10 Kasım 2021 Çarşamba REİS Gazetesi/sayı239..................................IV.Aşama (III) - Güncelleme

IV.Aşama (III) - Güncelleme

Nihayet hem ‘İZLEME, DEĞERLENDİRME’ başlıklı IV.ncü ve son aşamanın, hem de ‘Susurluk için bir Stratejik Plan önerisi’nin bitiş noktasındayız. Geçen iki haftada içinde bulunduğumuz IV.ncü aşamanın ‘İZLEME’ ve ‘DEĞERLENDİRME’ bölümleri üzerinde çalışmıştık. Bu hafta da, izleme ve değerlendirme faaliyeti sonucu ORTAYA ÇIKAN SONUÇLARDAN YOLA ÇIKARAK GEREK STRATEJİK PLANIN GEREKSE DE UYGULAMANIN İCAP EDEN NOKTALARINDA GÜNCELLEME YAPILMASI KONUSUNU AÇIKLAMAYA ÇALIŞACAĞIZ. Böylece plânın gelişen şartlara uyarlanması ve yeniden düzenlenebilmesi mümkün olabilsin.

‘Güncel’ kelimesi günün konusu olan, aktüel anlamına geliyor. ‘Güncelleme’ terimi ise Türk Dil Kurumu sözlüğünde güncel olmak şeklinde geçiyor. Bir şeyin eski olmaması, güncel olması anlamında. Bu durumda ‘Güncellik’ kelimesi de,  güncel olma durumu, günün konusu hâline gelme ve aktüel olma halini ifade ediyor. Sonuç olarak ‘Güncellemek’ kavramı da; güncel duruma getirmek, güncellik kazandırmak fiili için kullanılıyor. Bütün bu kavramsal açıklamalardan GÜNCELLEMENİN; GÜNÜMÜZE UYARLAMA, DÜZELTME, GELİŞTİRME YA DA YENİLEME FAALİYETİ OLDUĞU SÖYLENEBİLİR. Doğal olarak bu aşamada stratejik planda bir GÜNCELLEME yapılabilmesi; öncelikle sürecin etkin İZLENMESİNE, ardından da bunların DEĞERLENDİRİLMESİNE bağlı.

Güncelleme yapmaktan amaç; en başta stratejik planı YERİNDE VE YARARLI BİR YOLDA KULLANMAYI sürdürmektir. Elbette onun ve uygulamasının doğru bir şekilde yapılmasını sağlamaktır.  İkinci amaç; stratejik plan uygulama sonuçlarına sürekli artı DEĞERLER KAZANDIRACAK, ELDE EDİLEN BAŞARIYI KIYMETLENDİRECEK müdahaleler yapmakla ilgili. Burada elbette ki hedeflerdeki somut kazanımların ve ilerlemenin sürekliliğinden yani performanstan bahsediyoruz. Madem performansı; ‘bir işi yapanların o işle amaçlanan hedefe yönelik olarak nereye varabildiğinin, neyi sağlayabildiğinin nicel ve nitel olarak anlatımı’ şeklinde anlıyoruz.  O halde amaçlı ve planlı faaliyetler sonucunda ulaşılan verilerin, benzerleri ya da diğerleriyle karşılaştırarak sistematik biçimde ölçülebilmesinin sürekliliğini de sağlamak gerekiyor. Güncelleme yapmaktan üçüncü amaç; güncelliğini yitiren kavram, strateji ve hedeflerin GÜNÜMÜZE UYARLANMASI, DÜZELTİLMESİ, GELİŞTİRMESİ YA DA TÜMDEN YENİLENMESİ olarak ifade edilebilir. Bunun için güncelleme yapmak, aynı zamanda elde edilecek başarıların kıymetlendirilmesini ve sürdürülebilir olmasını da sağlar. 

Zaten Stratejik plan özelinde iç izleme sonucunda derlenen veri ve bilgilerin değerlendirilmesi; ‘NEREDEYIZ’ sorusunu sürekli gündemde tutarak gerektiğinde güncellemeler yapabilmeyi mümkün kılar. Böylece önceden belirlenmiş her bir ‘ZAYIF’ ve ‘GÜÇLÜ’ yön için; daha önce neydi, şimdi ne olmuş, gelecekte ne olabilir üzerinde düşünmek yapılacak güncellemelere temel teşkil edecektir. Neticede güçlü yönlerin devamı, hatta nasıl daha da güçlü hale getirilebileceği, zayıf yanların nasıl olup ta onarılıp güçlendirilebileceği üzerinde yeni öneriler ortaya konmasına yol açacaktır. Aynı şekilde dış çevreden yönelen ‘FIRSAT’ ve ‘TEHDİTLER’de herhangi bir değişiklik olup olmadığına bağlı olarak bu tür dış faktörler de güncellenebilir. Çünkü, Plan öncesindeki ‘Fırsat Ve Tehditlerin’ ne yönde farklılaştığını görmek risklere karşı korunabilmek ve fırsatlardan yararlanmayı sürdürmek üzere daha önceden belirlenmiş önerilerin güncellenip geliştirilmesine imkân verecektir.   

Özellikle IV.ncü aşamanın ‘değerlendirme’ kısmında gerçekleşen hedef etkinlikleri ve başarı performanslarının yorumlanması o hedef ve stratejilerin güncellenmesini gerektirebilir. O zaman bu GÜNCELLEMENİN ÜÇ TÜR YÖNTEMLE YAPILMASI MÜMKÜN. İlki; iç bünyede ve dış çevrede izlenen, değerlendirilen ve yorumlanan verileri BAŞARI AÇISINDAN kıymetlendirip, yapılacak güncellemelere esas almak. Diğeri; hedeflerle ifade edilmiş menzil, istikamet ve sonuçları PERFORMANS AÇISINDAN rakam içeren gösterge tabloları şeklinde okuyup, sonuçları yapılacak güncellemelere temel kabul etmek. Üçüncüsü de; uygulamadaki her hedef için üretilen somut ölçüm verilerinin kıyaslamalarından ortaya çıkan ETKİNLİK DEĞERLENDİRMELERİNDEN YOLA ÇIKARAK gerekli güncellemeleri yapmak. Meselâ, geçen haftalarda misal olarak verilen bazı hedefleri bir de ‘güncelleme’ açısından ele alalım. Bu meyanda ‘09-TARIM VE HAYVANCILIK’ sektöründe ‘HDF.1.3.2.28-Süt üretiminde yeniden 60.000 tonun üzerine çıkmak’ şeklindeki hedefin izlenmesi ve değerlendirilmesinden süt üretimi hedefinin 70 bin tona çıkarılması somut bir güncelleme örneğidir. Böylece, uygulamada öngörülen hedefin %91,7 oranında tutturulmuş olmasına rağmen gerçek performansın sadece 8 bin ton olması karşısında, başarının çıta yükseltilerek bir ölçüde yeniden sınanması sağlanabilir. Bir başka örnek; ‘HDF.2.2.1.01-Plan hazırlama ekibi içinden en az 7 yetenekli genci kazanmak’ hedefi idi. İzleme ve değerlendirme safhasında belirlenen sayı maksimum 5 kişi ya da 8 kişiyi işaret ediyorsa bu hedefin %100 etkinliği için 7 rakamının, 5 ya da 8 olarak değiştirilmesi bir güncelleme anlamına gelir. Son örnek ‘HDF.3.3.1.05-İlçemizin depreme karşı dayanıklı konut stokunu %60’ın üzerine çıkarmak’ hedefi için gösterge tablosundaki rakamları bir kere daha hatırlayalım. Mevcutta depreme karşı dayanıklı konut stokunun 650, bu seviyeye çıkarılması mümkün tüm konut stoku sayısının 2000, hedef etkinliğine esas rakamın maksimum 1350 ve 5 yıllık plan dönemindeki gerçekleşmelerin; 150, 200, 250, 350 ve 400’lük dilimlerle planlandığını varsaymıştık. Yine üçüncü plan uygulama yılı sonunda 650 konut 950’ye yükselmiş görünüyordu. Demek ki üç yılda mevcut stok ancak 300 konut arttırılarak %50 başarılı olunabilmişti. Bu durumda 4.ncü ve 5.yıl planlamasının 400 ve 500 sayısıyla düzeltilmesi, hedef etkinlik rakamının ise 1350’den 1500’e çıkarılması düşünülebilir. Böylece depreme karşı dayanıklı konut stoku maksimum 1850, %60 üzerinden 5 yıllık dönem sonunda hedeflenen sayı ise 1110 olarak güncellenmiş olur. Neticede tüm bu sayısal hesap ve yöntemler de stratejik planın başarı ve etkinliğinin sürdürülebilir olmasına yardım eder.

