Ada Yönetiminde Bütçe Süreci
Bu yazı dizimizde Park Eymir Toki Konutları site yönetiminde 1 Ağustosa kadar sonuçlandırılması gereken Bütçe hazırlık süreci ile ilgili bilinmesi icap eden hususlar konu edilecektir.
Amacımız site yönetiminin teknik ve idari tarafları kadar aynı demokratik mekanizma içinde yürütülmesi gereken mali boyutları üzerinde de genel bir bilgilendirme sağlayabilmektir.
Çünkü yönetimin bütçe ayağının iyi anlaşılmadığı, sağlıklı yürütülmediği ve etkin denetlenmediği bir ortamda kaçınılmaz olarak usulsüzlükler olabilir, yolsuzluklar yaşanabilir. Olmasa bile varmış gibi algılanır ve memnuniyetsizler çoğalır.
Her konuda olduğu gibi elbette bu konularda da işin ehline, uzmanlarına danışılmalı ama bütçe ve mali yönetimin işin ayrılmaz bir parçası olduğuna inanılmalıdır. Aksi takdirde hiçbir yönetim etkin olmaz, adalet sağlanmaz ve başarısızlık kaçınılmaz olur.
Bilindiği gibi Mayıs Ayında yapılan Blok Kat Malikleri toplantıları ile 2013 yılında görev yapacak olan Yönetici, denetçi ve blok temsilcileri seçilmiştir. Her ada için seçilen Blok Yöneticileri ve denetçiler ise Blok temsilcileri olarak Ada Temsilciler Kurullarını oluşturmuş bulunmaktadır. Bu şekilde oluşan Temsilciler Kurulları bundan böyle her yıl Haziran ayının ilk yarısında toplanarak yeni dönemde görev yapacak olan Ada yönetim ve denetim kurullarını seçeceklerdir.
Ada yönetim kurullarının en önemli görevlerinden birisi ise; ada bazında yapılacak tüm ödeme, proje ve işletme masrafları ile bunun için konutlardan bir yıl boyunca alınacak aylık aidatları öngören tahmini Ada Bütçe taslaklarını hazırlamaktır.
Bütçe taslakları Ağustos ayında başlayacak yeni bütçe dönemi için (1 Ağustos 2013-31 Temmuz 2014) Ada Yönetim kurullarınca hazırlanacak ve görüşülmek üzere Temsilciler Kurullarına sunulacaktır.
Her yılın Temmuz ayının ilk 2 haftası içinde toplanmak zorunda olan Temsilciler Kurullarında incelenip tartışılacak ve yapılan düzeltmeler sonucu son şekli verilerek oylanacak olan Ada Bütçeleri ile de o yılın giderleri ve aylık aidatlar belli olmuş olacaktır.
Kabul edilen Bütçeler Temsilciler Kurulları veya mahkeme kararlarıyla değiştirilmedikçe tüm ada sakinleri için bağlayıcıdır ve Ada Yönetim Kurullarınca tüm konut sahiplerine imza karşılığı ya da iadeli taahhütlü mektuplarla tebliğ edilmesi gerekir.
Dikkat edilecek olursa, kabul edilen bütçeleri uygulayacak olan Ada Yönetim Kurulları Haziran ayında ve bir yıl süreli (1 Haziran 20113-30 Mayıs 2014) seçilmekte, bütçeler ise Ağustos Ayında yürürlüğe girmektedir. Dolayısıyla her yönetim bir önceki bütçenin son iki ayı ile kendi döneminin on aylık bütçesini idare edebilecektir. Bu durum -yadırgansa da- bir özel sözleşme niteliğinde olan yönetim planımızın yazılı hükümleri sonucu bağlayıcıdır.
Uygulamada bazı istisnalar hariç ada bütçelerinin Temsilciler Kurullarında genellikle Temmuz ayının 11 – 15 i arasında görüşüldüğü anlaşılmaktadır. Bunun nedeni Haziranda seçilen yeni yönetim kurullarının genellikle yaptığı (ya da yapması gereken ) ilk faaliyetlerden birisinin taslak bütçe hazırlığı olmasıdır.
Bütçe, gelecek bir yılın idari, teknik ve mali boyutlarıyla şimdiden planlanması demektir. Yani yapılacak işlerin, projelerin, ödeme ve masrafların tahmin edilerek tutarlandırılmasıdır. Ama bir yıllık bir dönemi önceden planlamak projelendirmek öyle o kadar basit değildir. Elbette her yıl tekrar eden aylık rutin ödemeler vardır ve bunlar yeni yıl için güncellenebilirler. Ancak yeni, büyük ve olağandışı işlerin bütçelendirilebilmesi için önceden birtakım teknik ve mali hazırlık süreçlerinden geçmeleri gerekir.
Ayrıca bu gibi konuların katılım, destek bulma ve karar süreçleri de hesaba katılmalıdır. Bu yüzden aslında bütçe sürecinin Mayıs-Haziran-Temmuz aylarını içine alan ve en az üç aylık bir zamanı kapsayan farklı boyutları vardır. Sonuçta ortaya çıkacak bu listenin genel adı bütçenin sadece bir tarafı yani "Giderler" kısmıdır.
Doğal olarak bu listenin hangi "Gelirler" le karşılanacağı sorusu da bütçenin diğer tarafını oluşturacaktır.
Ancak bu çalışmalar ne kadar erken bitirilirse bitirilsin (Toplu Yapı Yönetimi Bütçesi ve dolayısıyla adalara isabet edecek olan Toplu Yapı Katkı Payı en erken Temmuzun 10'unda belli olduğundan) net bir taslak ortaya çıkmayacaktır. Bunun anlamı aynı sürecin Toplu Yapı Üst Yönetimi ve Bloklar bazında da eşgüdümlü olarak yaşanması demektir. Kısaca bütçe süreci Ada odaklı yürütülecek ancak diğerlerine bağımlı kalacaktır.
Bu sebeple çalışmaların aşağıdan yukarıya ve yukarıdan aşağıya karşılıklı etkileşiminin planlanması, organizasyonu, yürütülmesi, koordinasyonu ve denetimi kaçınılmazdır. Neticede adalarımız ancak Toplu Yapı Katkı Payları belli olduktan sonra bütçe toplantılarını (Tabi ki en az 15 gün öncesinden Temsilciler kurulu üyelerine toplantı yer ve tarihlerini tebliğ etmek kaydıyla) yapabileceklerdir. Bu arada kabul edilen bütçenin kat maliklerine yeni bütçe döneminden (1 Ağustos) önce tebliğ edilmesi de önemlidir.
Sonuçta, Ada Bütçelerini oluşturan ve dolayısıyla Aylık Aidatları belirleyen kurum Ada Temsilciler Kurulu olup, Yönetimin bu konudaki rolü sadece Aidatları toplamak, dağıtmak ve harcamalarının kayıtlarını tutmaktır.
Gelecek yazımızda; Ada Bütçesi kavramı, Toplu Yapı Katkı payı, Bütçe denkliği , Giderlerin paylaştırılması, Gider kalemleri arasında aktarma ve Ada muhasebelerinin tutulması konu edilecektir.
(Devam edecek)
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder