Muhasebesel
gerçekler
Site yönetimi hayatımıza bu yüzyılın başında girmiş bir kavram. Eskiden en
çok apartman yöneticiliği bilirdik. Kentleşmenin siteler halinde üreyip,
eskiden gecekondu olan alanlarını silip süpürdüğü bir zamanı yaşıyoruz.
Doğal
olarak yeni kent siteleri kendine göre bir yaşam kültürünü de dayatıyor şehir
insanına.
Maksadım
bu farklı yaşam biçimlerini irdelemek değil elbette.
Doğrusunu isterseniz yeni mega kentlerin insanına, kültürüne, değişen
alışkanlıklarına ve sorunlarına dair düşünmek ve yazmak da ilgimi çekmiyor
değil. Ancak, şu anda onun sadece bir yönüne, site yönetiminin mali tarafına
ışık tutmaya çalışıyorum.
Herkes
bilir ki, bir büfe, bir bakkal dükkanı açsanız,
apartman yöneticisi olsanız ya da bir dernek kursanız maliyeye başvurmak ve bir
işletme defteri edinmek zorundasınız. Noter tasdikli bu defter eskiden
mürekkepli bir kalemle yazılır, çift taraflı gelir ve giderler kaydedilirdi.
Şimdilerde kayıtlar bilgisayarlarda tutuluyor. Defter de sürekli form şeklinde.
Elbette yine tasdikli, ama bilgisayar kayıtları yıl sonlarında bu kağıtlara
dökülüp ciltlenerek saklanıyor.
Günümüzde onlarca apartman blok adı altında numaralanıp siteler
oluşturuyor. Yine yöneticileri var, ancak iş büyüdüğünden bu defa ayrıca ada ve
toplu yapı bazında da örgütlenilmiş durumda. Ayrıca nasıl ki her derneğin bir
tüzüğü, her şirketin ana sözleşmesi varsa site oluşumlarının da yönetim planı
adı altında yasal çerçeveleri var.
Teknolojinin
getirdiği yeni imkanlara sahipler, site hacimleri büyük
ve çok sayıda konut malikinin ortak hak ve mükellefiyetleri sözkonusu.
Tabiatıyla da zorunlu mali faaliyetler oldukça yüksek meblağlara ulaşmış
durumda. Bu nedenle kendi başlarına bırakılmış değiller elbette.
Bu
şartlarda beklenir ki modern zamanın kent siteleri, geçmişin
işletme hesabı defteri uygulamasını kat kat aşan bir seviyede yönetilir. Normal
kabul ve beklenti budur değil mi ?
Ancak,
günümüzde yaklaşık 5000-6000 konutluk, yaklaşık 10-12
Bloklu 20 adalı bir toplu yapıda bloklarda herhangi bir işletme hesabı defteri
tutulmadığını, Ada yönetimlerinin sürekli form şeklinde noter tasdikli bir
İşletme hesabı defteri olduğunu, ancak tüm kayıtların bilgisayarda tutulup bu
defterlere dökülmediğini söylesem ne dersiniz ?
Ya da dökülmüş olsa bile yıl
sonlarında bu kayıtların bir özetinin, gelir-gider tablosunun, bilanço ya da
kesin hesabının çıkarılmadığını anlatsam !..
Şaşırırsınız
değil mi ? 'Olmaz öyle şey !' dediğinizi duyar gibiyim.
Ama oluyor işte. Üstelik bütün bunlar okuma yazma sorunu olmayan, hemen hemen
her bireyi yüksek tahsilli, işi gücü yerinde bir büyükşehirde, başkentte
oluyor.
İşte size bir denetim sonucunda ortaya çıkan konuyla ilgili örnekler:
- Banka hareketlerine dayalı aidat ve bazı ön muhasebe işlemleriyle ilgili yardımcı kayıtlar Ofiste Piramit adlı bir bilgisayar programında tutuluyor. Sakinlere ait aidat, yakıt, Gec.Cez.Fz ile Proje ve Diyafon bedellerine ilişkin kayıtlar bu program kapsamında Mesken Cari Hesap ekstrelerinde takip ediliyor.
- Ada yönetimince her blok için alt banka hesapları açılmış durumda. Bloklar için yapılan tüm tahsilat ve ödemeler bu hesaplardan yapılıyor. Ancak, hiçbir blokta işletme defteri bulunmadığı gibi tahsilat, ödeme ve aktarma işlemleri de ada yönetimi tarafından yürütülmekte. Bu yüzden ada yönetimi ve blokların muhasebe işlemleri için tutulan elemana daire başına aylık belli bir ücret verilmekte. Üstelik bu ödemeler Toplu Yapı ve Ada payı içinde Blok aidatlarından kesilerek yapılıyor.
- Hem Banka hesaplarının açılış biçimi, onlar üzerinde kullanılan tasarruf yetkisi, hem de halen muhasebe ve teknik hizmetler için daire başına ödenen paylar, aidat ve yakıt tahsilatları ile Bloklar dahil bütün gelir ve ödeme işlemlerinin fiilen Ada Yönetimi tarafından yapılmakta olması sebebiyle tüm Muhasebe hizmetlerinin esas itibariyle Ada yönetimi sorumluluğunda. Ancak bu sorumluluğun gereği yapılmadığı gibi üstlenilmiyor da. Doğal olarak da denetlenemiyor.
- Kaçınılmaz olarak blok hesaplarının ancak Ada muhasebesinden öğrenilebildiği, ancak ada muhasebesinin özel olarak blokların kesin hesaplarını çıkarıp vermediği, kendi bilgisayar programları çerçevesinde tutulan kayıtlar ve üretilen belgelerin de bu talebi tam olarak karşılamaktan uzak olduğu garip bir uygulama.
- Öte yandan Blokların kendilerine ait Bütçe yapacakları varsayımı ile yıllık Bütçenin de ağırlıklı olarak Ada bazında yapılıyor. Diğer taraftan Elektrik, su ve Blok giderleri adı altında çok çok sembolik bir tabloyla blok bütçelerine yer verildiği düşünülüyor. Halbuki Ada yönetiminin Blok adına tahsilat yapması, banka hesabını yönetmesi ve Blok ödemelerini yapması sebebiyle Ada yönetimine düşen hesap verme sorumluluğu gereği belki istendiğinde bütçe, ama zorunlu olarak yıl ve dönem sonlarında Blokların Kesin Hesaplarını çıkarıp verme görevi olduğu açık.
- Buna rağmen Ada muhasebesince hazırlanması gereken yıllık Bütçe Karşılaştırmalı Kesin hesabın usulüne göre hazırlanmamış olduğu, bu yüzden Denetim çalışmalarının yine de mecburen ada yönetim ofisinden elektronik ortamda alınan Banka ekstresinde yer alan veriler, Mesken cari hesap ekstreleri ile Blok Bilançolarına dayanılarak yürütülebilmekte.
- Bu çerçevede Ada muhasebesinden alınan Mesken Cari Hesap ekstreleri, Banka hesap ekstresi, adına Blok Bilançosu denilen ancak gerçekte sadece Banka hareketleri özeti ve banka bakiyesini tutturma aracı olan bir belge ile Blok dosyasındaki belgeler üzerinde çalışılarak özel bir gayretle ancak kesin hesap çıkarılabiliyor.
- Yani bazı konuların önemi anlaşılsın, muhasebe sisteminin temeli sağlam olsun ve ilgili, yetkili ve sorumlulara yol göstersin diye çıkarılan örnek bir kesin hesap bu.
- Nitekim, Ofis bilgisayar kayıtları ile adına bilanço denilen belgenin denetim sonucu ortaya çıkan Kesin hesap verilerinden oldukça eksik, hatalı ve farklı olduğunun görülmekte. Bazı rakamların mahiyeti anlaşılamıyor ve kuşkulu. Sonuç itibariyle Ofis kayıtlarında yer alan Blok Bilançolarıyla denetim sonucu ortaya çıkan kesin hesap sonuçlarının tutmadığı görülüyor.