İki yıl önce daha en başında ‘Stratejik Plân’ başlıklı bir yazımızla önerdiğimiz planlama seçeneğinin ne olup ne olmadığını açıklamıştık. Neticede ‘Susurluk için ne yapılabilir?’ sorusuna cevap bulmak adına ‘Bir Stratejik Plan önerisi’ ortaya koymaya çalışacaktık. Elbette ‘BİR DEĞİŞİM PLÂNININ OLMASI, GERÇEKLEŞTİRİLMESİ İÇİN ASLA YETERLİ DEĞİL’di. Bu nedenle biz, ÖNERİMİZİN UYGULANABİLİR BİR STRATEJİK PLÂN OLMASINA ÖZEN GÖSTERDİK. Mevcut durum, misyon ve temel ilkelerden hareketle geleceğe dair bir vizyon oluşturulması, bu vizyona uygun amaçlar ile bunlara ulaşmayı mümkün kılacak hedef ve stratejiler belirlenmesi, ölçülebilir kriterler geliştirerek performansın izleme ve değerlendirilmesi gerekiyordu. Sonuçta bu ‘Stratejik yönetim’ yaklaşımıyla önerimizin temel kavramları; misyon, değerler, ilkeler, vizyon ve stratejik amaçları belirlemiş olduk. ANCAK STRATEJİK PLANIN UYGULANABİLİRLİĞİ VE ÖMRÜ ONUN ESNEK OLMASINA DA BAĞLI. BU NEDENLE PLANIN TEMEL KAVRAMLARI OLAN MİSYON, DEĞERLER, İLKELER, VİZYON VE STRATEJİK AMAÇLAR DA SÜREÇ İÇİNDE İZLENMELİ, DEĞERLENDİRMELİ VE GÜNCELLENEBİLMELİ. Peki, bu nasıl olacak? Uygulamanın izlenmesi sürecinde düzeltilmesi ve yenilenmesi gerektiği düşünülen temel kavramlar değerlendirilerek güncelleme işlemine tabi tutulacaklar. Bu şekilde planın ana çatısı dahil tüm ayrıntıları gerektiğinde güncellenerek uygulamanın sürdürülebilirliği sağlanmış olacak. Ancak, BU TARZ BİR YÖNETİM ÇALIŞMASINA EN GENİŞ KATILIM SAĞLANMALI, DEĞİŞİK TARAF VE SEVİYELERDEN İNSANLAR SÜRECE DAHİL EDİLMELİ. Çünkü bu tür bir çalışma, her şeyden önce katılımcı ve esnek bir yönetim yaklaşımına ihtiyaç gösteriyor. Böylece plânın sahiplenilmesi ve harekete geçilmesi kolay olacaktır. ORTAK AKIL BÖYLE BİR ORTAMDA BİR BÜTÜN OLARAK KENDİSİNİ TANIMA, ÇIKIŞ YOLUNU VE BAŞARIYI PAYLAŞMA FIRSATI BULACAKTIR. Bu sürecin bir yan ürünü olarak yaşanan birlikte olma hali, güçlü iletişim ve motivasyon da ilerde yaşanabilecek birçok olumsuzluğa geçit vermeyecektir.

İki yıldır devam eden bu süreç; ‘Neredeyiz?, Nereye ulaşmak istiyoruz?, Ulaşmak istediğimiz noktaya nasıl gideriz? Ve Başarımızı nasıl değerlendiririz?’ şeklinde ifade edilebilecek dört temel soruya cevap arayarak gelişti ve HAMDOLSUN ARTIK SONUÇLANMIŞ VAZİYETTE. Neticede ortaya çıkan vizyon öngörümüz Susurluğun 2023-28 döneminde yükselmesini arzu ettiğimiz seviyeyi, strateji ve hedeflerse o noktaya nasıl ulaşabileceğimizi gösteriyor. Son birkaç haftadır stratejik plan uygulamasının ‘NASIL İZLENECEĞİ, NASIL DEĞERLENDİRİLECEĞİ VE NASIL GÜNCELLENECEĞİNİ’ de ortaya koyup '2023-28 dönemi beş yıllık orta vadeli, Bölgesel bir stratejik alt plân'  önerimizi tamamlamış olduk. Böylece STRATEJİK PLÂN ÇALIŞMASININ IV.NCÜ VE SON AŞAMASINDA; ‘BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDER VE DEĞERLENDİRİRİZ?’ SORUSU DA AÇIKLIĞA KAVUŞMUŞ OLDU. Zira değişimi yönetirken sürecin nasıl yürüdüğüne dair bilgilerin derlenmesi, alınan sonuçların belirlenmiş vizyon, ilkeler, amaçlar ve hedeflerle ne ölçüde uyumlu olduğunun takibi gerekiyor. Ayrıca, HEDEFLENEN SONUÇLARIN NASIL VE NE ÖLÇÜDE GERÇEKLEŞTİĞİNİN İZLENMESİ, DEĞERLENDİRİLMESİ VE GÜNCELLENMESİ stratejik planın daha uzun vadede etkin bir şekilde uygulanmasını mümkün kılar. Ancak, bu son aşamanın, yani ‘İZLEME, DEĞERLENDİRME VE GÜNCELLEME’ yapılabilmesi için elbette ki önerimizin resmi bir belgeye dönüşmesi gerekiyor. Ardından da gelecek için aynı vizyona inanmak, belirlenmiş stratejileri bilinçli bir şekilde uygulamak. 

yyalcin3@gmail.com