215 16 Şubat 2015 Pazartesi 09:23 İŞ DOKTORU..............................Toplantı ve karar verme

Toplantı ve karar verme

Toplantı; hem iş, hem de sosyal hayatımızın bir parçası. Düzenleyen ya da katılan olarak bugüne kadar onlarca, yüzlerce toplantı görmüş, yaşamışızdır. 

Yöneticiysek zaten zamanımızın çok önemli bir kısmı toplantı yapmak ve toplantılara katılmakla geçer. Ancak salt “toplantı” kavramı üzerinde kafa yorduğumuz pek söylenemez.

Meclis genel kurulu da bir toplantı, arkadaşlarınızla ya da ailenizle bir araya geldiğinizde ortaya çıkan şey de. Nişan, düğün, sünnet de bir toplantı, cenaze, taziye ya da anma amaçlı birliktelikler de.

Sözlük anlamı; birden çok kimsenin türlü amaçlarla bir araya gelmesi, toplanma. Bir gündem üzerinde görüşmek amacıyla ilgililerin katılımıyla yapılan birleşim olarak geçiyor. Eski tabirle içtima etme.

Kuşkusuz bu yazıda bir askeri birliğin içtimasından söz etmeyeceğim. Ya da bir yemek masası etrafında bir araya gelen insanlar değil anlatmak istediğim. Eğlenilen veya acıların paylaşıldığı ortamlardan da bahsetmeyeceğim. Dernek, vakıf, kulüp gibi kuruluşların genel kurul toplantıları da bu konunun dışında. Amacım, daha ziyade toplantı kavramı üzerinde düşünmek. Yönetsel anlamda, iş ya da sosyal hayattaki karar toplantılarının verimliliğine odaklanabilmek.

Bilim insanları toplantı yapmanın hayatın pek çok alanında bir zorunluluk olması dışında, sembolik anlamları olduğunu da söylüyorlar. Buna göre bir toplantı en başta; “senin düşüncelerine saygı duyuyoruz, onlara ihtiyacımız var ve onları anladığımızı sanıyoruz. Birlikte sorunları çözebilir, işbirliği yapabiliriz. Kuşkusuz burada benim düşüncelerim de olacak. Ancak uzlaşmayı başarabilir ve önerilerimizi paylaşabiliriz” anlamına geliyor.

İşte tam da bu nedenle toplantılar, her şeyden önce bu anlam gölgesinde; bir başkanın yönettiği ekip, kurul ve komisyon gibi birden çok kimsenin bir araya gelmesiyle yapılabiliyor. Bunlar, elbette ki hoşça vakit geçirmek ya da sızlanmak için değil; bir işi yapmak, bir konu veya konuları görüşüp karar vermek üzere toplanıyorlar.

Birlikte çalışma ve katılım gerektiren karar alma zorunlulukları da toplantıları kaçınılmaz kılıyor. Yönetim süreci de zaten; insan, kaynak ve araçları belli bir amaç istikametinde yönlendirip götürmek olarak tarif edilmiyor mu ? Yönetim kavramı bu anlamda; amaçlar doğrultusunda etkin kararlar alma ve bu kararların yerine getirilmesi sürecinden başka bir şey değil.

Bu bakımdan yönetim süreçleri nitelikleri gereği, karar verme eylemi ile yakından ilişkili olmak zorundadır. Tabiatıyla üst düzeylerde amaç ve politikalarla ilgili kararlar; alt düzeylerde ise bunların uygulanışı ile ilgili kararlar alınır. Bu yüzden karar verme, yöneticilerin en temel yetki kaynağı, görevini yerine getirme aracı ve sorumluluk çerçevesi olarak bilinir.

Günümüz örgütlerinde farklı adlarla ifade edilse de klasik olarak planlama, organizasyon, uygulama, koordinasyon ve değerlendirme aşamaları tüm yönetim sürecinin olmazsa olmaz parçaları. Sonuçları görmek, olacakları ve geleceği öngörebilmek de oldukça yaşamsal bir öneme sahip. Bu bağlamda elbette çalışma hayatının çok önemli bir aracı toplantılar.

Hiçbir oluşum ve kuruluş toplantı yapmaksızın işleyemez. Bu nedenle sadece kamusal alanda değil genel olarak tüm iş yaşamında toplantı yapmak, bir yöntem olarak bu tekniği kullanmak  oldukça önemlidir. Bilim dünyasında da öyle. Çünkü, yönetim yaklaşımlarının hemen hemen tümünde yoğun bir toplantı fiiline rastlıyoruz.

Her türlü yönetim biçiminde ortaya çıkan veya çıkması muhtemel sorunlar vardır. Sorun olmasa bile değişmek, gelişmek, daha iyi olmak ve kalite için çalışılır. İşte bunların hallinde birden çok seçenek olması halinde aralarından en uygun olanı seçme, yani karar verme işlemi de ortaya çıkmış olur.

Karar verme, yöneticinin temel görevlerindendir. Esas itibariyle farklı yollardan en uygun olanın seçilmesi için başvurulur. Bir sorun ya da durum karsısında, belirli bir amaç doğrultusunda düşünülebilen çözüm yollarından birinin ya da eylemin seçilmesi olarak tanımlanmaktadır.

Sürekli değişen olaylar karsısında karar verebilme, zaten günümüz insanının en temel sorunlarındandır. Bu açıdan ister dernek, ister kurul vb. Başkan ya da yöneticisi, hem örgütün önde gelen sorumlusu hem de karar veren, sorunlara çözüm arayıp çözen kişisidir.

Genel olarak bir karar verme işleminin çeşitli özellikleri vardır. Bu özelliklerden ilki alınan kararların ortaya çıkan bir sorunu çözmeye yönelik olmasıdır. İkincisi, bazı kararlar bir değerlendirmenin sonucu olarak ortaya çıkar, yeni bir olayın başlangıcı olurlar. Üçüncüsü, kararlar genellikle gelecek için öngörülmüş bir Plan ve program niteliği taşırlar.

Bu sebeple kararlar, doğal olarak diğer yönetim süreçlerinin de ekseni haline gelirler. Çünkü diğer bütün yollar benzer kararlarla şekillenmiş, kararlar ağı tümünü birbiriyle ilintilendirmiştir.

Böylece toplantılar da örgüt, şirket, kurum ya da kuruluşlar için vazgeçilmez bir iletişim, danışma, tartışma, koordinasyon ve karar alma platformu olmaktadırlar. 

Ancak, doğru planlanıp uygulandığında çok önemli bir araç iken, baştan savma ve verimsiz toplantılar herkes için daha en başta çok değerli olan zamanın boşa harcanması demektir. Kaynak israfıdır. Büyük zararlara yol açan ve geri dönülmesi zor istenmeyen sonuçlardan söz etmiyorum bile.

Neticede her toplantının asıl hedefi, doğru sonuçlar elde etmektir. O halde hedefe ulaşmada en önemli etken olan toplantı yönetimi ihmal edilemez. 

Zira, toplantılar yönetim sürecinin en önemli araçlarından biri olmakla beraber etkin yönetilemediği takdirde başarısızlığın nedeni de olabilirler.

Peki acaba bir toplantı nasıl Planlanır? Nasıl yapılır ?

Önce toplantının ne zaman yapılacağını bilmek gerekiyor. Bir mevzuata bağlı kurul ve komisyonlar bazen “gerektiğinde ya da periyodik olarak toplanılması gerektiği zaman” yapılırlar. Bunun dışında, bazen “Başkanın lüzum göreceği zaman”, bazen “olağanüstü” bazen de “gündem oluştuğunda” toplanılır.

İkinci önemli konu, toplantı gündeminin bilinmesidir. Zira toplantıların olmazsa olmazı önceden belirlenmiş bir gündem için yapılmasıdır. Bu konu toplantıyı düzenleyenler açısından bir görev, ilgililer içinse bir haktır. Zira toplantıya katılacak üyelerin elbette önceden bilgi edinme ihtiyaçları vardır ve onlara hazırlanma imkanı verilmelidir.

Bir önceki toplantıda ortaya çıkan konular, daha önce alınmış kararlar, gündeme göre görüşülecek ve karara bağlanacak konular hakkında hazırlıklı olmak verimli bir toplantı için yarar sağlar. Ancak iyi bir toplantı gündeminde olmazsa olmaz hususlar; toplantının yeri, tarihi, zamanı, katılımcıları, tartışılıp karara bağlanması istenen konulardır.

Toplantı başladığında her şeyden önce Başkanların bazı hususlara dikkat ve özen göstermesi beklenir. Örneğin, bizzat kendisinin toplantıya hazırlıklı ve zamanında gelmesi gibi.

İkinci dikkat edilmesi gerekli husus; toplantının yapılabilmesi için öngörülen çoğunluğun hazır bulunmasıdır. Asıl ve vekil olarak çoğunluğun hazır olduğu sonucuna varan başkan toplantıyı açar. Bu anlamda kısa bir açış konuşması uygun olur. Açış konuşmasında başkan öncelikle toplantının amacını ve gündemi açıklar.

Ancak başkan toplantının devamında kendisi fazla konuşmamalıdır. Tarafsız kalmalı ve gerektiğinde açıklama yapması daha yararlı olur.

Toplantının başında kimlerin, ne zaman ve ne kadar konuşacağına karar verilmesi faydalıdır. Ancak burada özen gösterilmesi gereken husus bu kuralın toplantı sırasında herkese adaletle uygulanmasıdır. Bu yüzden başkan toplantıya katılanlara adil olacağını gösterip rahatlatmalıdır.

Böylece, toplantının genel amacı her an göz önünde bulundurularak toplantıya katılanların görüş ve önerilerinin tam olarak ortaya çıkmasını sağlayabilir. Buna dayanarak başkan toplantının yan konulara sapıp mihverinden çıkmasına da izin vermeyecektir. Ayrıca çok konuşan ve sık sık söz alan kişiler de sınırlandırılabilir.

Toplantıya katılanların dinamik ve enerjik tutulması iyi olur. Unutulmamalıdır ki bir toplantının başarısı, katılanların tartışmaya ve karara katılmasıyla sağlanır. Ancak, toplantılarda 20-30 sayfalık raporların okunması beklendiği gibi etkili olmaz. Çünkü, dikkat dağılır ve ortam ağırlaşır. Ancak önceden dağıtılmışsa özet bir sunum sağlıklı bir tartışma için yeterli olacaktır. Bu sırada toplantıda yapılan konuşmalar da dikkatle dinlenmeli ve not edilmelidir.

Bu arada çıkabilecek tartışmalara da nezaketle müdahale edilmeli, gündem çerçevesinde ve adaletle herkesin esas konu üzerinde görüş bildirmesine imkan sağlanmalıdır. Ayrıca, tartışmalara katılan görüş, eleştiri ve öneri sahiplerine samimi bir şekilde teşekkür etmek, toplantı ortamına manevi ve psikolojik açıdan olumlu bir tesir yapacaktır.

Diğer taraftan olumsuz sataşmalar, alaycı davranışlar, iğneli ve kinayeli konuşmalar toplantı ortamını sabote eder. Bu sebeple, böyle davranışlar ve bu yola başvuranlar onaylanmamalı, destekliyormuş gibi görünmemelidir. Üyeler arasında doğan çatışmaların büyütülmeden çözümlenmesi ve önlenmesi toplantının sağlığı açısından kritiktir.

90 dakikadan fazla sürebilecek toplantılarda araya uygun bir dinlenme ve ikram molası vermek yararlı olacaktır. Zira uzun süren bir toplantının sonlarına doğru sağlıklı bir karara varmak oldukça zor olur. Bu yüzden karara temel olacak fikir ve öneriler sıkıştırılmamalı, aceleye getirilmemeli ve en sonda yeniden vurgulanarak toparlanmalıdır.

Böylece, toplantının amacına ulaşması ve gerekli kararın alınması sağlanmalıdır. Yeterli bir görüş alış verişinden sonra artık gündemdeki her konu özetlenip karara bağlanabilir.

Elbette ki kararların oy çokluğu ile değil oy birliği ile alınmasına gayret edilmelidir. Oy çokluğu da geçerli olmakla birlikte, karara muhalif olanların uygulamayı engelleme riski dikkate alınmalıdır.

Bu yüzden her türlü organizasyon yapısına ve geleceğine biçim veren kararlardan etkilenecek birey ya da gruplar, o süreçlere ne kadar çok katılırlarsa, uygulama da o kadar etkin olacaktır. Ayrıca, demokratik bir örgütte alınacak kararlardan etkilenebilecek kimselerin, bu kararlarda söz sahibi olmaları en tabii haklarıdır.

Katılım yoluyla insanlar, kendilerini etkileyen karar süreçlerinde etkin rol oynayabilmektedirler. Katılımın temelinde, kişilerin kararlara katıldıkları kararları daha çok benimseyecekleri ve destekleyecekleri beklentisi vardır. Ayrıca, sorunun temelinde yatan gerçekleri daha iyi ve ayrıntılı olarak bilebileceklerinden, kararın niteliği de artmış olur.

Katılımcı bir kararın doğru ve etkili olabilmesi için doğal olarak bazı şartların yerine getirilmesi gerekir. Öncelikle tartışmaya kararın etkilediği kişilerin tam olarak katılması, tartışmanın gündem üzerinde yapılması ve toplantıyı idare eden başkanın da bu tartışmada bireysel düşüncesini belirtmesi gerekir. Böylece benimsenebilirliği yüksek bir karar sağlıklı bir tartışma sonucunda olgunlaşır.

Büyük bir karar verme durumu ile karşılaşıldığında kararın küçük kararlara bölünerek alınmasında fayda vardır. Bu süreçte de etkin olan ve son sözü söyleyen başkan toplantıyı mutlaka yine öngörülen zaman içinde bitirmelidir

Bir toplantı sonucunda olmazsa olmaz şeylerden en önemlisi, düzenlenecek toplantı tutanağının katılanlarca imzalanmasıdır. Her toplantıda, görevlendirilen kişiler vasıtası ile tutanak düzenlenmeli, ulaşılan sonuçların bir karar halinde ve herkesçe anlaşılan şekilde yazılıp imzalanması sağlanmalıdır. Bu husus karar sürecinin olmazsa olmazlarındandır.

Eğer belirlenmiş bir form yoksa, tanzim edilecek kararlarda şu hususların bulunmasına dikkat edilmelidir.

Metnin Başına; kurul, komisyon ya da toplantının adı, karar tarihi ve karar sayısı yazılmalıdır.

Karar Metninde öncelikle; toplantının hangi gereklilik veya hangi talep üzerine, hangi tarih ve saatte nerede toplandığı, hangi konu veya gündemin görüşüldüğü, toplantının kimin başkanlığında ve kimlerin katılımı ile yapıldığı belirtilmelidir.

Daha sonra sırayla hangi konuların görüşüldüğü, kimlerin açıklamaları dinlendikten sonra, niçin, neye veya nelere karar verildiği anlaşılır bir dille yazılmalıdır.

Son olarak kararda yer alan hususların hangi görevlilerce yerine getirileceği, Kararlardan birer örneğin hangi sebeple kime veya kimlere, (bilgi, başvurusuna cevaben, gereği için, onay için) verileceği veya nerelere gönderileceği, Kararın oy birliği veya oy çokluğu ile mi alındığı, Oy çokluğu ile alınması halinde karşı oyun ne olduğu açıklanmalıdır.

Metnin Altındaki İmza Bölümünde; Başkandan başlamak üzere belli bir sıraya göre katılanların ad ve soyadları ile görev ve unvanları yazılmalı, kurulda üye olmakla birlikte toplantıya katılmayan ancak vekili bulunan kişiler belirtilmelidir.  

Böylece toplantı sonunda alınan kararlar katılanlara imzalattırılmalı, karara muhalif olanlar bu aykırılıklarının sebebini şerh koyarak belirtmeli, en son da başkan imzalamalıdır.

Tabi ki herşey toplantı ya da karar alınmasıyla bitmez. Aksine bunlar eylem için bir son değil başlangıçtırlar. Alınan kararların etkin olabilmesi uygulamanın etkili olmasına bağlıdır. Bu nedenle öncelikle sorunların çözümünde önerilen seçenekler hakkında yeterli bilgi bulunmalı, onların uygulaması sırasında ortaya çıkabilecek yarar ve zararlar iyi bilinmelidir.

Sonuçta uygulanamayan kararların hiçbir değeri olmaz. O bakımdan alınan karar zaman geçirmeden uygulamaya konmalı, o karara imza koyanların her biri de etkinlik ve başarı için katkıda bulunmalıdır.