak zorundadır.” [5]
Diğer taraftan 634 sayılı KMK’un sözkonusu 31.
Maddesi vekaleten oy kullanmayı da belirli şartlara bağlamıştır. Genel kural
her malikin, oyunu yetkili vekil eliyle kullanabilme hakkı olmasıdır. Ancak, bir
kişi, oy sayısının yüzde beşinden fazla vekalet kullanamaz. Fakat, kırk ve daha
az sayıdaki bağımsız bölüm için bir kişi, en fazla iki kişiye vekâlet edebilir.
Vekalet konusu Blok yönetimi için yönetim planının
12.maddesinin b,c,d ve e fıkralarında düzenlenmiştir.
b) Bir bağımsız bölüme (daire, büro,
dükkan vs.) birden çok malikse Blok kat Malikleri Kurulunda bunları içlerinden
vekalet verecekleri birisi temsil eder.
c) Kat maliklerinden biri medeni hakları
kullanma ehliyetinden yoksun (çocuk, akıl hastası vs.) ise, onun yerine kurula
kanuni velisi veya vasisi katılır.
d) Alınacak karar doğrudan doğruya kendini
ilgilendiren kat maliki görüşmelerde hazır bulunabilir, fakat oy veremez.
e) Kat maliklerinden biri yerine, kurula,
tayin edeceği bir vekil katılabilir ve oy verebilir ve seçilebilir. Bu vekil,
diğer kat maliki veya hariçten bir kişi olabilir. Ancak aynı kişi tüm oy
sayısının % 5'inden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez ancak, 40
(kırk) ve daha az sayıdaki kat mülkiyeti taşınmazlarda bir kişi en fazla iki
kişiye vekalet edebilir. Vekil tayin edilen kişi bunu yazılı bir belge ile
kanıtlamak zorundadır.
Yine Park Eymir Toplu Yapı Yönetim planımızın 23.
Madde b fıkrasına göre Ada temsilciler kurulunda vekalet kullanımı ise şöyle
düzenlenmiştir: “b) Kurulun belli bir
toplantısına katılamayacak olan üye, temsil ettiği bloktaki temsilcilerden bir
başkasını vekil atayabilir. Vekil temsil yetkisini yazılı olarak kanıtlamak
zorundadır. Bir üye birden fazla vekalet yetkisi kullanamaz.” [6]
Asıl ve vekil olarak çoğunluğun hazır olduğu
sonucuna varan başkan toplantıyı açar. Bu anlamda kısa bir açış konuşması uygun
olur. Zaten toplantının mutlaka bir gündemi vardır. O yüzden başkan açış
konuşmasında öncelikle o amaç ve gündemi de açıklar.
Başkan toplantının devamında kendisi fazla
konuşmamalı, tarafsız kalmalı ve gerektiğinde açıklama yapmalıdır. Bunun gibi toplantılarda
20-30 sayfalık raporların okunması etkili bir yarar sağlamaz. Çünkü, dikkat
dağılır ve konuyla kimse ilgilenmez, dinlemez ve etkilenmez. Ancak önceden
dağıtılmışsa özet bir sunum sağlıklı bir tartışma için yeterli olacaktır.
Başkan toplantıya katılanlara, sözlerinde, görüş ve
önerilerde serbest olmaları gerektiğini söyleyip rahatlatmalıdır. Böylece,
toplantının genel amacı her an göz önünde bulundurularak toplantıya
katılanların görüş ve önerilerinin tam olarak ortaya çıkmasını sağlayabilir.
Zira, unutulmamalıdır ki bir toplantının başarısı, katılanların tartışmaya ve
karara katılmasıyla sağlanır. Bu sırada toplantıda yapılan konuşmalar da
dikkatle dinlenmeli ve not edilmelidir.
Toplantının başında kimlerin, ne zaman ve ne kadar
konuşacağına karar verilirse bu önlem de yararlı olacaktır. Ancak burada özen
gösterilmesi gereken husus bu kuralın toplantı sırasında herkese adaletle
uygulanmasıdır. Böylece toplantının kontrollü katılımla devamı güvenceye
alınabilir. Buna dayanarak başkan toplantının yan konulara sapıp mihverinden
çıkmasına izin vermez. Ayrıca çok konuşan ve sık sık söz alan kişiler de
sınırlandırılabilir, konuşmacılara gerektiği kadar söz hakkı verilebilir.
Toplantıya katılanların dinamik ve enerjik tutulması
iyi olur. Ancak, bu arada çıkabilecek tartışmalara da nezaketle müdahale
edilmeli, gündem çerçevesinde ve adaletle herkesin esas konu üzerinde görüş
bildirmesine imkan sağlanmalıdır. Ayrıca, tartışmalara katılan görüş, eleştiri
ve öneri sahiplerine samimi bir şekilde teşekkür etmek, toplantı ortamına
manevi ve psikolojik açıdan olumlu bir tesir yapacaktır.
Diğer taraftan olumsuz sataşmalar, alaycı
davranışlar, iğneli ve kinayeli konuşmalar toplantı ortamını sabote eder. Bu
sebeple, böyle davranışlar ve bu yola başvuranlar onaylanmamalı, destekliyormuş
gibi görünmemelidir. Üyeler arasında doğan çatışmaların büyütülmeden
çözümlenmesi ve önlenmesi toplantının sağlığı açısından kritiktir.
90 dakikadan fazla sürebilecek toplantılarda araya
uygun bir dinlenme ve ikram molası vermek yararlı olacaktır. Zira uzun süren
bir toplantının sonlarına doğru sağlıklı bir karara varmak oldukça zor olur. Bu
yüzden karara temel olacak fikir ve öneriler sıkıştırılmamalı, aceleye
getirilmemeli ve en sonda yeniden vurgulanarak toparlanmalıdır.
Böylece, toplantının amacına ulaşması ve gerekli
kararın alınması sağlanmalıdır. Yeterli bir görüş alış verişinden sonra artık
gündemdeki her konu özetlenip karara bağlanabilir. Kararların oy çokluğu ile
değil oy birliği ile alınmasına gayret edilmelidir. Oy çokluğu da geçerlidir
ancak, karara muhalif olanların uygulamayı engelleyebilecekleri dikkate
alınmalıdır.
Bir toplantı sonucunda olmazsa olmaz şeylerden en
önemlisi, düzenlenecek toplantı tutanağının katılanlara imzalattırılmasıdır. Kararların
yazılı olması zaten genel bir kuraldır. Bu süreçte de etkin olan ve son sözü
söyleyen başkan toplantıyı mutlaka yine öngörülen zaman içinde bitirmelidir.
[1] Yöneticilerin
Toplantı Yönetimi Becerileri Ve Çalışanların Kararlara Katılma Düzeyleri Arasındaki
İlişkinin Değerlendirilmesi, Prof. Dr. Canan Çetin, İstanbul Ticaret Odası Yayın No: 2008-14,
İstanbul, 2008
[2] III - Oya katılma: Madde 31 – Her kat maliki, arsa payı
oranına bakılmaksızın, bir tek oy hakkına sahiptir.
Anagayrimenkulde birden
ziyade bağımsız bölümü olan kat maliki, her bağımsız bölüm için ayrı bir oy
hakkına sahiptir; bununla beraber onun malik olduğu bağımsız bölümlerin sayısı
ne olursa olsun, sahip olacağı oy sayısı bütün oyların üçte birinden fazla
olamaz; oy hesabı yapılırken kesirler gözönüne alınmaz.
Bir bağımsız bölümün
birden ziyade maliki varsa, kat malikleri kurulunda bunları içlerinden vekalet
verecekleri birisi temsil eder. Kat maliklerinden biri ehliyetsiz ise onu
kanuni mümessili temsil eder.
Alınacak karar doğrudan
doğruya kendini ilgilendiren kat maliki görüşmelerde hazır bulunabilir, fakat
oya katılamaz. (Değişik son fıkra: 14/11/2007-5711/16 md.) Kat maliklerinden
biri, oyunu yetkili vekil eliyle kullanabilir. Bir kişi, oy sayısının yüzde
beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil tayin edilemez. Ancak, kırk ve daha az
sayıdaki kat mülkiyetine tâbi taşınmazlarda bir kişi, en fazla iki kişiye
vekâlet edebilir.
[3] PARK
EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 1. BÖLÜM Blok
Yönetimi, A-BLOK KAT MALİKLERİ KURULU, Oluşması, Yetki Alanı ve Görevleri,
Madde 12-a)
[4] PARK
EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 2. BÖLÜM, Ada
Yönetimi, A- ADA TEMSİLCİLER KURULU, Kurula Katılma ve Oy Hakkı, Madde 23-a)
[5] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III.
KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 3. BÖLÜM, Toplu Yapı Yönetimi, A- TOPLU YAPI
TEMSİLCİLER KURULU, Kurula Katılma ve Oy Hakkı, Madde 33-
[6] PARK
EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 2. BÖLÜM, Ada
Yönetimi, A- ADA TEMSİLCİLER KURULU, Kurula Katılma ve Oy Hakkı, Madde 23-b)
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder