Perde arkası kahramanları
Yöneticiliğim
sırasında pek çok uluslararası toplantının perde arkasında bulundum. Gerek
idari konularda gerek finansal boyutunda katkım oldu. Yurt dışında ve yurt
içinde böyle toplantılarda bizzat yer aldım. Bu tür toplantı ve kongreler en
başta ev sahibi ülke açısından bir prestij konusudur.
Elbette görkemli açılışlar, medyatik konuklar, olağanüstü bir sahne
düzenlemesi vardır. Dışardan bakan renkli ve
ışıltılı bir organizasyon görür. Sadece açılış töreni değil bazen birkaç gün
süren yoğun program da ilgi odağı olur. Ancak, bu organizasyonların bir de
perde arkası vardır. Görünmeyen, kendilerinden mükemmel bir akış beklenen, ama
bir aksama olduğunda hatırlanıp sorumlusu aranan kişilerdir onlar.
Şüphesiz uluslararası kurum ve
kuruluşların bir araya geldiği bu tür etkinlikler bilgi alışveri ve çeşitli
konularda geniş kitlelere ulaşmayı sağlar. Hızla gelişen bilimsel, teknolojik,
ekonomik, idari ve siyasi gelişmeler bu tür ilişkileri zorunlu kılmaktadır.
Ulusal veya uluslar arası düzeyde, en az 300 kişinin katıldığı, karşılıklı
bilgi alışverişi ortamının yaratıldığı böyle büyük çaplı ve düzenli
toplantılara kongre deyimi kullanılmaktadır.
Öncelikle bu tür bir bir araya gelişin
taraflarca teyid edilmesi gerekir. Bunun için yazılı ve sözel iletişim
kanalları yoğun olarak kullanılır. Tarih, yer ve katılımcılarda mutabakat
sağlanır. İşin yürütücüsü idari mekanizma harekete geçer. Çerçeve ve içerikle
ilgili gerekli onay ve talimatlar alınır. Finansal hazırlıklar başlar. Ekip
organizasyonları teşkil olunur. Hizmet ve malzeme satınalmaları yapılır,
gerekli sözleşmeler düzenlenip imzalanır.
Bir taraftan toplantıya katılacak
kişiler davet edilirken, diğer taraftan toplantı programı son şeklini alır.
Öbür yandan toplantı ya da kongrenin yapılacağı mekan sağlanıp düzenlenir.
Sahne, kürsü, afişler, ses ve görüntü tertibatı, oturma düzeni ayarlanır.
Mekanın havalandırma, ısıtma, aydınlatma işlemlerinin yeterli düzeyde olması
gerekir. Kullanılacak araç-gereçler hazır hale getirilir. İkram edilecek
yiyecek ve içecekler gözden geçirilir. Katılımcıların kalacağı otel, odalar ve
ulaşım hizmetleri ayarlanır. Gerekli rezervasyonlar yapılır.
Toplantı organizasyonu açısından
toplantının yapılacağı ve konaklanacak mekân önemlidir. Bu tip organizasyonlar
için en uygun tesisin seçilmesi gerekir. Mekan, ihtiyaç ve isteklere,
toplantının amacına uygun fiziksel şartları taşımalıdır.
Mesela; toplantı yeri, katılımcıların
sayısıyla orantılı genişliğe sahip olması gerekir. Toplantı yerinin çok büyük
veya gerekenden dar olması katılımcıları olumsuz etkiler. Büyük yerlerde
etraftaki boşluklar ürkütür, konuşmalar net işitilmez. Küçük yerlerde ise
kalabalık ve izdiham duygusu, kapalı yerde bulunma korkusu ve dışarı çıkışın
zorluğu kişileri olumsuz etkiler. Toplantı yapılacak yerde ısıtma ve
havalandırma sistemlerinin bulunması ve sıcaklığın 20 ºC de tutulması
gerekir.
Toplantı salonlarında temizlik elbette
çok önemli bir unsurdur. Salonun sık sık havalandırılması ve temizliğinin
periyodik olarak yapılması gerekir.
Resepsiyonda gerekli tedbir alınmalı,
toplantı öncesi katılımcılar en uygun şekilde karşılanmalıdır. Bu konuda
protokol
kurallarına özen gösterip toplantı
mekanı ve oturma düzeni hakkında bilgi vermek önemlidir. Gelebilecek
ziyaretçiler, telefonlar ve çıkabilecek ekstra istekler için de önlem alınmalı,
çalışanlara gerekli direktifler verilmelidir. Toplantı süresince de gerekli
hatırlatma ve uyarılar zamanında yapılmalıdır.
Ayrıca uluslararası toplantı ve
kongrelerde eş zamanlı (Simultane) tercüme şarttır. Bu nedenle söz konusu
hizmetin aksamayacak biçimde yapılabilmesi stratejik bir konudur. Zira aksaklık
ve sorunlar rahatsızlık yaratır. Profesyonel Simultane çeviri, tercümanın
teknik donanımlı (mikrofon, kulaklık) bir tercüme kabininde, konuşmacının
söylediklerini kulaklık vasıtasıyla duyup aynı anda hedef dilde tercüme ederek,
mikrofon ile dinleyicilere aktarması şeklinde gerçekleşir.
Yiyecekler toplantı süresine, iklime ve
katılacak kişi sayısına göre katılımcıların damak zevki esas alınarak önceden
sipariş edilecektir. Toplantı süresince katılımcılar, yeme-içme düzeni, lavabo,
telefon vb ihtiyaçları konusunda yönlendirilirler. Yiyecek ve içecek
servislerinin süresinde ve aksamadan yapılmasına bilhassa özen gösterilmelidir.
Toplantının başarılı olabilmesi ve
olumlu sonuçlar doğurabilmesi için tüm bu kiriterlerin gerçekleşmesi önemlidir.
Hatta iyi bir toplantı için en ufak bir ayrıntı bile atlanmamalıdır.
İşte bütün bu işlerin aksamadan yürümesini
sağlayan bir personel gücü vardır toplantıların perde arkasında. Yazışmaları
yapan, görüşmeleri sağlayan,
bütçeyi hesaplayıp kullanıma sunan, katılımcılara yardımcı olan rehber ve
refakatçiler ile toplantılara bizzat katılan uzmanlar vardır. Güvenlik personeli, polis, tercüman,
satınalmacı, mutemed, temizlikçi, aşçı, garson, şoför, teknisyen ve daha bir
çok isimsiz kahraman toplantının yükünü taşırlar.
Sahnede değildirler ama toplantının her
yerinde, her anında olmazsa olmazlardır onlar. Ben onları gördüm, tanıdım,
biliyor ve hatırlıyorum. Saygıyla...
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder