131 18 Şubat 2014 Salı 07:30 İŞ DOKTORU.......................................Örgüt kültürüyle değişmek

Örgüt kültürüyle değişmek

Bilgi çağıyla beraber insan, toplum ve kurumlar farklı boyutlar kazandı. Son yüzyılın sonlarına doğru çalışma hayatında rekabet, kalite, etkililik gibi kavramlar ağırlık kazandı. Bilgi teknolojileri iş yapma biçimlerini değiştirdi. Doğal olarak bu trend yeni yönetim anlayışlarını da ortaya çıkardı.

Günümüzde; Değişim yönetimi, Örgütsel kültür ve insan kaynakları yönetimi, Bilgi sistemleri ve iyi yönetişim, Toplam kalite ve Kalite Yönetim sistemi, Stratejik yönetim ve stratejik planlama, Sürekli iyileştirme ve performans yönetimi gibi yönetsel yaklaşımların her biri ayrı bir yönetim tekniği ve bilim haline geldiler.

Bu durum kamusal alana yansımakta gecikmedi tabi.  Kalite, etkinlik, rekabetçilik, katılımcılık, saydamlık, hesap verilebilirlik gibi yeni yaklaşımlar kamu yönetiminde de kendini göstermeye başladı. Değişim kaçınılmazdı ve her alanda anahtar kelime olmuştu. Bu yüzden değişimin de yönetilmesi gerekiyordu.

Değişim; bir zaman dilimi içindeki değişikliklerin bütünü olarak tanımlanıyor. Özellikle zamanımızda değişimin kendisi bile değişmekte, adeta bir döngü halinde yaşamımıza hükmetmektedir. En başta bizi korkutan şeydir değişim. Sonra alışmaya, kabullenilmeye başlar. Tam alışmışken birileri değişim ister ya da biz farkında olmadan değişim gelip kapımıza dayanır. Süreç başa dönmüştür ve yine direnç, yine kabulleniş yaşanacaktır. Fakat ne yazık ki bu, ne ilktir ne de son. Değişim, kaçınılmaz olarak böyle defalarca yaşamımıza girip çıkacaktır. Bu yüzden günümüzde değişmeyen şey değişimdir deniliyor.

İşte “Değişim yönetimi” denilen yöntem organizasyonel ve/veya teknolojik değişimi yönetmek için sistematikleştirilmiş bir süreçtir. Kuşkusuz, amaca uygun bir değişim yönetimi modeli; sürekli değişimi standart hale getirir ve bu yeteneği kurumsal bir avantaja, bir fırsata dönüştürebilir.

Böyle bir süreçte, iç ve dış etkenlerin tümünün dikkate alınması lazımdır. Fakat, insan odaklı olmak, işlem ve hizmetlerin katılım yoluyla geliştirilmesi ile insan tatmininin arttırılması mutlak önceliğe sahiptir. Bu yüzden katılımcı, esnek bir yönetim anlayışı olarak tanımlanmıştır. 

Mevcut durum, misyon ve temel ilkelerden hareketle geleceğe dair bir vizyon oluşturmayı gerektirir. Bu vizyona uygun amaçlar ile bunlara ulaşmayı mümkün kılacak hedef ve stratejiler belirlemeyi öngörür. Süreç içinde, ölçülebilir kriterler geliştirilerek performansın izlenmesi sağlanır. Bu değerlendirmeler yoluyla da sonuçlar sürekli iyileştirilebilir ve yeniden planlanabilir. 

Ancak tekrar tekrar hatırlatılması gereken husus; insan unsurunun çok önemli olduğudur. Zira amaçlanan değişim dönüşümü gerçek anlamda sağlayabilmek için kurumsal düzeyde yaygın ve etkili bir değişim kültürü oluşturmayı ihmal etmemek gerekir. Aksi halde insanların anlamadıkları, benimsemedikleri, desteklemedikleri, inanmadıkları ve katkıda bulunmadıkları bir hareketten sonuç alınamayacaktır.

Değişim yönetiminin olmazsa olmazlarından bir tanesi de onun “yazılı” olmasıdır.  İnsanlar nerede olduklarını, nereye götürülmek istendiklerini, bunun için neler yapılacağını ve sürecin başarılı olup olmadığının nasıl bilineceğini öğrenmek isterler.

Elbette stratejik planlar bunun içindir. Ancak, bu çalışmaların öyle bir, iki günlük extra/entel faaliyetler olarak görülmemesi gerekir. Ayrıca, ağırlıklı olarak dış kurumsal kimlik ve gelişmelere odaklanılarak örgütsel iç çevrenin yeterince dikkate alınmaması tehlikesine karşı da tedbirli olunmalıdır.

İyi bir stratejik plan, örgütün/kurumun iç ve dış değişimini tümüyle ele alarak misyonun ne şekilde gerçekleştirileceğini gösteren bir yol haritasıdır. Bu anlamda amaca ve hedeflere ulaşabilmek, hizmetlerde etkinlik, etkililik, kalite ve sürekli gelişimi sağlayabilmek için bazı somut proje ve faaliyetleri de içerir. Ancak, unutulmamalıdır ki bu çalışmaların sonunda ortaya çıkan projeler listesi hiçbir zaman işlerin nasıl yapılacağını söylemez.

Hatta strateji veya planlar da kendi başına bir anlam ifade etmezler. Etkili bir uygulama öncelikle üst yöneticilerin inandığı, içinde olduğu, liderlik ettiği bir süreçte icra edilecektir. Ayrıca tüm uygulayıcıların da buna katılmaları istenecektir.  Dolayısıyla stratejik plan hazırlayanlar ve uygulayacak olanların, mevcut yapının, süreçlerin ve örgüt kültürünün bu değişimi destekleyip desteklemediğine de bakmaları lazımdır.

Aslında belki de doğru bir kurumsal kültür, en iyi stratejik plandan daha değerli olabilir. Çünkü kurumsal kültür bir insanın karakteri gibi özgündür, taklit edilemez.  Zaman içinde yaşanan tecrübeler ve ilişkilerle gelişir. Dolayısıyla kültür o organizasyonun temel özelliği, kişiliğidir. 

Eğer kurumunuzda güçlü bir hiyerarşik kültür varsa çalışanların inisiyatif kullanmalarını bekleyemezsiniz. İçine dönük ve sessiz bir kişilikten çok aktif bir belirleyici olmasını bekleyemezsiniz. Bu durumda kişiliğinizi tanımadan kendinize uymayan işlere kalkışıyorsunuz demektir. İşte tam da bu noktada mevcut yada olması gereken örgüt kültürünüzün, aynı zamanda işlerin nasıl yapılacağını da belirleyebileceğini anlamış olursunuz.

Bu nedenle, strateji ve örgüt kültürü değişimin ve iş başarısının olmazsa olmaz ayaklarıdır. Yöneticiler şimdiye kadar hep kolay unsurlarla uğraşmayı tercih ettiler. Çünkü kendine özgü zorlukları olsa da projeler, donanımlar, bütçeler, finansal tablolar daha somut konular. Ama örgüt kültürü, insana önem vermeyi, çalışanları tanımayı, insan ilişkilerini değerlendirmeyi, çatışmaların yönetilmesini ve katılım sağlamayı gerektiriyor.

Bu yüzden, şayet bir değişim söz konusuysa bundan etkilenen ve etkilenecek insan ve çevrelerin  ihmal edilmemesi hayati önem taşımaktadır.