Dönem sonu işlemleri, mali tablolar ve kesin hesap
Bir
yılı daha geride bıraktık. Yeni bir yıla girerken hem geçmiş yılın hesabını hem
de bu yeni dönemin plan ve programını yapmak zorundayız.
Hayat
ve zaman devam ediyor. Yılın son günü ve yeni yılın ilk günü arasında yalnızca sanal
bir çizgi var. Ancak zamanı dilimlere bölmek, yaptıklarımızı ve yapacaklarımızı
buna göre düşünmek çok eski, neredeyse kadim bir bilgi. Aynı zamanda da büyük bir kolaylık tabi ki.
Bu yöntem hiç kuşkusuz faaliyetlerin mali boyutunu takip ettiğimiz muhasebe
işlemlerinde de geçerli.
Bu
anlamda hesap döneminin takvim yılı şeklinde uygulandığını bir kez daha
hatırlamalıyız. Takvim yılı ise bilindiği üzere, ocak ayının birinci günü başlıyor ve aralık
ayının son günü bitiyor.
Doğal
olarak Muhasebe kayıt ve hesapları da mali yıl esasına göre tutulmakta. Sonuçta para cinsinden ifade edilebilen her türlü ekonomik ilişki muhasebe
işlemlerinin de konusu. Blok/Ada/Site Yönetimlerinin de bu anlamda kendi içinde,
birbirleriyle, kat malikleriyle yada diğer üçüncü kişilerle muhtelif şekil ve
nitelikte ilişkileri var.
Parayla
ifade edilebilen bir ekonomik değer; herhangi bir ilişkiden doğduğunda, başka
bir şekle dönüştüğünde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda
muhasebeleştirilmesi gerekir. Böylece faaliyet gelir ve giderleri ile diğer muhasebe
işlemleri tahakkuk ettirildikleri mali yılın hesaplarında gösterilmiş olurlar. Bir
başka deyişle bütçe gelirleri tahsil edildiği, bütçe giderleri ise ödendiği
yılda muhasebeleştirilirler. Ayrıca bunlar belli aralık ve şekillerde de raporlanırlar.
Nakit
esaslı muhasebe işlemlerinde sadece giren ve çıkan paralar kayda geçer. Bu
sistemde nakde dönüşmeyen alacak, borç ilişkileri ve diğer tahakkuk işlemleri
görünmez. Bu sebeple böyle durumlar dönem sonlarında ayrıca çıkarılıp, liste ya da tablolaştırılmak
suretiyle raporlanır.
Tahakkuk
esaslı muhasebe işlemleri ise her şeyden önce çift taraflı bir kayıt sistemidir. Çünkü bir hesaba borç veya alacak
kaydedilen tutar, mutlaka başka hesap ya da hesaplara alacak veya borç kaydedilmelidir.
Ayrıca, muhasebe kayıtları ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltilebilirler. Düzeltme
işleminin gerekçesi ise o muhasebe işlemi belgesinde açıklanır.
Muhasebe işlemleri, bu konuda çalışan muhasebe görevlileri tarafından, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir
şekilde; hesap dönemi başında "1" den başlamak üzere hesap döneminin
sonuna kadar numaralandırarak kaydederler.
Çok
önemli olan bir diğer husus da Blok/Ada/Site Yönetimleri bütçe ödeneklerine
ilişkin her türlü muhasebe işleminin, bütçelerindeki sınıflandırmaya uygun
olarak ve muhasebe sisteminde belirlenen standart hesaplarda izlenmesidir.
Aynı şekilde bütçe uygulama sonuçlarını gösteren kesin hesaplar da, bütçelerindeki
sınıflandırmaya uygun olarak yine o muhasebe kayıtlarından çıkarılırlar. Bu hususlar
muhasebe işlemlerinin önceliği, olmazsa olmaz kaidelerindendir.
Ayrıca bütün
muhasebeleştirme işlemlerinin elbette ki belgelere dayandırılması zorunludur. Bu
belgeler, muhasebeleştirme işlemi gerektirirler ve neler (tahsilat makbuzu, ödeme belgesi, banka dekontu, muhasebe fişi vb.) oldukları ilgili mevzuatında
gösterilmişlerdir.
634
sayılı KMK kapsamındaki Blok/Ada/Site Yönetimlerinde, başta bu kanun, ilgili
mali mevzuat ve yönetim planlarına uygun şekilde kullanılacak standart belge düzeninin
oluşturulması Toplu Yapı Temsilciler Kurulu yetki ve sorumluluğundadır. [1]
Hesaplar
mali yıl esasına göre tutulur demiştik. Yani, işletme, kurum ve kuruluşlarına ait
gelir-giderler tahakkuk ettirildikleri, tahsil edildikleri ya da ödendikleri
mali yılın hesaplarında gösterilirler.
Blok/Ada/Site
Yönetimi faaliyetlerine ilişkin gelir-gider işlemleri de, tahakkuk esasına
dayalı olarak belirlenmiş gelir ve gider hesaplarında izlenir. Gelir ve gider hesapları ise,
bütçe ile ilgili olsun veya olmasın, genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine uygun olarak tahakkuk eden her türlü gelir ve giderin kaydına mahsustur.
Gerçekleşmemiş
gelir veya giderler gerçekleşmiş gibi ya da gerçekleşenler gerçek tutarından
farklı gösterilemez. Belli bir dönem ya da dönemlerin gerçeğe uygun faaliyet
sonuçlarını göstermek için, dönem ya da dönemlerin başında ve sonunda hesap
kesimi işlemleri yapılır.
Maddi
ve maddi olmayan duran varlıklar ile özel tükenmeye tabi varlıklar ve diğer
duran varlıklar için amortisman ve tükenme payı ayrılır. Diğer taraftan arızi ve olağanüstü
niteliğe sahip gelir ve giderler de meydana geldikleri dönemde tahakkuk ettirilir. Yine ihtiyatlılık ilkesi gereği tahsili şüpheli hale gelen alacaklar için hesaplanan karşılıklar da gider olarak muhasebeleştirilirler. Ancak, bu tür giderler normal faaliyet sonuçlarından ayrı (faaliyet dışı giderler) hesaplarda gösterilir.
Her
faaliyet döneminin sonunda, yönetici/yada yönetim kurulları, dönem sonu
işlemlerini yaparak yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas alınacak kesin
mizanın çıkarılmasını sağlarlar.
Dönem sonu işlemleri işte bu [2] geçici
mizanın çıkarılmasından sonra yapılır.
Mizan
cetvelleri, yevmiye defteri ile yardımcı defterlerden (Bilgisayar kayıtlarından) yararlanılarak ayrıntılı
olarak, ana hesap bazında ve her ayın sonu itibarıyla düzenlenirler. Blok/Ada/Site yönetimlerince de aynı şekilde detaylı, tek tip hesap planında yer alan hesaplardan aylık mizan ve yıllık geçici ve kesin mizanlar düzenlenmiş olur.
Mizan cetvellerinde;
her hesabın borç ve alacak sütunlarındaki tutarların, yevmiye ve yardımcı
defterlerindeki borç ve alacak toplamlarına ve borç sütunu toplamı ile alacak
sütunu toplamının birbirine eşit olması gerekir.
Geçici
mizan dönem sonu işlemleri yapılmadan önceki mizan cetvelidir. Dönem sonu
işlemleri bunu takiben yapılır. Dönem sonu işlemleri tamamlandıktan sonra sıra artık
kesin mizanın düzenlenmesine gelmiştir.
Kesin
mizanda faaliyet ve bütçe hesapları bakiye vermez. Yani, gelir ve gider hesapları görülmez. Faaliyet hesaplarında
kayıtlı gelir ve giderler farkı (kar-zarar, fazlalık ya da eksiklik) faaliyet sonucunu belirler. Bu karşılaştırma gelir tablosu dediğimiz mali tabloyu oluşturur.
Neticede bu (+) (-) faaliyet sonucu da öz kaynaklar hesap grubundaki dönem faaliyet sonuçları
hesaplarından ilgili olanına aktarılarak faaliyet hesapları kapatılmış olur. Bu
işlem aynı zamanda Muhasebe döneminin de kapatılması anlamına gelmektedir.
Öte
yandan bu işlemden sonra çıkarılan kesin mizanda borç ve alacak kalanı veren hesaplar hem dönem bilançosunu oluştururlar, hem de yeni muhasebe döneminin “1” numaralı açılış kaydı olarak
muhasebeleştirilirler.
Dönem
sonlarında diğer işletme, kurum ve kuruluşlar gibi Blok/Ada/Site yönetimlerince
de aşağıda sayılan temel mali tabloların [3] hazırlanması
söz konusudur.
Bunlar tahakkuk
esaslı muhasebe sisteminde Bilanço, Faaliyet Sonuçları (Gelir-Gider)Tablosu,
Bütçe Uygulama Sonuçları Tablosu, Nakit Akım Tablosu, Mali Varlık ve
Yükümlülükler Tablosu, Bütçe Giderleri ve Ödenekler Tablosu gibi raporlardır. Çıkarılan mizanlar
da, bu mali tablolarla birlikte belirlenen sürelerde bilgi, denetim ve onaya
sunulmak üzere hazırlanmış olurlar.
Kesin
mizanla birlikte ortaya çıkan Bilanço, tahakkuk esaslı muhasebe sisteminin dönem sonu
belgelerinden, Gelir tablosu ile birlikte belki de en önemlilerindendir.
Faaliyetlere
ilişkin dönem sonunda çıkarılan Bilançoların amacı; Blok/Ada/Site Yönetimi
tasarrufundaki kaynaklar ile bunlarla elde edilen varlıkların muhasebe
kayıtlarının yapılması, mali tablolarının hazırlanması ve raporlanmasıdır. Böylece,
belli bir tarihte işletmenin/kurum ya da kuruluşun mali durumu ilgililer için saydam ve
gerçeğe uygun olarak yansıtılabilmektedir.
Bilançolar, kabul görmüş muhasebe ilke ve standartlarına uygun olarak hazırlanır. Bu alandaki mevzuat, en başta VUK ve tek tip hesap planı olmak üzere kabul görmüş ve yerleşmiş muhasebe usullerini düzenlemektedir.
Bilanço,
işletme, kurum ve kuruluşların belli bir tarihteki varlıklarını, yabancı
kaynaklarını ve öz kaynaklarını gösteren tablolardır.
Sol tarafında varlıklar, sağ tarafında ise yabancı kaynaklar ve öz kaynaklar hesap adlarıyla yer alır. Bu anlamda kesin mizanda yer alan
hesapların borç kalanları bilançonun aktif hesaplarını, alacak kalanları da
bilançonun pasif hesaplarını oluşturur.
Bilançolar, dönemler arasında karşılaştırma
yapılabilmesini sağlamak üzere en az bir önceki faaliyet dönemine ilişkin
verileri de kapsayacak şekilde hazırlanır.
Bütün varlıklar, yabancı kaynaklar ve öz kaynaklar bilançoda gayrisafi değerleriyle gösterilir. Bu ilke, bilançonun net değer esasına göre düzenlenmesine bir engel oluşturmaz. Bu doğrultuda indirim kalemleri ilgili oldukları hesapların altında (-) işaretli olarak açıkça gösterilirler.
Tahakkuk
esaslı olmayan Blok/Ada/Site Yönetimi bütçe uygulama sonuçları ise, dönem
sonlarında yönetici/yada yönetim kurulları tarafından hazırlanan kesin hesap
cetvelleri ile gösterilir.
Kesin
hesap tabloları bütçe ve muhasebe döneminin uygulama sonuçlarını karşılaştırmalı olarak gösteren raporlardır. Yani, Faaliyet
sonuçları tablosu ile Bütçe uygulama sonuçları tablosunun birleşiminden oluşurlar.
Hesap
döneminin sonunda, bütçe sınıflandırmasına uygun olarak, muhasebe sistemindeki kayıtlardan ve son bir
yıllık uygulama sonuçlarını gösterecek şekilde hazırlanırlar.
Faaliyet
sonuçları tablosu, işletme, kurum ve kuruluşlarının bir faaliyet döneminde elde
ettiği gelirleri, yaptığı giderleri, mali ve mali olmayan varlıkların yönetimi
ile yükümlülüklerine ilişkin işlemlerinden kaynaklanan gelir ve giderleri
gösteren ve bunlar hakkında detaylı bilgi sağlayan mali tablolardır.
Bütün
gelir ve giderler, tahakkuk ettikleri dönemin faaliyet sonuçları tablosunda
gösterilir. Tablo, dönemler arası karşılaştırma yapılabilmesini sağlamak üzere
en az bir önceki faaliyet dönemine ilişkin verileri kapsayacak şekilde
hazırlanmalıdır.
Bütçe
uygulama sonuçları tablosu ise, işletme, kurum ve kuruluşlarının bütçe
uygulamaları sonucunda belirli raporlama dönemlerinde elde ettiği bütçe
gelirleri ve yaptığı bütçe giderlerini gösteren ve bunlar hakkında detaylı
bilgi sağlayan mali tablodur.
Bütçe
uygulama sonuçları tablosu, bütçe gelir ve bütçe giderleri (ret, iade ve düzeltmeler dahil) grubundaki hesaplardan üretilir.
Tablo,
dönemler arası karşılaştırma yapılabilmesini sağlamak üzere en az bir önceki
mali yıla ilişkin verileri kapsayacak şekilde hazırlanmalıdır. Varsa değerlerin ve farkların
nerelerden kaynaklandığı ile bunların faaliyet sonucunu nasıl etkilediği gibi ayrıntı hususlar tablonun açıklamalar kısmında belirtilebilir.
Kesin
hesaplar mevzuatta belirtilen usule uygun olarak konut malikleri ile
temsilciler kurulu üyelerinin bilgisine,
denetim kurulu üyelerinin denetimine ve kurul onayına sunulurlar.
Böylece kesin
hesap cetvellerinin onaylanması, bütçenin onaylanmasındaki usule göre yapılmış olur.
Mali
raporlama kapsamında hazırlanan tüm bu Mali tablolar, belirlenmiş, ya da kabul
görmüş genel esas, ilke ve standartlara uygun olmak durumundadır. Belirlenen
sürelerde de ilgililerin bilgi, denetim ve onayına sunulurlar.
Blok/Ada/Site yönetimine ait mali tabloların çıkarılması yönetici/yada yönetim kurulları tarafından sağlanacaktır. Bu anlamda mali tabloların belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanmasından ve belirlenen süreler içinde bilgiye, denetime ve onaya sunulmasından sorumludurlar.
Ancak, elbette ki; bütünlük, güvenilirlik, kullanışlılık, yöntemsel geçerlilik ve
ulaşılabilirlik ilkeleri çerçevesinde, yeterli mesleki eğitim almış personel
tarafından ve muhasebe kayıtlarındaki verilere dayanılarak hazırlanırlar.
Tablo
ve üzerindeki değerlerin; mevcut mali durumu, faaliyetleri, hesaplar arasındaki
karmaşık ilişkileri belirtmekte yetersiz kalması halinde dipnot şeklinde ilave açıklamalara yer
verilmesi uygun olur.
Mali
raporlamalar yolu ile genel olarak kaynakların dağılımı açıklanmış olur. Faaliyetlerin nasıl finanse edildiği ve nakit ihtiyacının nasıl karşılandığı anlaşılır. Faaliyetlerini finanse edebilme, sorumluluk ve taahhütlerini yerine getirebilme yeteneği izlenir. Mali durum ve mali durumdaki değişiklikleri gösterir.
Diğer taraftan Blok/Ada/Site Yönetimlerinin mali durumları, performansları ve nakit akımları
hakkında da kapsamlı bilgi sağlanmış olur. İleriye yönelik proje oluşturulması ve karar verilmesi kolaylaşır.
Ayrıca mali tablolar faaliyet performansının, yönetimin etkinlik ve başarısının ölçülmesinde de kullanılabilirler. Yönetimin kendilerine
sağlanan kaynakları bütçelerine uygun ve yasal şekilde kullanıp
kullanmadıklarını, mali işlemlerinde saydam olup olmadıklarını ve hesap
verilebilirliğini de gösterirler.
Mali tabloların,
kullanıcıların karşılaştırma yapabilmelerini mümkün kılmak için en azından son
dönem verilerini de içerecek şekilde hazırlanmaları beklenir. Ayrıca, herkes tarafından anlaşılabilecek şekilde açıklamalı olmalıdırlar.
[1] Bu
anlamda kayıt, denetim, kontrol ve takip açısından kullanılacak belgelerle
ilgili usul ve esaslar Blok ve Ada Yönetimlerinin görüşleri alınmak suretiyle
hazırlanır ve uygulanır. Örneğin Muhasebeleştirme belgesi olarak uygulanmak
üzere örnek Ödeme Emri Belgesi ve Muhasebe İşlem Fişleri belirlenebilir.
[2] Dönem
sonu işlemleri; Bütçe gelir ve bütçe gider hesapları hesap grupları ile bütçe
gelirlerinden ret ve iade hesapları hesap grubunda yer alan hesapların bütçe
uygulama sonuçları hesabıyla karşılaştırılıp bütçe uygulama sonucunun
belirlenmesi, Kullanılmayan ödeneklerin iptal edilmesi veya mahsup dönemine
aktarılması, Yeniden değerlemeye tabi tutulacak varlıkların değerlemeye tabi
tutulması, Amortismana tabi varlıklar için amortisman hesaplanması, Muhasebe
birimlerince izlenen varlıkların sayılması ve gerekli tutanakların
düzenlenmesi, Gelir ve gider hesapları hesap grupları ile indirim, iade ve
iskonto hesapları hesap grubunda yer alan hesapların faaliyet sonuçları
hesabıyla karşılaştırılıp faaliyet sonucunun belirlenmesi ve benzeri
işlemlerdir.
[3] Site
yönetiminde yukarıda belirtilen mali tabloların şekilleri üzerinde değişiklik
yapmaya, Blok/Ada/Site yönetimleri itibarıyla türlerini belirlemeye veya
ihtiyaç duyulması halinde yeni mali tablolar oluşturmaya ve elektronik ortamda
alınmasıyla ilgili düzenlemeler yapmaya da Yoplu Yapı Temsilciler Kurulu
yetkilidir.