- Elbette ki bu durumun temel sebebi öncelikle ofiste yapılan işlemlerin tamamen nakit esası üzerinden yürümesi, gerçekte (örneğin Mesken cari hesap ekstrelerinde) borçlandırma ve tahakkuk işlemleri yapıldığı halde bunun muhasebesel karşılığının olmamasıdır.
- Ofisteki bilgisayar kayıtları ne tam işletme hesabı ne de tahakkuk esaslı bir muhasebe değil. Blok işlemleri büyük oranda Ada yönetimince yapıldığı ve kayıtlar Ada muhasebesince tutulduğu halde bunun gerektirdiği sorumluluğun bilincinde olunmadığı da gayet açık.
- Zira örneğin, Aidat ve Yakıt işlemlerinin sakinlerle ilgili kısmının Mesken Cari hesap ekstrelerinde borç-alacak ilişkisi içinde izlenmekte olduğu ancak bunun muhasebesel karşılığının olmadığı, bilinen ve kayıt dışı hareket gören pek çok borç ve alacak işlemi olduğu halde bunların muhasebesel anlamda borç ve alacak şeklinde takip edilmediği tespit edilmiş durumda.
- Buradaki esas sorunun Aidat, Yakıt, Proje, Diyafon ve Gc.Cz. gibi sakinlerimizin ödemesi gereken meblağların her ay düzenli olarak Mesken Cari Hesap Ekstrelerine işlendiği, (Tahakkuk / Borçlandırma) ve Banka ekstresi üzerinden tahsilatlar cari hesap yöntemiyle Mesken ekstrelerine kaydedildiği halde bu işlemlerin işletme hesabı defteri yönteminin basitliği ile uyuşmaması olduğu, Çünkü burada bir tarafın tahakkuk yani mahsup, diğer tarafın tahsil-tediye işlemi olduğu, mesela Gecikme cezası Fz. Tahakkukunun banka ekstrelerinde görülemeyeceği, işletme hesabı yöntemiyle de tahakkuk ve takip edilemeyeceği.
- Ada muhasebesinin kullanmakta olduğu Bilgisayar Piramit programında Aidat, Yakıt, Proje, Diyafon ve Gecikme Cezaları Fz. Tutarlarını düzenli olarak her ay Sakinlerimizin Mesken Cari Hesaplarına borç kaydetmekte olduğu, böylece ortada her ne kadar Muhasebesel olarak bir mahsup işlemi olmamakla birlikte yapılan tahakkuk işlemi ile fiili bir ‘Alacaklar hesabı’ nın oluşmuş olduğu, yani Aidat ve Gecikme Cezaları Fz. gibi gelir tutarları ile Yakıt, Proje ve Diyafon bedelleri gibi borç tutarları takip kolaylığı ve işin doğallığı gereği bir cari hesap mantığı içinde sanal olarak Alacaklar hesabında bir araya getirilmekte olduğu.
- Yine Aidat ve Gecikme Cezaları Fz. Tahakkukları birer gelir kalemi oldukları halde, Yakıt, Proje, Diyafon vb. konuların ne tahsilat sırasında gelir ne de ödeme esnasında birer gider olmadıkları, bu tutarların ancak konut sakinlerinin Mesken Cari Hesap Ekstrelerinde borçlandırmak suretiyle cari hesap kartı-alacak takibi şeklinde kayıt ve izlenmesi gerektiği, fiiliyatta da zaten öyle yapıldığı, öte yandan Yakıt, Proje, Diyafon vb. konuların konut sakinlerinin borçlandırılması (Alacak hesabı) karşılığında “Borçlar hesabı” na tahakkuk ettirilmesi ve sözkonusu fatura ödemelerinin de bu hesaptan yapılması gerektiği.
- Alacakların bir cari hesap şeklinde takibinin öncelikle alacak tahakkuku, yani bir mahsup işlemini gerektirdiği, aynı şekilde borçların takibi için de bu işlemin zorunlu olduğu, kaldı ki her banka hesabına giren gelir, her çıkan da gider olmadığı gibi, ikisi arasındaki fark, yani banka bakiyesinin de gelir fazlası olmadığı.
- Bu nedenlerle hem alacak hesabının hem de Borçlar hesabının geçen yıldan devreden, yıl içinde giren, yıl içinde çıkan ve yeni seneye devreden şeklinde izlenmesi ve devirlerin kesin hesap/Bilançolarda gösterilmesinin kaçınılmaz olduğu, zaten yapılan incelemede aradaki farkların özellikle ofiste muhasebeleştirilmeyen devir, borç, alacak, diğer gelir ve giderler ile gelir farkı, sabit kıymetler ve öz kaynaklardan doğduğunun değerlendirildiği.
- Muhasebe tekniğine göre Bilançonun yılsonu itibariyle mevcut varlıkları, kaynakları, Alacak ve borçları göstermesi gerektiği, Gelir ve giderleri göstermeyeceği, ancak aradaki gelir-gider farkının öz kaynaklara ilave edilmiş olarak görülebileceği.
- Kaldı ki sadece banka ekstresi hareketlerine dayanılarak ne bir bilanço ne de kesin hesap çıkarılamayacağı, öte yandan bu çapta yoğun muhasebesel işlemlerin ve gelir gider tablosunun basit bir işletme hesabı defteri yöntemiyle de halledilemeyeceği, hesap verme açısından zorunlu gelir gider tablosu, bilanço ya da ikisinin birleşimi kesin hesap (Bütçe mukayeseli) için ayrı çaba gösterilmesi gerektiği.
- Bu hareketleri bu ayrıntıda ve bu doğrulukta Ada Muhasebesi Bilançosunda ne yazık ki bulunamadığı, Bu sebeplerle Ada muhasebesinin sağlıklı bir Geçici Mizan, Gelir gider tablosu, Kesin Mizan, Bilanço ve Kesin Hesap (Bütçe karşılaştırmalı, yılsonu Gelir gider tablosu ve Bilanço birlikteliği) mantığı içinde yılsonu hesabı çıkaramadığı.
- Ada muhasebesince Piramit Bilgisayar Programı ile İşletme hesabı usulünde ve banka ekstresi esaslı bir kayıt sistemi tutulduğundan yılsonu Bilançosu şeklinde verilen şeyin aslında basit bir banka hesabı sonuç özeti olduğu.
- Bu nedenlerle denetim sonucu ortaya çıkan yılsonu tabloları ile Ofis Bilgisayarından alınan değerlerin Banka mevcudu ve birkaç hesap dışında tutmadığının görüldüğü.
- Zaten eksik ve hatalarına rağmen yıl sonu işletme hesabı özeti denilebilecek bir belgeyi Bilanço ya da kesin hesap olarak nitelendirmenin doğru olmadığı, zira doğru bir bilançonun; yıl sonu Alacak ve Borçlar da dahil olmak üzere mevcut varlık ve kaynakları göstermesi gerektiği.
- Bilanço usulü ile işletme hesabı yöntemi arasındaki temel farklardan birinin de faaliyet sonucu ortaya çıkan demirbaş, sabit kıymet ve yatırım proje bedellerinin kesin hesaplarda nasıl gösterileceği hususu olduğu, göründüğü kadar Ada muhasebesinin bu kalemleri gider olarak görmekte olduğu.
- Bir başka önemli husus, bilanço ya da kesin hesabın kaynaklar tarafında yer alan öz kaynaklar hesabında öncelikle geçen yıllardan devreden gelir fazlalarının görüneceği, ilaveten cari yıl gerçekleşen gelir gider farkının yazılı olacağı.
- Ayrıca, kesin hesabın varlıklar tarafında gösterilen sabit kıymet, demirbaş, yatırım vb. kıymet karşılıklarının yer alması gerektiği.
- Bu gibi sabit kıymetlerin duran varlıklar olarak her yıl kesin hesaplarda bir sonraki yıla devredecekleri, doğru bir bilanço ya da kesin hesapta bu adla veya gelir fazlası olarak devreden varlık kaynakların kaydının olması gerektiği, Tabiatıyla ada muhasebesi Blok bilançosunda bu durumun böyle olmadığı, öz kaynaklar hesabı ya da bu çerçevede herhangi bir kayda Ada muhasebesi Bilançosunda rastlanmadığı.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder