Toplantı adâbı, karar defteri ve muhafazası
Bir
toplantının başarısı, başkanın başarılı yönetimine bağlı olduğu kadar,
toplantıya katılanların da olumlu katılımı ve kurallara uymasına bağlıdır.
Bu
uyum öncelikle toplantıya zamanında gelmekle başlar. Salonda kendisine gösterilen
ya da belirlenmiş yere oturmakla gösterilir.
Toplantı
başladığında söz almadan ve söz verilmeden konuşmamalı, sık sık söz almamalı, karşılıklı
değil toplantı başkanına hitaben az ve öz konuşmalıdır.
Toplantının
türü ve teamülüne göre ya oturduğunuz yerden ya da ayakta konuşulabilir. Ancak,
konu dışına çıkılmamalı ve tartışmaya katılmalıdır. Toplantıda pasif bir dinleyici
olmak ve olup bitenlere seyirci kalmak ne kendisi ne de karar süreci için bir
yarar sağlamaz.
İlk
sözde yalnız söz verilen husus üzerinde konuşmalı, acele edip her şeyi ortaya
atıp dökmeye çalışmamalıdır. Görüş, fikir, öneri ve eleştiriler duruma göre; örnekler,
rakamlar, hukuki dayanaklar veya bilimsel kaynaklarla açıklanabilir. Ancak,
hiçbir zaman temelsiz konuşmamalı, nutuk çekmeden, açık ve doğal olmalıdır.
Bir
toplantı herşeyden önce birlikte konuşup uzlaşma çabasıdır. O nedenle kimsenin
sözü kesilmemeli, konuşulanları iyi dinlemeli ve gerekiyorsa not almalıdır.
Orada söylenecek her sözün, her önerinin kabul edilebilir olup olmadığı önceden
düşünülmelidir.
Öyle
her akla gelen kabul edilmesi imkansız teklifler ileri sürmek doğru olmaz. Bu yalnızca
zaman kaybına ve tartışmalara neden olur. Belki kabul edilebilir öneriler için bile
olumsuz bakışlara yol açar. Öte yandan eğer biri, kabul edemeyeceğiniz bir
fikir ileri sürdüyse, kendisine soru sorarak açıklama istemeli, sebebi ve
gerekçesi öğrenilmelidir.
Konuşma
sırasında ses tonunun yükseltilmesi de doğru olmaz. Siz bağırıyorsanız
başkaları da sizden daha yüksek sesle karşılık verecektir. Aksine, her zaman yüksek
volümlü kırıcı ve yıkıcı tenkit yerine, uygun bir ses tonuyla olumlu ve yapıcı
öneriler getirmeye özen göstermelidir.
Konuşmaya
başlarken, bitirirken başkana ve heyete saygılar sunmak, teşekkür etmek
adettendir. Bu nezaketi göstermek büyük ve kalabalık toplantılarda çok daha
önem kazanır. Yine, konuşma esnasında başkana ve katılanlara sayın denilmeli,
onlara isimleriyle değil unvanları veya soyadlarıyla hitap edilmelidir.
Sonuçta
ister yasal olsun ister yönetsel, toplantı yapmanın amacı herkesi ilgilendiren
doğru kararlar alabilmektir. Bunun sorumluluğu sadece yöneticilere, yönetim
kurullarına ya da kurul başkanlarına bırakılamaz. Kaldı ki, ortaya çıkan
kararın bağlayıcı niteliği o süreçte yer alan almayan tüm kat maliklerini de etkileyecektir. O halde sağlıklı bir karar için, bir ünvanı olsun olmasın bütün
üyelerin olumlu katkısına ihtiyaç vardır.
Diğer
taraftan kararların alınış biçimi kadar o kararların resmi bir deftere işlenmesi,
imza edilmesi, muhafazası ve devir teslimi de önemlidir. Zira yönetim süreçleri
alınmış bu kararlara göre gerçekleşecek, harcama yapılacak, bu belgeler haklar
ve mükellefiyetler açısından herkes için hukuksal bir zemin oluşturacaktır.
O
nedenle Kararların Yazılması ve İmzalanması hususu Park Eymir Toplu Yapı
Yönetim Planımızın 16.maddesinde [1] belirtilmiştir. “Blok Kat
Malikleri Kurulunun kararları yönetici tarafından noter onaylı bir karar
defterine yazılır ve toplantıya katılan kat maliklerince imzalanır. Karara
aykırı oy verenler, aykırılığın sebebini belirterek defteri imza ederler.”
Yine,
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununun 36. maddesi [2] Defter
tutulması ve belgelerin saklanması ile ilgilidir. Buna göre Yönetici, kat
malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın
özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede [3] sözü
geçen karar defterine tarih sırasıyla yazmaya mecburdur. Ayrıca bu defter,
kararlarda geçen belgeler ve diğerleri dosyalarında saklanır. Karar defterinin,
her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından
notere kapattırılması mecburiyeti vardır.
Nitekim,
Park Eymir Toplu Yapı Yönetim Planımıza göre “Her bloğun, noterce onaylanmış, bir ‘Kat Malikleri Kurulu Karar Defteri’
bulunur. Bu defter blok yöneticisinin kişisel sorumluluğunda saklanır. Eski ve
yeni yöneticiler arasında tutanakla devir teslim yapılır. Devir teslim
edildiği, Kat Malikleri Kurulunun bilgisine sunulur… Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde
notere kapattırılması mecburidir.” [4]
Kararların
Yazılması, imzalanması ve muhafazası konusu Ada Temsilciler Kurulu ile de
ilgili olarak Yönetim Planımızın 27. Maddesinde açıklanmıştır. Buna göre;
“Ada
Temsilciler Kurulunun noterden onaylı bir Ada Temsilciler Kurulu Karar Defteri
bulunur. Bu deftere, her karar, bir numara verilerek, Kurul (Divan) Başkanı
tarafından yazılır. Toplantıya katılan bütün üyelerce imzalanır. Karara
katılmayanlarda aykırılık gerekçelerini veya aykırı oylarını belirterek imza
atmak zorundadır. Ada Temsilciler Kurulu Karar Defteri Kurul (Divan) Başkanının
kişisel sorumluluğu altında saklanır. Her yeni Kurul Başkanı bir öncekinden bu
defteri tutanakla devir teslim almak, her eski Kurul Başkanı da bir sonrakine
bu defteri tutanakla devir teslim etmek zorundadır. Ada Temsilciler Kurulunun
yıllık her olağan toplantısında bu karar defterinin devir teslim edildiği
hakkında kurula bilgi verilir; bu bilgi toplantı tutanağına yazılır. Bu
defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere
kapattırılması mecburidir.” [5]
Aynı
konu bu defa Toplu Yapı Temsilciler Kurulu için de yönetim planının 37.
Maddesinde yer almıştır. Buna göre:
“Toplu Yapı
Temsilciler Kurulunun kararları başkan tarafından noter onaylı bir Toplu Yapı
Temsilciler Kurulu Karar Defterine yazılır ve toplantıya katılan bütün kurul
üyelerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler, aykırılığın sebebini
belirterek defteri imza ederler. Toplu Yapı Temsilciler Kurulu Karar Defteri
Kurul Başkanının kişisel sorumluluğu altında saklanır, başkanlar yenilendikçe
eski ve yenisi arasında devir teslim edilerek tutanağa bağlanır, tutanaklar
dosyasında saklanır. Durum kurulun bilgisine sunulur. Bu defterin, her takvim
yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılması mecburidir.” [6]
[1] PARK
EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 1. BÖLÜM Blok
Yönetimi, A-BLOK KAT MALİKLERİ KURULU, Kararların Yazılması ve İmzalanması,
Madde 16
[2] 2.
Defter tutulması ve belgelerin saklanması: Madde 36 – Yönetici, kat malikleri
kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve
tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih
sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün
belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.
Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak
bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.
Bu maddede yazılı görevleri yerine getirmiyen
yöneticiye 33 üncü maddenin son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır.
[3] IV -
Kararlar: Madde 32 – Anagayrimenkul kat malikleri kurulu tarafından, sözleşme,
yönetim planı ve kanun hükümleri uyarınca verilecek kararlara göre yönetilir.
Bütün kat malikleriyle külli ve cüzi halefleri,
yönetici ve denetçiler, kat malikleri kurulunun kararlarına uymakla yükümlüdürler.
Anagayrimenkulün kullanılmasından veya yönetiminden
dolayı kat malikleri arasında veya bunlarla yönetici ve denetçiler arasında
veya denetçilerle yöneticiler arasında çıkan anlaşmazlıklar, kat malikleri
kurulunca çözülür ve karara bağlanır.
Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla
giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere
yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı
oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.
Bir husus hakkında ilerde çıkan anlaşmazlıklar, karar
defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kaide olarak ona
göre çözülür.
[4] PARK
EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 1. BÖLÜM Blok
Yönetimi, A-BLOK KAT MALİKLERİ KURULU, Oluşması, Yetki Alanı ve Görevleri,
Madde 11-
[5] PARK
EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III. KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 2. BÖLÜM, Ada Yönetimi,
A- ADA TEMSİLCİLER KURULU, Kararların Yazılması ve İmzalanması, Madde 27-
[6] PARK EYMİR TOPLU YAPI YÖNETİM PLANI, III.
KISIM YÖNETİM ORGANLARI, 3. BÖLÜM, Toplu Yapı Yönetimi, A- TOPLU YAPI
TEMSİLCİLER KURULU, Kararların Yazılması ve İmzalanması, Madde 37-
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder